Avskrivningsplan Excel Mall

1. Öppna fliken Tillgångar och registrera varje inköp med datum, leverantör, anskaffningsvärde, restvärde och avskrivningstid. Det är här du matar in grunddatan som styr hela planen.
2. Kontrollera att avskrivningsmetoden är rätt för varje rad. I mallen används linjär avskrivning, vilket passar bäst när tillgången ska skrivas av jämnt över tiden.
3. Gå till fliken Avskrivningsplan och följ hur månadsavskrivning, ackumulerad avskrivning och bokfört värde utvecklas för varje tillgång. Här ser du snabbt vad som ska kostnadsföras varje månad.
4. Använd fliken Sammanfattning för att få en överblick över total avskrivning och kvarvarande värden. Den är praktisk när du ska stämma av mot bokföringen eller förbereda bokslut.
5. Läs fliken Instruktioner om du vill förstå hur du uppdaterar planen vid nya investeringar, försäljning eller utrangering. Det sparar tid när du gör samma rutin varje månad.
6. Kontrollera att alla belopp stämmer mot faktura och bokföring innan du använder planen i skarpt läge. För småföretag är det ofta bättre att lägga 10 minuter extra här än att rätta ett fel i bokslutet senare.
7. Uppdatera planen löpande när du köper nytt eller säljer gammalt. Då håller du likviditet och redovisning bättre synkade med verkligheten.

Fliken Tillgångar är den du fyller i först. Där registrerar du varje inköp med tillgångs-ID, namn, kategori, anskaffningsdatum, leverantör, anskaffningsvärde, restvärde och avskrivningstid i månader. I den här mallen finns exempel som en datorpark för 45 000 kr med 5 000 kr i restvärde och 36 månaders avskrivningstid, samt en serverutrustning för 140 000 kr med 14 000 kr i restvärde.

Det här är typiskt för dig som hanterar inventarier i enskild firma, ett mindre aktiebolag eller en ekonomifunktion utan eget anläggningsregister. När du köper en maskin för 76 000 kr eller ett mötesrumsskärmssystem för 22 000 kr vill du snabbt se hur mycket som ska kostnadsföras varje månad utan att räkna manuellt i varje bokslut.

När du använder den mest

Det är i samband med inköp, månadsslut och bokslut som mallen gör mest nytta. För ett bolag med 4 anställda och flera datorer, telefoner och möbler blir det lätt 10–15 tillgångar att hålla reda på, och då räcker inte anteckningar i huvudet.

Vad du matar in och vad som räknas fram

Du matar in grunduppgifterna en gång, sedan räknas månadsavskrivning, ackumulerad avskrivning och bokfört värde ut automatiskt. Det är särskilt värdefullt när tillgångarna har olika livslängd, till exempel 24 månader för mobiltelefoner och 120 månader för lagerhyllor.

En avskrivningsplan är i praktiken ett stöd för att fördela en tillgångs kostnad över den period den används. För mindre företag är linjär avskrivning vanligast: anskaffningsvärdet minskat med restvärdet fördelas jämnt över nyttjandeperioden. Köper du en tillgång för 85 000 kr, räknar med 8 500 kr i restvärde och 60 månader i avskrivningstid blir månadsavskrivningen 1 275 kr.

Det här knyter direkt till bokföringslagen och kravet på löpande bokföring. Underlagen ska sparas i 7 år, och du behöver kunna visa hur värdet har förändrats över tid. I praktiken betyder det att din avskrivningsplan måste hänga ihop med verifikationer, konton i BAS-kontoplanen och det som faktiskt står i resultaträkning och balansräkning.

Linjär metod är oftast rätt val i små företag

För de flesta småföretag är linjär avskrivning bäst eftersom den är enkel att följa och lätt att förklara. Progressiv eller annan specialmodell ger sällan någon praktisk vinst om du bara har ett fåtal tillgångar, men den ökar risken att du och revisorn räknar olika.

När du bör vara extra noggrann

Om du köper flera liknande tillgångar samma månad, till exempel 8 datorer för 5 625 kr styck, blir det snabbt fel om du blandar ihop restvärde, avskrivningstid och inköpsdatum. Då är det bättre att hålla varje rad separat än att försöka förenkla för mycket.

Det vanligaste felet är att skriva in hela inköpspriset som kostnad direkt trots att tillgången ska skrivas av över flera månader. Om du köper en server för 140 000 kr och felbokför allt på en gång blir resultatet kraftigt missvisande redan första månaden. Det kan ge en felaktig bild av både marginal och likviditet.

Ett annat fel är att glömma restvärdet eller använda fel avskrivningstid. Skillnaden mellan 24 månader och 60 månader är stor: på en tillgång för 45 000 kr blir månadsavskrivningen 1 875 kr i 24 månader, men bara 675 kr om du räknar på 60 månader med samma restvärde. Det är 1 200 kr per månad som annars hamnar fel.

Fel som märks vid bokslut

När avskrivningsplanen inte stämmer mot verkligheten måste du rätta efteråt, och då blir bokslutet dyrare och långsammare. För ett mindre bolag kan en felaktig plan innebära flera timmar extra arbete, särskilt om du har 20–30 inventarier som ska stämmas av mot anläggningsregistret.

Varför små fel blir stora

En differens på bara 500 kr per månad blir 6 000 kr på ett år. Har du fem tillgångar med samma typ av fel kan du ligga 30 000 kr fel i värdebilden, och då är det inte längre en detalj utan ett bokföringsproblem.

Lägg upp arbetet så att du uppdaterar mallen samma dag varje månad, gärna i samband med momsavstämning, lönekörning eller månadsbokslut. Då blir det en rutin i stället för ett projekt som du skjuter upp. Om du köper nya tillgångar för 25 000 kr eller mer under året är det klokt att lägga in dem direkt, inte i efterhand.

Du sparar tid om du alltid kopierar föregående månads arbetsblad och bara lägger till förändringar. Det minskar risken att du missar en ny rad, särskilt om du har 12 tillgångar eller fler och flera av dem har samma leverantör eller kategori.

Små genvägar som gör stor skillnad

• Använd samma datumformat för alla inköp så att det blir lätt att följa tidslinjen.
• Håll en egen vana för att kontrollera nya fakturor mot mallen direkt när de kommer in.
• Markera färdiga tillgångar tydligt så att du ser när avskrivningen är slut.

När kalkylbladet inte längre räcker

Om du börjar få många tillgångar, flera verksamhetsställen eller behov av integration mot bokföringsprogram är det dags att gå vidare till ett riktigt anläggningsregister. Då slipper du dubbelarbete och får bättre kontroll än i ett fristående kalkylblad.