Arbetsgivaravgift Excel Mall

1. Fyll i varje anställds period, namn, personnummer, kommun och befattning på fliken Löneunderlag. Det ger dig ett samlat underlag per lönekörning.
2. Lägg in bruttolön, förmåner och semesterersättning i kronor. Då får du ett korrekt underlag för avgiften i nästa kolumn.
3. Kontrollera att avgiftssatsen stämmer med den anställdes ålder eller anställningsvillkor innan du använder siffran i bokföringen.
4. Följ kolumnen för arbetsgivaravgift och total lönekostnad så du ser vad lönen faktiskt kostar företaget.
5. Gå till Sammanfattning och summera perioden. Där ser du helheten utan att behöva räkna manuellt i flera rader.
6. Använd Instruktioner som stöd om du vill standardisera arbetet inför varje månad och minska risken för missade uppgifter.
7. Spara filen efter varje lönekörning så att du har ett historiskt underlag vid kontroll från Skatteverket eller vid avstämning mot AGI.

Den här mallen är gjord för dig som betalar ut lön och vill ha koll på vad varje anställd faktiskt kostar. En vanlig månad med 4 anställda à 32 000 kr i bruttolön innebär 128 000 kr i lön, och med arbetsgivaravgift på cirka 31,42 % landar avgiften på ungefär 40 218 kr innan semesterersättning och andra tillägg.

Fliken Löneunderlag är byggd för att du ska fylla i perioden och därefter räkna på underlaget rad för rad. Bild 1 visar kolumnerna för bruttolön, förmåner, semesterersättning, avgiftssats, arbetsgivaravgift och total lönekostnad, plus en kontrollruta för F-skatt och en kommentarskolumn.

Fliken som håller ordning på lönen

Du använder den när lönen ska köras, inte som ett löst anteckningsblad. En snickare med 4 anställda, 32 000 kr i månadslön och 2 000 kr i förmåner per person får ett helt annat kostnadsläge än lönebeloppet visar på lönespecifikationen.

Sammanfattningen som visar helheten

Bild 2 visar översikten i Sammanfattning, där du slipper räkna om samma siffror flera gånger. Det är den delen du ska titta på när du vill se månadens totala löneutgift inför likviditetsplaneringen.

När du behöver den i praktiken

Mallen är som mest användbar när du kör lön för små team där varje rad spelar roll. Har du 300 ordrar i månaden i en webbutik eller ett litet bygglag med fasta löner blir det snabbt fel om du försöker hålla allt i huvudet.

I Sverige är arbetsgivaravgift en del av den totala lönekostnaden och redovisas normalt i AGI, arbetsgivardeklaration på individnivå, till Skatteverket varje månad. Standardnivån ligger runt 31,42 %, och den som betalar ut lön måste också ha koll på semesterlagen med 25 semesterdagar och semesterersättning på 12 % när det är aktuellt.

För ett aktiebolag med 3 anställda som tjänar 28 000 kr per månad blir löneutrymmet snabbt större än själva bruttolönen. 3 × 28 000 kr = 84 000 kr, och med arbetsgivaravgift på cirka 26 385 kr blir den månatliga kostnaden redan drygt 110 000 kr innan eventuell tjänstepension eller andra tillägg.

Den här typen av mall är också praktisk för att skilja lön från uppdrag. En person med F-skatt ska normalt inte ligga i lönekörningen, medan en anställd gör det, och därför är kontrollfältet i mallen viktigare än många tror.

AGI, semester och lönekostnad hör ihop

Underlaget du bygger i Excel används som stöd när du stämmer av vad som ska deklareras. Om du missar förmåner eller semesterersättning riskerar du att redovisa fel underlag i AGI, och då blir det både rättelsearbete och onödiga frågor från Skatteverket.

När du ska tänka på andra kostnader än lön

I små bolag glömmer man ofta att en lön på 35 000 kr inte är 35 000 kr i kostnad. Med arbetsgivaravgift och semesterpåslag är den verkliga kostnaden klart högre, och därför är en tydlig kolumn för total lönekostnad bättre än att bara följa bruttolönen.

Det vanligaste felet är att räkna på bruttolön men glömma avgiften, förmånerna eller semesterersättningen. Om du har 5 anställda och missar 1 500 kr i förmåner per person är det 7 500 kr i fel underlag, och med arbetsgivaravgift på cirka 31,42 % blir missen snabbt drygt 9 800 kr extra i verklig kostnad eller felaktig redovisning.

Ett annat typiskt fel är att blanda ihop anställda och konsulter. En person med F-skatt ska faktureras, inte ligga som lön, och om du ändå lägger in personen i löneunderlaget får du en felaktig beräkning som kan slå mot både bokföring och deklaration.

En försenad eller felaktig deklaration kostar direkt

Om löneunderlaget är slarvigt riskerar du att lämna fel AGI och få rättelser efteråt. Förseningsavgiften för sen deklaration är 500 kr, och vid riktigt sena inlämningar 1 000 kr, så ett slarvigt kalkylblad kan bli dyrt trots att felet från början bara var ett par rader.

Det som oftast brister i små bolag

I små företag är det ofta samma person som sköter både lön och fakturor. Då räcker det med att en rad saknar kommentar om sjukfrånvaro eller en bonus för att hela månaden ska behöva räknas om, vilket kostar både tid och kontroll.

Varför en tydlig tabell slår manuella anteckningar

En manuell lista i ett mejl eller ett block gör att du tappar spårbarheten. Med fasta kolumner för period, underlag, avgiftssats och total kostnad ser du direkt vad som behöver rättas innan lönen går vidare till bokföring och rapportering.

För samma typ av spårbarhet i arbetstiden blir saldo för flextid nästa kolumn att hålla koll på.

Det här kalkylbladet fungerar bäst när du använder det på samma dag varje månad, helst i samband med lönekörningen. För ett mindre bolag räcker det ofta att avsätta 20-30 minuter per löneomgång om underlaget redan är ifyllt och strukturerat.

Bygg rutinen runt en redan befintlig arbetsdag

Lägg arbetet direkt efter att tidrapporten eller kundreskontran är klar. Då blir det naturligt att uppdatera löner, kontrollera avgiftssats och stämma av total lönekostnad innan du skickar vidare siffrorna.

Gör filen svår att använda fel

Om du kopierar föregående månads flik minskar du risken att rubriker eller formler försvinner. För större lönerader är det bättre att låta mallen styra inmatningen än att skriva om allt från början varje gång.

• Använd samma periodformat varje månad så att sammanfattningen blir jämförbar.
• Kontrollera att F-skatt-rutan är ifylld innan du lägger in personen i löneunderlaget.
• Följ total lönekostnad i stället för bara bruttolön när du planerar likviditet.
• Byt till lönesystem när du passerar ungefär 10-15 anställda eller när flera olika lönearter börjar styra arbetet.

När du börjar behöva attestflöden, semesterbank, frånvarohantering och fler lönearter än mallen är byggd för, är det dags att lämna kalkylbladet. Då ska ett riktigt lönesystem ta över, annars blir det mer handpåläggning än kontroll.

När semesterbank, frånvarohantering och fler lönearter tar över i kalkylbladet blir nästa naturliga steg en mall för semesterväxling som håller ordning på villkoren.