Deltidsschema Excel Mall

1. Steg 1 — Öppna fliken Schema och kontrollera företagsnamnet samt veckonumret i rubriken.
2. Steg 2 — Skriv in medarbetarens namn och avdelning i kolumnerna Namn och Avdelning.
3. Steg 3 — Fyll i antal arbetstimmar för Mån, Tis, Ons, Tors, Fre, Lör och Sön. Skriv 0 när personen inte arbetar den dagen.
4. Steg 4 — Ange timlön i kolumnen Timlön (kr), till exempel 145 för en medarbetare med 145 kr per timme.
5. Steg 5 — Kontrollera Summa timmar och Veckolön (kr). En vecka med 32 timmar och 145 kr i timlön ska ge 4 640 kr före eventuella tillägg och avdrag.
6. Steg 6 — Fyll i Anställningsgrad (%) och Grundlön ref (kr) enligt anställningsavtalet och läs av Lönekontroll innan lönekörningen.
7. Steg 7 — Spara en kopia för varje vecka och jämför schemat med tidrapport, frånvaro, OB och övertid innan du lämnar underlaget till löneadministrationen.

Ett deltidsschema behövs när bemanningen ska täcka varierande öppettider utan att alla arbetar heltid. En butikschef kan planera kassa och lager vecka för vecka, medan en kontorsansvarig på ett hantverksföretag använder samma upplägg för administratörer som arbetar två eller tre fasta dagar.

I mallen har Erik Andersson i Kassa exempelvis 8 timmar på måndag, 8 timmar på tisdag, 8 timmar på torsdag och 4 timmar på fredag. Det blir 28 timmar och med en timlön på 145 kr motsvarar det 4 060 kr i veckolön före OB, semesterersättning och andra lönekomponenter.

Inför lönekörningen

Den redovisningsansvariga i ett aktiebolag bör stämma av schemat mot faktisk tid innan AGI, arbetsgivardeklaration på individnivå, lämnas till Skatteverket. Ett schema är ett planeringsunderlag, inte ett bevis på att arbetet faktiskt utförts; sjukfrånvaro, VAB, ledighet och byten måste därför hanteras i lönesystemet.

För en butik med 6 deltidsanställda och sammanlagt 150 schemalagda timmar i veckan ger mallen en snabb överblick över om fredags- och lördagspassen är täckta. Det är särskilt användbart vid säsongsstart, julhandel eller när en medarbetare går upp från 50 till 75 procent.

En rad per medarbetare

Kolumnerna Namn, Avdelning och veckodagar gör att du ser både person och funktion. Fördela först passen efter verksamhetens behov och kontrollera sedan varje persons anställningsgrad; börja inte med att fylla procenttalet och hoppas att schemat passar.

Arbetstidslagen utgår från ordinarie arbetstid på högst 40 timmar per vecka för heltidsarbete. En deltidsanställd har normalt en lägre avtalad arbetstid, men deltid definieras främst av anställningsavtalet eller kollektivavtalet: 50 procent kan exempelvis motsvara 20 timmar i veckan vid en heltidsnorm på 40 timmar.

Planera med minst 11 timmars dygnsvila under varje 24-timmarsperiod och minst 36 timmars sammanhängande veckovila under varje sjudagarsperiod. En medarbetare som slutar 22:00 bör därför inte läggas på ett nytt pass 06:00 nästa dag; det lämnar bara 8 timmars vila.

Avtalet styr mer än kalkylbladet

Anställningsavtalet ska ange sysselsättningsgrad, arbetstid och lön. Kollektivavtal kan innehålla regler om schemaändringar, kort framförhållning, rast, OB-ersättning, mertid och ersättning för arbete på helg. Huvudregeln i arbetstidslagen är att besked om ändringar i ordinarie arbetstid ska lämnas minst två veckor i förväg, med lagens undantag för verksamhetens art och oförutsedda händelser.

Timlön i mallen är inte samma sak som full lönekostnad. Vid 32 timmar × 145 kr blir bruttolönen 4 640 kr; arbetsgivaren behöver dessutom räkna med cirka 31,42 procent i arbetsgivaravgift, vilket motsvarar cirka 1 458 kr före eventuell pension och semesterkostnad.

Semester och rapportering

Semesterlagen ger normalt 25 semesterdagar per semesterår. För timanställda och andra med semesterlön enligt procentregeln används ofta 12 procent av semesterlönegrundande lön, men exakt hantering påverkas av avtal och anställningsform. Mallen ska därför inte användas som ersättning för ett lönesystem eller kollektivavtalets beräkningar.

När lönen ändå ska kompletteras med frånvaro och sjuklön blir nästa naturliga steg ofta en mall för karensavdrag, så att avdraget hanteras separat från semesterberäkningen.

Det dyraste felet är att behandla planerade timmar som arbetade timmar. Om en medarbetare är schemalagd 24 timmar men arbetar 30 timmar efter ett passbyte saknas 6 timmar i kalkylen; med 160 kr i timlön blir det 960 kr i bruttolön, cirka 301 kr i arbetsgivaravgift och dessutom eventuell mertids- eller OB-ersättning.

När nollan försvinner

Ett tomt fält på lördag kan betyda ingen arbetstid, eller att passet ännu inte är planerat. Använd 0 för ett medvetet ledigt dygn och ändra cellen när ett pass tillkommer. Annars riskerar du att läsa en ofullständig vecka som en färdig bemanningsplan.

En annan fälla är fel timlön. Om 8 timmar registreras med 145 kr i stället för avtalade 154 kr blir skillnaden 72 kr för ett pass; över 12 likadana pass blir det 864 kr före arbetsgivaravgift och andra lönepåslag. Kontrollera därför lönekolumnen mot anställningsavtal och lönerevision.

Avdelningen avslöjar inte alltid kostnaden

En person kan arbeta i Kassa på måndag och Lager på tisdag, men raden visar bara medarbetarens huvudavdelning. För kostnadsfördelning mellan resultatenheter räcker mallen inte om timmarna måste bokföras per avdelning; då krävs en separat tidrapport med aktivitet eller kostnadsställe.

Kontrollera också att 28 timmar verkligen är 28 arbetade timmar och inte innehåller obetalda raster. Fyra pass på 8 timmar med 30 minuters rast kan ge 30 betalda timmar, inte 32. Skickas fel timmar till löneadministrationen kan du behöva rätta lön, arbetsgivaravgift och AGI i efterhand.

För att få koll på obetalda raster och kunna jämföra 28 arbetade timmar med faktiskt saldo passar en flextidssaldo bra.

Gör schemat på samma veckodag, exempelvis torsdag före nästa veckas bemanning. Börja med öppettider, leveranser och krav på minsta bemanning per avdelning; placera därefter medarbetarna och kontrollera deras timmar mot anställningsgrad.

En rutin som tar tio minuter

• Kopiera föregående veckas arbetsbok och byt veckonummer i rubriken.
• Ändra bara avvikelser: ledighet, passbyte, ny timlön eller annan avdelning.
• Kontrollera Summa timmar och Veckolön för varje rad.
• Jämför schemat med tidrapporten innan lönekörningen.

För en arbetsgrupp med 8 personer kan en fast kontroll av 8 rader ta ungefär 10 minuter. Det är betydligt billigare än att upptäcka efter lönekörningen att tre personer fått 4 timmar för mycket vardera och att ett lördagspass saknas.

Skydda inmatningen

Markera inmatningscellerna i veckodagskolumnerna och använd dataverifiering som endast tillåter tal från 0 till exempelvis 24 timmar. Färgmarkera negativa värden eller orimligt höga veckotimmar med villkorsstyrd formatering; ett pass på 80 timmar är nästan alltid en felskrivning.

Efter fyra veckor kan du jämföra planerade och faktiska timmar. När du har flera avdelningar, många passbyten eller behov av stämpling bör du gå vidare till ett tid- eller lönesystem. Excel är bäst för översikt och kontroll, inte som långsiktigt register för tusentals tidsrader och löneändringar.