Arbetspass - Gratis Excel Mall

1. Steg 1 — Öppna fliken Schema och kontrollera de förifyllda exempelraderna innan du börjar byta ut uppgifterna.
2. Steg 2 — Skriv in datum för passet i kolumnen Datum. Kontrollera att Excel visar rätt veckodag i kolumnen Veckodag.
3. Steg 3 — Välj eller skriv den anställdes namn och fyll i avdelning i respektive kolumn.
4. Steg 4 — Ange Starttid och Sluttid som klockslag, exempelvis 08:00 och 16:00. Skriv rast i timmar, till exempel 0,50 för 30 minuter.
5. Steg 5 — Fyll i Timlön i kronor och kontrollera kolumnerna Arbetade timmar och Total kostnad.
6. Steg 6 — Markera rätt Status för passet, till exempel planerat, genomfört eller inställt, och kontrollera sedan fliken Sammanfattning.
7. Steg 7 — Spara en kopia per vecka eller period när planeringen är fastställd. Använd fliken Instruktioner om du behöver kontrollera ett fält.

Bemanning under intensiva veckor

En kontorsansvarig på ett hantverksföretag kan använda schemat när flera arbetslag ska fördelas mellan servicejobb. En butikschef behöver det inför öppning, stängning och helgpass, medan en föreningskassör kan planera funktionärer till cuper eller evenemang.

Exemplet i filen gäller sommarveckor 2026. De första raderna visar pass från 2026-07-13 till 2026-07-17, med tider som 08:00–16:00 och 07:00–15:00. Det gör filen lätt att förstå innan du ersätter namnen med din egen personal.

Från arbetsvecka till löneunderlag

En redovisningsansvarig i ett aktiebolag kan stänga veckans schema på fredagen och jämföra arbetade timmar med tidrapporterna. Om Erik arbetar 8 timmar med 0,50 timmars rast blir den registrerade arbetstiden 7,50 timmar; vid 220 kr i timlön blir kostnaden 1 650 kr före arbetsgivaravgift.

För en snickare med fyra anställda är detta särskilt användbart när personalen flyttas mellan service, bygg och lager. Kolumnen Avdelning gör att du kan se var timmarna hör hemma i stället för att bara ha en lång namnlista.

När du öppnar filen

Bild 1 visar den turkosa rubrikraden och de ljusgula fälten där du matar in uppgifter. Bild 2 visar sammanställningen, där du kan kontrollera periodens timmar och kostnader efter att passen är registrerade.

Behovet uppstår vanligtvis före en ny vecka, vid säsongsstart eller när en sjukskrivning kräver omplanering samma dag. Fliken Instruktioner, som visas i bild 3, bör läsas innan du raderar exempelrader eller kopierar nya rader.

Arbetstid, rast och vila

Arbetstidslagen anger som huvudregel högst 40 timmars ordinarie arbetstid per vecka. Du ska normalt planera för minst 11 timmars sammanhängande dygnsvila under varje 24-timmarsperiod och minst 36 timmars sammanhängande veckovila under varje sjudagarsperiod.

Efter mer än fem timmars arbete ska arbetstagaren normalt ha rast enligt arbetstidslagen. Rasten räknas vanligtvis inte som arbetstid, vilket är skälet till att kolumnen Rast (h) måste fyllas i korrekt. 0,50 betyder 30 minuter och 1,00 betyder 60 minuter.

Kollektivavtal kan ge stramare krav

Ett kollektivavtal kan innehålla andra regler om schemaläggning, nattarbete, kort framförhållning och OB-ersättning. Mallen räknar arbetstid och grundkostnad, men den lägger inte automatiskt till OB, övertid, semesterersättning eller arbetsgivaravgift på cirka 31,42 %.

Om du betalar 220 kr i timlön för 7,50 arbetade timmar blir grundkostnaden 1 650 kr. Med en förenklad arbetsgivaravgift på 31,42 % blir kostnaden cirka 2 168 kr före pension, försäkring och eventuell semesterkostnad; använd därför inte Total kostnad som färdig lönekostnad utan komplettering.

Kopplingen till lönen

Uppgifterna kan vara ett internt underlag till lönesystemet, men de ersätter inte lönespecifikation eller AGI, arbetsgivardeklaration på individnivå. AGI lämnas varje månad till Skatteverket, och löneunderlaget måste därför stämma med anställningsavtal, frånvaro och utbetald lön.

Semesterlagen ger normalt 25 semesterdagar per år. För timanställda är semesterersättningen som huvudregel 12 %, men schemat visar inte denna beräkning; lägg den i lönesystemet eller i en separat kontrollerad kalkyl.

Fel klockslag ger fel lön

Det dyraste felet är att skriva 16,00 när du egentligen menar 16:00, eller att blanda text med riktiga tider. Ett pass 08:00–16:00 med 0,50 timmars rast ska ge 7,50 timmar. Om rasten lämnas tom kan åtta timmar i stället hamna i underlaget, vilket blir 110 kr för mycket vid 220 kr i timlön på ett enda pass.

Gör samma fel på 20 pass och differensen blir 2 200 kr före arbetsgivaravgift. Därför ska du kontrollera ett morgonpass, ett kvällspass och ett pass med en timmes rast innan du kopierar raderna.

Dubbelbokning och för kort vila

När samma person läggs in två gånger samma datum upptäcks det inte alltid genom totalsumman. Erik Andersson kan exempelvis stå på 08:00–16:00 och samtidigt på 16:00–22:00 utan att schemat larmar om att pausen mellan passen inte ger tillräcklig dygnsvila.

Kontrollera därför namn och datum tillsammans, inte bara antal rader. Ett schema med 11 timmars dygnsvila som saknas kan kräva akut bemanning, extra OB eller omplanering när felet upptäcks efter publicering.

Planerat är inte samma sak som genomfört

Om ett inställt pass lämnas som genomfört blir både timmar och kostnad fel. Sex inställda pass på 7,50 timmar och 220 kr motsvarar 9 900 kr i felaktig grundkostnad.

Även om en försenad momsdeklaration inte hör till själva schemat kan en arbetsledare eller företagare få administrativa följdfel när underlaget saknas inför bokföringen. En sen momsdeklaration kan ge 500 kr i förseningsavgift, eller 1 000 kr om den lämnas riktigt sent.

Det praktiska ställningstagandet är tydligt: låt inte ett Excel-schema vara enda löneunderlaget när du har många anställda. Använd det för planering och avstämning, men låt ett lönesystem hantera skatt, semester och AGI.

För nattarbete blir nästa steg ofta ett schema för nattskift som tydligt skiljer de obekväma passen från övrig planering.

Stäng föregående vecka på en bestämd tid

Lägg 15 minuter varje fredag på att markera vilka pass som är genomförda och jämföra tiderna med personalens tidrapport. Gör sedan nästa veckas schema innan arbetsdagen slutar, i stället för att bygga det på måndag morgon när luckorna redan är akuta.

För en verksamhet med 40 pass i veckan räcker en femminuterskontroll av varje avvikelse bättre än en timmes felsökning vid lönekörningen. Spara filen med periodens datum, exempelvis Schema_2026-07-13_2026-07-19.xlsx.

Bygg kontrollen runt filens tre flikar

Använd Schema för inmatning, Sammanfattning för avstämning och Instruktioner som uppslagsverk. Kopiera föregående veckas struktur när personalen är densamma, men radera inte formaterade beräkningsfält utan att först kontrollera hur nya rader ska läggas till.

• Kontrollera att alla pass har datum, namn, starttid och sluttid.
• Filtrera på Status och granska kvarvarande planerade eller inställda pass.
• Jämför totalsumman mot tidrapporten före lönekörningen.
• Kontrollera manuellt pass som går över midnatt eller innehåller OB.

När Excel inte längre räcker

Excel är rätt verktyg när ett fåtal personer har fasta pass och du behöver en enkel veckoplan. När du passerar ungefär 100 pass per vecka, har många byten eller behöver automatisk kontroll av dygnsvila bör du gå vidare till ett bemannings- eller lönesystem.

Det är bättre att byta system innan du får 300 rader att stämma mot lönen än efteråt. Behåll ändå Excel som export, kontrollista eller planeringsunderlag om det passar verksamheten.

Behåll ändå Excel som export, kontrollista eller planeringsunderlag om det passar verksamheten, och för granskningen av fakturerbar tid kan samma upplägg ge en tydlig avstämning mot lönen.