Växelschema Excel Mall

1. Öppna fliken Schema och börja i kolumnen Datum. Skriv datum enligt formatet ÅÅÅÅ-MM-DD, till exempel 2026-08-03.
2. Kontrollera Veckodag och välj eller skriv den anställd som ska arbeta passet. Använd en rad per arbetspass.
3. Fyll i Skift, Starttid och Sluttid. Skriv tider konsekvent, exempelvis 07:00 och 16:00.
4. Ange Rast (h) som antal timmar, till exempel 0,5 för 30 minuter. Kontrollera därefter Arbetade timmar mot det faktiska passet.
5. Kontrollera att Timlön (kr) stämmer för personen och att Total lön (kr) blir rimlig innan schemat används som löneunderlag.
6. Uppdatera Status när passet ändras eller är genomfört. Använd sedan Sammanfattning för kontroll och Instruktioner när du behöver hjälp.

Ett växelschema behövs när samma arbetsplats måste vara bemannad över flera tider på dygnet. En kontorsansvarig på ett hantverksföretag kan planera montörernas starter, en butikschef kan fördela öppnings- och stängningspass och en restaurangägare kan skilja lunchskift från kvällsskift.

För en arbetsgivare med fyra anställda räcker det ofta att lägga in en rad per person och dag. Om varje person arbetar fem pass i veckan blir det 20 rader per vecka eller cirka 1 040 rader på ett år, vilket är hanterbart i fliken Schema men svårt att följa i ett vanligt mejl.

Planera innan veckan börjar

Gör schemat på en fast veckodag, till exempel torsdag eftermiddag inför kommande vecka. Då hinner du kontrollera luckor, byten och raster innan personalen börjar arbeta. Använd kolumnen Skift för namn som Morgon, Dag eller Kväll, inte långa kommentarer i samma cell.

En webbutik med 300 ordrar i månaden kan exempelvis behöva två personer på plockskiftet 08:00–16:30 och en person på eftermiddagsskiftet 12:00–20:30. Med 0,5 timmars rast per pass blir varje heltidsliknande pass 8,0 arbetade timmar.

Följ bemanning och kostnad samtidigt

Fliken Sammanfattning är användbar när du vill se om ett skift saknar personal eller om en dyr period har lagts in. Jämför särskilt total lön med försäljning eller budget; ett kvällspass på 8 timmar med timlön 190 kr ger 1 520 kr i lön före arbetsgivaravgift.

På en svensk arbetsplats bör schemat vara ett planeringsunderlag, inte den enda källan för faktisk arbetstid. Ändringar, sjukfrånvaro och byten ska dokumenteras så att löneunderlaget visar vad som verkligen hände.

Arbetstidslagen är utgångspunkten för schemat. Huvudregeln är högst 40 timmars ordinarie arbetstid per vecka, minst 11 timmars sammanhängande dygnsvila under varje 24-timmarsperiod och minst 36 timmars sammanhängande veckovila under varje sjudagarsperiod. Kollektivavtal kan ändra vissa regler, men du ska inte planera pass som uppenbart bryter mot vilotiderna.

En start 22:00 och slut 06:00 måste därför kontrolleras mot nästa pass. Om nästa pass börjar 14:00 är vilan åtta timmar och schemat behöver ändras, även om den totala veckotiden ser korrekt ut.

Rast är inte samma sak som arbetstid

Arbetsmiljöverkets regler innebär att arbetstagaren normalt ska få rast senast efter fem timmars arbete. I mallen anges rast i timmar, till exempel 0,5. Ett pass från 07:00 till 16:00 med 0,5 timmars rast motsvarar 8,5 arbetade timmar, medan en rast på 1,0 timme ger 8,0 timmar.

Kontrollera också om det är fråga om rast eller måltidsuppehåll. En rast innebär normalt att arbetstagaren inte behöver stanna kvar på arbetsstället, medan ett måltidsuppehåll räknas som arbetstid.

Från schema till AGI och lön

Arbetsgivaravgift är cirka 31,42 % för många vuxna anställda 2026. Om mallen visar 160 arbetade timmar med timlön 190 kr blir bruttolönen 30 400 kr; arbetsgivaravgiften blir då cirka 9 552 kr, före tjänstepension och andra kostnader.

Den faktiska lönen ska rapporteras i AGI, arbetsgivardeklaration på individnivå, varje månad till Skatteverket. Växelschemat ersätter inte lönesystemets beräkning av skatt, semesterlön, sjuklön eller övertid. Kontrollera även kollektivavtal och Fora när tjänstepension och avtalsförsäkringar ska hanteras.

Det dyraste felet är ofta inte en felstavning utan att schemat används som faktisk lön utan avstämning. En anställd kan ha bytt pass, arbetat övertid eller varit sjuk, medan Excel-filen fortfarande visar den ursprungliga planeringen.

Om 12 timmar saknas för en person med timlön 190 kr blir bruttolönen 2 280 kr för låg. Med cirka 31,42 % arbetsgivaravgift saknas dessutom ungefär 716 kr i arbetsgivaravgift, innan semesterersättning och pension räknas in.

Fel rast ger fel timmar

Ett vanligt praktiskt fel är att skriva 30 i kolumnen Rast (h) när kolumnen ska innehålla timmar. Mallen tolkar då värdet som 30 timmar i stället för 0,5. Resultatet kan bli negativa eller orimligt höga arbetade timmar och en lönekostnad som inte går att lita på.

Du ska också se upp med nattpass som passerar midnatt. Ett pass 22:00–06:00 kan inte alltid behandlas som vanlig starttid minus sluttid utan särskild kontroll. Testa därför några nattpass manuellt innan du börjar använda filen varje vecka.

Dubbelbokning och fel person kostar direkt

Om samma anställd läggs på två skift samtidigt ser båda raderna korrekta ut var för sig. Åtta dubbelbokade timmar med timlön 185 kr innebär 1 480 kr i felaktigt löneunderlag och minst 465 kr i tillhörande arbetsgivaravgift.

Att skriva ett smeknamn i en rad och hela namnet i en annan gör dessutom sammanställningen missvisande. Använd namnen i hjälptabellen M–N konsekvent och kontrollera Sammanfattning före varje lönekörning.

Ändra inte tidigare perioder i efterhand utan att spara en kopia. En fil som skrivs över utan versionsdatum gör det svårt att förklara varför lönen ändrades, särskilt vid en kontroll eller tvist.

När perioderna inte får ändras i efterhand blir ett schema för återkommande pass ett naturligt underlag att spara tillsammans med filen.

Ett växelschema fungerar först när uppdateringen får en bestämd plats i arbetsveckan. Lägg in kommande vecka på torsdag, stäm av ändringar på måndag morgon och lås sedan föregående vecka efter att timmarna har kontrollerats mot tidrapporter eller stämplingar.

Koppla filen till lönekörningen

Bestäm en ansvarig person och en sista tid för ändringar, exempelvis måndag kl. 12:00. Före lönekörningen summerar du arbetade timmar, granskar status och jämför total lön med föregående period. En skillnad på 20 % ska förklaras innan filen lämnas vidare.

• Gör en kopia med periodens datum, till exempel Schema 2026-08.
• Markera celler som kräver åtgärd med en tydlig status.
• Kontrollera nattpass, raster och dubbelbokningar separat.
• Spara originalet skrivskyddat när perioden är godkänd.

Bestäm när Excel inte längre räcker

För åtta anställda och några hundra rader per år är mallen ofta snabbare än ett tungt system. När du har 25 anställda, flera arbetsplatser eller fler än 1 000 pass per månad blir manuell kontroll däremot en risk; då bör du välja ett schemaläggnings- eller lönesystem med behörigheter och ändringshistorik.

Använd dataverifiering i egna kopior så att Anställd och Status väljs från listor i stället för att skrivas fritt. På svenska Excel visas funktioner som OM, SUMMA, MEDEL, LETARAD, ANTAL.OM, SUMMA.OM och OMFEL med svenska namn; den nedladdade filen använder internationella standardnamn och komma som argumentavskiljare, vilket Excel automatiskt översätter på en svensk dator.

För att hålla koll på bemanningen blir nästa steg ofta en tidrapport för projektledning där timmarna kan följas upp per uppdrag och vecka.