Bilkalkyl leasing - Gratis Excel Mall

1. Öppna fliken Instruktioner och läs definitionerna av inmatningsfält, parametrar och rekommendation.
2. Gå till Bilkalkyl och fyll i ett unikt Kalkyl-ID, bilmodell, drivmedel, stad och månad. Drivmedel väljs från rullistan Elbil, Laddhybrid, Bensin eller Diesel.
3. Fyll i nybilspris, första förhöjda leasingavgift, leasingperiod, årlig körsträcka, restvärde, leasingränta och månadshyra.
4. Ange service, försäkring, fordonsskatt, däck och övriga kostnader i rätt kolumn. Belopp som uttryckligen är exklusive moms ska skrivas exklusive moms.
5. Kontrollera fliken Parametrar. Där kan du ändra standardmoms 25 %, standardkostnad för energi eller bränsle, avdragsgill moms och gränsen för Prisvärd.
6. Kontrollera de automatiskt beräknade kolumnerna T till Z. Titta särskilt på total kostnad inklusive moms, kostnad per kilometer och rekommendation.
7. Öppna Översikt när flera bilar är registrerade. Där visas nyckeltal och diagram för kostnad, kostnadsdelar och antal alternativ per drivmedel.

En egenföretagare med enskild firma använder ofta bilkalkylen när en privat bil ska ersättas av en leasad tjänstebil. Ett aktiebolag kan använda samma underlag när redovisningsansvarig jämför tre bilmodeller inför en ny anställning eller när ett befintligt leasingavtal löper ut.

Fliken Bilkalkyl är byggd för löpande jämförelser. Bild 1 visar tabellen med Kalkyl-ID, bilmodell, drivmedel, stad och månad följt av nybilspris, första förhöjda leasingavgift, leasingperiod och körsträcka. Därefter fyller du i de löpande kostnaderna för leasing, service, försäkring, skatt, energi, däck och övrigt.

Jämför hela kostnaden och inte bara hyran

En bil med månadshyra på 5 890 kr kan se billig ut tills du lägger till 590 kr service, 980 kr försäkring, 30 kr skatt, 650 kr laddning och 350 kr övrigt. Med en första förhöjd avgift på 75 000 kr över 36 månader blir den fördelade kostnaden ytterligare 2 083,33 kr per månad.

Det ger en tydligare jämförelse än bilreklamens månadspris. En snickarfirma med fyra anställda kan lägga in varje kandidat som en egen rad och sedan jämföra exempelvis 20 000 körda kilometer per år. För en konsult som kör 18 000 kilometer är kostnad per kilometer ofta mer användbar än enbart månadskostnaden.

Vad bilderna visar

Bild 2 visar Parametrar med centrala antaganden och standardkostnader per drivmedel. Bild 3 visar Översiktens nyckeltal och diagram, medan bild 4 visar Instruktioner med arbetsgången. Filen har inga definierade namn eller pivottabeller, så ändringar görs i de synliga cellerna.

Personbilsleasing i ett momsregistrerat företag kräver att du skiljer på kostnad inklusive moms och avdragsgill ingående moms. Mallen använder 25 % som standardmoms och 50 % som standardvärde för avdragsgill moms på leasing av personbil. Det är ett kalkylantagande, inte ett automatiskt besked om företagets avdragsrätt.

Vid leasing av personbil är huvudregeln att företaget normalt får dra av 50 % av momsen på leasingavgiften om bilen används i momspliktig verksamhet i tillräcklig omfattning. För personbil som köps är avdragsrätten normalt mer begränsad. Därför ska du inte jämföra ett köp med leasing genom att bara kopiera samma momsprocent.

Så fungerar mallens parametrar

I Parametrar finns Standardmoms på 25 %, Avdragsgill moms leasing personbil på 50 %, standardleasingperiod på 36 månader och kostnadsgränsen 4 för rekommendationen Prisvärd. Drivmedelstabellen innehåller exempel på 650 kr per månad för elbil, 1 200 kr för laddhybrid, 2 400 kr för bensin och 2 200 kr för diesel.

Om leasingkostnaden före moms är 8 000 kr per månad blir momsen 2 000 kr. Med 50 % avdragsgill moms blir den kalkylmässiga kostnaden efter avdrag 9 000 kr, men mallen redovisar också total kostnad inklusive moms separat. Kontrollera om försäkring, skatt och energi ska behandlas på samma sätt innan du använder siffran i bokföringen.

Företagets övriga skyldigheter

Leasingfakturan ska innehålla säljare, köpare, fakturanummer, datum, momssats och momsbelopp. Underlaget ska bokföras enligt bokföringslagen och arkiveras i 7 år. Momsdeklarationen lämnas till Skatteverket månadsvis, kvartalsvis eller årsvis beroende på företagets registrering.

Enskild firma deklarerar resultatet i NE-bilaga och ägaren har personligt ansvar. Ett aktiebolag kräver 25 000 kr i aktiekapital och hanterar bilen separat från ägarens privata ekonomi. Kalkylen ersätter inte förmånsberäkning, körjournal eller bedömning av privat användning.

Det dyraste felet är att jämföra annonserad leasinghyra med en full kostnad för en annan bil. En hyra på 4 995 kr kan kräva 60 000 kr i första förhöjd avgift, medan en annan bil kostar 6 000 kr utan förhöjd avgift. Fördelat över 36 månader motsvarar den första avgiften 1 666,67 kr extra varje månad.

Förhöjd avgift och restvärde

Första förhöjda leasingavgiften ska inte behandlas som en obetydlig engångspost. Mallen lägger den i kolumn G och beräknar en månadsfördelning i kolumn Y. Om du glömmer beloppet blir kostnad per kilometer och total periodkostnad systematiskt för låga.

Restvärde och leasingränta fylls också i, men kontrollera att de motsvarar avtalet. Ett restvärde på 45 % och en ränta på 5,9 % är inte samma sak som en garanterad återköpsnivå. Övermilsavgift, onormalt slitage, uppläggningsavgift och avslutskostnad finns inte som separata fält i arbetsboken och måste därför bedömas utanför kalkylen.

Energi, moms och felaktig jämförelse

Standardkostnaden för elbil är 650 kr per månad, men en förare som kör 20 000 kilometer per år kan ha en helt annan kostnad beroende på elpris, laddförluster och andel snabbladdning. Byt därför standardvärdet när den faktiska kostnaden avviker. En skillnad på 750 kr per månad blir 27 000 kr över 36 månader.

Ett annat fel är att skriva in belopp inklusive moms i kolumner som uttryckligen anger exklusive moms. Då räknas moms en gång till och resultatet blir för högt. Om en kostnad på 1 250 kr inklusive 25 % moms skrivs in som 1 250 kr exklusive moms blir kalkylen 250 kr för hög per månad; över 36 månader blir felet 9 000 kr.

Slutligen ska du inte läsa Prisvärd som en ekonomisk sanning. Rekommendationen styrs av kostnad per kilometer och gränsvärdet i Parametrar, inte av företagets likviditet, bilens komfort, förmånsvärde eller bindningstid.

Gör bilkalkylen till en del av företagets inköpsrutin i stället för ett dokument du öppnar en gång. Bestäm att varje kandidat ska läggas in innan provkörning eller offertgodkännande. För ett mindre aktiebolag räcker en genomgång på 20 minuter varje fredag under en pågående bilupphandling.

Arbeta med fasta kontrollpunkter

• Kopiera inte gamla värden utan att först kontrollera leasingperiod, körsträcka och första förhöjda avgift.
• Kontrollera Parametrar första arbetsdagen varje månad om elpris eller bränslepris har förändrats tydligt.
• Använd unika Kalkyl-ID:n som LK-2026-001 och skriv ansvarig kalkylägare i kolumn AB.
• Jämför alltid kostnad per kilometer med företagets faktiska körsträcka, inte bara leverantörens standardexempel.

Vid månadens bokföring kan du stämma av fakturan mot raden i Bilkalkyl. Om den faktiska leasingavgiften är 300 kr högre än kalkylen ska du ändra underlaget eller dokumentera varför avvikelsen uppstått. Det gör Översiktens genomsnitt mindre missvisande över tid.

När ett system är bättre

Excel passar när du jämför ett begränsat antal alternativ och själv kan kontrollera inmatningen. När företaget har 20 bilar, flera förare, återkommande körjournaler och avtal med olika villkor bör du gå vidare till ett fordons- eller ekonomisystem. Mallen har 100 förberedda kalkylrader, men den saknar avtalshantering, automatisk import, attestflöde och historik.

Excel-filen använder engelska funktionsnamn och komma som argumentavskiljare i den nedladdade standarden. På en svensk dator visar Excel automatiskt motsvarande svenska namn, exempelvis MEDEL, MIN, ANTAL.OM, LETARAD och OMFEL.