Sjuklöneunderlag Excel Mall

1. Öppna fliken Sjukloneunderlag och fyll i år, månad, anställd, personnummer, avdelning och ort för varje rad.
2. Registrera lön per månad, antal kalenderdagar, antal sjukdagar och karensdagar så att beräkningen blir rätt från början.
3. Kontrollera att sjukfrånvaro, daglön, sjuklönegrundande lön, sjuklön 80 procent och avdrag karens stämmer mot lönebeskedet.
4. Använd fliken Sammanfattning för att se totalsummor och jämföra månader eller avdelningar.
5. Justera inställningar på fliken Installningar om du vill standardisera värden eller arbetssätt för din verksamhet.
6. Läs fliken Instruktioner om du vill att flera personer ska fylla i mallen på samma sätt varje gång.
7. Spara filen löpande under månaden, så har du ett rent underlag när lönen ska köras eller när du behöver följa upp ett sjukfall.

Den här typen av mall används oftast av löneansvariga i små aktiebolag, i enskilda firmor med anställda och av kontorsansvariga som sköter frånvaro när någon ringer in sjuk. När en snickare med 4 anställda får tre sjukanmälningar samma månad räcker det inte med lösa anteckningar på papper.

Bild 1 visar fliken Sjukloneunderlag med kolumner för år, månad, anställd, personnummer, avdelning, ort, anställningsform, lön per månad, antal kalenderdagar, antal sjukdagar, karensdagar, sjukfrånvaro procent, daglön, sjuklönegrundande lön, sjuklön 80 procent, avdrag karens, utbetald sjuklön, kommentar och status. Det är exakt den struktur du behöver för att kunna räkna rätt på varje sjukfall.

När underlaget behövs som mest

Behovet kommer ofta vid lönekörningen, när du ska stämma av frånvaron, eller i efterhand när en anställd undrar hur utbetalningen räknades fram. För ett bolag med 8 anställda och en genomsnittlig månadslön på 32 000 kr blir bara ett fel på 2 dagars sjuklön snabbt flera tusen kronor.

Varför strukturen sparar tid

Om du alltid fyller i samma fält i samma ordning slipper du leta efter uppgifter i sms, mejl och lönespecifikationer. Det är särskilt värdefullt när flera personer rapporterar frånvaro och någon ska ta över när den vanliga löneadministratören är borta.

Den fasta strukturen blir också användbar när du ska hålla ordning på ett flextidssaldo, eftersom samma avstämning då kan följas utan att uppgifterna sprids mellan flera underlag.

I Sverige betalar arbetsgivaren sjuklön dag 1-14 enligt sjuklönelagen, och de första karensdagarna används för att minska ersättningen. Arbetsgivaren lämnar sedan arbetsgivardeklaration på individnivå, AGI, varje månad till Skatteverket om utbetalningen påverkar lönen.

Bild 2 visar sammanställningen där du kan följa totalsummor per månad. För ett exempel med månadslön 34 000 kr och 31 kalenderdagar blir daglönen cirka 1 096,77 kr, och 80 procent av det ger cirka 877,42 kr per sjukdag före karensavdrag.

Vad du bör räkna på

Om du räknar på fel daglön eller använder fel antal kalenderdagar blir sjuklönen fel direkt. Det spelar stor roll om du har en anställd på 28 000 kr eller 45 000 kr i månadslön, eftersom skillnaden per sjukdag blir flera hundra kronor.

När Excel är bättre än manuell hantering

För små företag med få sjukfall räcker ofta Excel långt, särskilt om du bara vill samla underlag före lönekörningen. När du börjar hantera många anställda, olika arbetstider och återkommande frånvaro blir ett löneprogram bättre än att försöka hålla ordning i flera blad.

Det vanligaste felet är att blanda ihop sjukdagar och kalenderdagar, vilket gör att daglönen blir fel och ersättningen drar iväg. Om du missar karensdagar på en anställd med 38 500 kr i månadslön kan du lätt räkna ut 700-900 kr för mycket på ett enda sjukfall.

Bild 3 visar hur inställningsfliken är tänkt att minska sådana fel genom att hålla standardvärden samlade. Ett annat vanligt misstag är att skriva in kommentaren men lämna status tom, vilket gör att ingen ser om underlaget är granskat inför lönen.

Så dyrt blir ett slarvfel

Om du betalar ut fel sjuklön till 3 anställda samma månad och varje fel ligger på 500 kr, har du redan 1 500 kr i felutbetalning innan du ens börjar rätta. Lägg till tid för omräkning, förklaring och rättelse i lönekörningen, så äter det snabbt upp en timme eller två.

Varför efterhandskontroll är viktig

Ett rent underlag gör det också enklare om en anställd ifrågasätter beloppet senare. Då kan du visa hur lön per månad, sjukdagar, daglön och avdrag karens hänger ihop utan att leta i gamla mejl eller anteckningar.

Det här ska inte vara ett blad du öppnar när det redan har gått fel. Bäst fungerar mallen när du kopplar den till lönekörningen, till exempel samma dag som du går igenom tider och frånvaro för månaden.

Bild 4 visar fliken Instruktioner, där du kan skriva korta arbetsrutiner för den som fyller i filen. För ett företag med 6 anställda räcker det ofta att avsätta 15 minuter varje vecka för att hålla sjukfrånvaron uppdaterad i stället för att försöka komma ihåg allt i slutet av månaden.

Små vanor som gör stor skillnad

• Kopiera föregående månads uppgifter och uppdatera bara det som har ändrats.
• Fyll i sjukfall samma dag som anställd ringer in, inte tre veckor senare.
• Markera rader som klara så att ingen dubbelräknar samma frånvaro.

När du ska gå vidare till ett system

Om du har många sjukfall, flera arbetstidsupplägg eller flera hundra lönerader per år är ett lönesystem bättre än Excel. Då får du bättre spårbarhet, mindre manuellt arbete och mindre risk för att ett karensavdrag räknas fel två gånger.

När lönedelen ändå ska flyttas över till ett system blir det ofta naturligt att samtidigt använda en mall för arbetsgivaravgift för att hålla avgifterna samlade och jämförbara.