Dröjsmålsränta Excel Mall

1. Fyll i faktura-ID, kundnamn, fakturadatum, förfallodatum och belopp i fliken Fakturaunderlag.
2. Kontrollera att momsprocenten stämmer med fakturan. För vanliga tjänster är det ofta 25 %, men mallen låter dig ändra vid behov.
3. Registrera betaldatum när kunden betalar. Då räknar mallen ut hur många dagar fakturan var sen och hur många räntedagar som ska användas.
4. Hämta aktuell referensränta i fliken Räntesats & Referensränta och låt mallen räkna fram dröjsmålsräntan automatiskt.
5. Följ totalsummorna i Sammanfattning för att se obetalda belopp, total ränta och hur mycket som fortfarande ligger ute.
6. Läs Instruktioner-fliken om du vill veta hur kolumnerna ska användas och hur du håller filen ren när du har många fakturor.
7. Uppdatera filen löpande, helst samma dag som en betalning kommer in, så att räntan och status alltid är aktuell.

Den här typen av mall passar dig som skickar fakturor och vill veta exakt vad som händer när kunden betalar för sent. En konsult med 12 fakturor i månaden, eller en snickare med 4 öppna kundfordringar, kan snabbt se vilka poster som ska räntefaktureras utan att räkna i huvudet varje gång.

I fliken Fakturaunderlag fyller du i fakturadatum, förfallodatum, belopp exkl. moms, moms % och betaldatum. Mallen räknar sedan fram dagar försenad, räntedagar och räntesumma, så du får ett konkret belopp att ta vidare mot kunden.

Bild 1 visar fakturaunderlaget

Bild 1 motsvarar fliken Fakturaunderlag och visar 17 kolumner med tydliga rubriker. Det är precis den ordning du behöver när du ska mata in flera fakturor på en gång: först identitet, sedan datum, sedan belopp och till sist räntan.

Bild 2 visar räntesatsen

Fliken Räntesats & Referensränta används för att hålla räntan samlad. Om du till exempel arbetar med 100 000 kr i obetalda fakturor och räntesatsen landar på 16 % i ett visst ärende, ser du snabbt vad förseningen kostar utan att öppna en separat kalkyl.

För dröjsmålsränta är huvudregeln att du använder räntelagen och tar ut referensränta plus 8 procentenheter, om inget annat avtalats. Om referensräntan är 4,00 % blir dröjsmålsräntan 12,00 %; är referensräntan 5,00 % blir den 13,00 %.

På fakturan ska du ändå ha ordning på de vanliga uppgifterna: säljarens och köparens namn, adress, organisationsnummer, fakturadatum, löpande fakturanummer och specificerad moms. Det här är samma disciplin som Skatteverket förväntar sig i din bokföring, även om själva räntedelen inte är en momsfråga.

Exemplet är enkelt: en obetald faktura på 25 000 kr som är 20 dagar sen och har 12,00 % ränta ger cirka 164 kr i ränta om du räknar på årsbasis. Det är inte mycket per faktura, men på 15 sena fakturor blir det drygt 2 400 kr, och då blir det tydligt varför du ska räkna direkt.

Bild 3 visar sammanfattningen

Sammanfattningsfliken samlar belopp, ränta och status utan att du behöver gå tillbaka till varje rad. Det är praktiskt när du vill stämma av mot kundreskontran eller skicka en påminnelse med rätt belopp från början.

Det vanligaste felet är att du glömmer att uppdatera betaldatum. Då ser fakturan fortfarande obetald ut, och du riskerar att kräva ränta för fler dagar än du faktiskt har rätt till, eller missa räntan helt om posten aldrig markeras som betald.

Ett annat fel är att blanda ihop förfallodatum och fakturadatum. Om en faktura på 8 000 kr ska förfalla 30 dagar efter fakturadatum men du råkar räkna från fakturadagen, kan du hamna fel med hela ränteunderlaget; på 30 dagar och 12,00 % blir skillnaden ungefär 79 kr per 8 000 kr.

Sen betalning kostar mer än du tror

Skickar du 20 påminnelser i månaden och 5 av dem blir felriktade på grund av slarv i underlaget, tappar du både tid och trovärdighet. En extra vända med kund, en kreditfaktura eller en ny påminnelse kan lätt kosta 10-15 minuter styck, alltså flera timmar i månaden.

Fel räntesats ger fel krav

Om du använder gammal referensränta förlorar du kontroll över beloppet. Ett avvikande räntekrav på bara 1 procentenhet på 50 000 kr i 60 dagar motsvarar ungefär 82 kr, och det räcker för att en kund ska ifrågasätta hela kravet.

En korrekt räntesats är också viktig när du ska räkna ut avsättning till periodiseringsfond, så att resultatet inte påverkas av fel belopp.

Lägg in filen i samma arbetsflöde som din fakturering eller din månadsavstämning. Om du ändå går igenom obetalda kundfordringar varje fredag tar det ofta under 10 minuter att uppdatera 5-10 rader, och då blir mallen använd i stället för att glömmas bort.

Använd samma arbetssätt varje gång: fyll i nya fakturor, uppdatera betaldatum, kontrollera status och skriv ut eller exportera sammanfattningen. När du har 30-40 öppna poster är det smartare att arbeta i kalkylblad än att leta i mejl och minne.

Rutiner som faktiskt håller

• Uppdatera mallen samma dag som du skickar påminnelsen.
• Kopiera förra månadens flik om du vill behålla historiken.
• Använd tydlig status för betalt, obetalt och försenat.
• Låt sammanfattningen vara din kontroll mot kundreskontran.

När du ska lämna kalkylbladet

Har du många fakturor, flera användare eller krav på koppling till bokföring bör du gå vidare till ett bokföringsprogram eller ett fakturasystem. När du passerar några hundra fakturor per år blir Excel ofta för manuellt, särskilt om du också vill följa påminnelseavgifter och dröjsmålsränta löpande.

När påminnelseavgifter och dröjsmålsränta ska följas löpande blir även underlag för momsersättning en del av den vidare bokföringen.