Periodiseringsfond Excel Mall

1. Öppna fliken Periodiseringsfond och fyll i beskattningsår, företagsnamn, organisationsnummer och kommun. Det ger varje rad rätt identitet redan från start.
2. Fyll i resultat före skatt, avsättning i kronor och eventuell återföring. Då ser du direkt hur det skattepliktiga resultatet påverkas.
3. Kontrollera kolumnen förfalloår så att du vet när varje fond senast måste återföras. Det är särskilt viktigt när du har flera gamla avsättningar samtidigt.
4. Använd kommentarsfältet för att anteckna varför fonden sattes av, till exempel svagare orderingång, större investering eller jämnare vinst mellan år.
5. Gå till fliken Översikt och stäm av totalsiffrorna mot din bokföring eller deklarationsplan. Där ser du snabbt kvarvarande fond och bolagsskatt i sammanfattad form.
6. Uppdatera mallen vid varje bokslut eller deklarationsgenomgång. Då blir den en löpande rutin i stället för ett engångsark.

Den här typen av kalkylblad används av småföretagare, redovisningsansvariga och enskilda firmor som vill jämna ut resultatet mellan olika år. Om du har en vinst på 420 000 kr ett år och väntar ett svagare år efteråt kan en avsättning på exempelvis 100 000 kr göra deklarationen betydligt lättare att planera.

Fliken Periodiseringsfond är byggd för löpande uppföljning. Du fyller i beskattningsår, resultat före skatt, avsättning och återföring, och Översikt-fliken visar vad som återstår. Det är mycket enklare än att hålla sex år av noteringar i separata dokument.

När mallen är som mest användbar

Den är särskilt praktisk vid bokslut, deklarationsgenomgång och när du vill se vilka avsättningar som närmar sig sista året för återföring. För en snickare med 4 anställda kan ett bra år med 850 000 kr i resultat snabbt växla mot ett sämre år med stora materialkostnader, och då är det bättre att redan ha fonden dokumenterad.

Vad du vinner i vardagen

Du slipper räkna om samma siffror varje gång du öppnar bokföringen. I stället får du ett kalkylblad där varje rad motsvarar ett beskattningsår, vilket gör att du ser samband mellan resultat, avsättning och kvarvarande belopp direkt.

För enskild firma får du normalt sätta av högst 30 % av överskottet till periodiseringsfond. I ett aktiebolag är gränsen normalt 25 % av beskattningsårets överskott. Återföring ska ske senast efter sex år, annars får du skatteeffekt när fonden tvingas tillbaka.

Det här är inte ett område där du ska chansa. Om du har ett resultat före skatt på 300 000 kr och väljer en avsättning på 75 000 kr i ett aktiebolag minskar det beskattningsbara underlaget direkt, men du måste samtidigt ha koll på när beloppet ska återföras. Det är därför kolumnerna för förfalloår och kvarvarande fond finns med i mallen.

Så påverkas bolagsskatten

Med bolagsskatt på 20,6 % blir en avsättning på 75 000 kr en tillfällig skatteeffekt på 15 450 kr. För många små bolag är det här ett bättre sätt att hantera likviditet än att låta hela överskottet beskattas direkt, särskilt om du vet att nästa år blir svagare.

Vad du bör jämföra

I en enskild firma styrs valet ofta av hur mycket överskott du vill skjuta fram, medan ett aktiebolag också behöver tänka på utdelningsutrymme och resultatstyrning. Har du flera gamla avsättningar samtidigt är det oftast klokare att återföra i rätt ordning och inte låta beloppen ligga och växa utan plan.

Det vanligaste felet är att fonden finns i bokföringen men inte i deklarationsplanen. Då missar du återföring, och det kan ge en onödig skatteeffekt eller göra att årets resultat ser bättre ut än det faktiskt är när pengarna måste tillbaka.

En annan miss är att blanda ihop årtal. Om du sätter av 90 000 kr ett år och inte markerar förfalloåret riskerar du att upptäcka problemet först när du sitter med bokslutet sex år senare. Det är exakt den sortens slarv som kostar timmar och ibland pengar i onödig rådgivning.

Exempel på vad ett fel kan kosta

Säg att du har tre gamla avsättningar på 40 000 kr vardera. Om du missar en återföring får du plötsligt 120 000 kr som slår igenom i beskattningen samma år som du redan har svag likviditet, och då blir det mycket svårare att planera utbetalningar till skatt och preliminär skatt.

Där Excel hjälper mest

Med en tydlig tabell ser du direkt om återföring saknas eller om kvarvarande fond inte stämmer mot tidigare års noteringar. Det är mycket bättre än att försöka tolka gamla anteckningar i ett bokslutsunderlag där siffrorna ligger utspridda på flera sidor.

Det här kalkylbladet fungerar bäst om du använder det vid samma tillfälle varje år, helst när du ändå går igenom bokslut eller deklaration. Sätt en fast rutin på 30 minuter och fyll bara i det som ändrats sedan förra året.

Kopiera föregående års rad, ändra beskattningsår och uppdatera resultat före skatt. För ett företag med 2 till 5 avsättningar räcker det ofta att göra detta en gång per bokslut, medan större bolag med flera år av fondhistorik tjänar på att uppdatera varje månad eller kvartal när siffrorna är färska.

Små knep som sparar tid

• Kopiera förra årets uppgifter i stället för att skriva om allt från början.
• Använd färgmarkering för att se vilka rader som behöver återföras inom kort.
• Håll bara en aktiv fil så att du inte sprider fondhistoriken i flera versioner.

När du bör gå vidare till ett system

Om du har många bolag, flera fastigheter eller avancerade bokslut är Excel ofta bara ett mellansteg. När uppföljningen börjar ta mer än 1-2 timmar per bokslut bör du normalt flytta över till ett bokföringsprogram eller ett mer komplett deklarationsflöde.