Periodiseringar Excel Mall

1. Öppna fliken Periodiseringar och registrera varje post på en egen rad med konto, belopp, datum och kommentar.
2. Fördela beloppet över rätt period. En kostnad på 12 000 kr för 12 månader blir 1 000 kr per månad.
3. Kontrollera att perioden matchar räkenskapsåret, särskilt om posten sträcker sig över två år.
4. Gå till Sammanfattning och se att totalerna stämmer innan du bokför eller stämmer av mot bokföringen.
5. Använd Instruktioner när du behöver repetera arbetsgången inför månadsavstämning eller bokslut.
6. Spara en kopia för varje månad så att du kan jämföra och undvika dubbelregistrering.

Periodiseringar används när en kostnad eller intäkt hör till en annan period än fakturadatumet. Om du har en försäkring på 18 000 kr för 12 månader ska bara 1 500 kr per månad träffa rätt period i resultaträkningen.

Mallen passar dig som bokför själv, gör månadsstängning i ett litet aktiebolag eller vill göra bokslutet mindre stökigt. Fliken Periodiseringar samlar varje post på en rad, och i Sammanfattning ser du totaler utan att summera manuellt med SUMMA.

När du behöver den

Behovet kommer ofta vid månadsbokslut, inför årsbokslut eller när du ska stämma av större fakturor som gäller flera månader. En konsult med hyra på 96 000 kr per år får 8 000 kr per månad, och en webbutik med årslicenser på 24 000 kr behöver dela upp dem så att kostnaden inte hamnar fel i december.

Vad du fyller i

Du skriver normalt konto, belopp, period och kommentar. Det räcker för att få en spårbar verifikation i Excel och för att snabbt hitta posten när du senare gör avstämning mot bokföringen.

Periodisering styrs av bokföringslagen och god redovisningssed: intäkter och kostnader ska tas upp i rätt period, inte när du betalar dem. Bokföringsmaterial ska sparas i 7 år, så en tydlig Excel-lista gör det lättare att hitta tillbaka när Skatteverket frågar.

Har du momspliktiga poster ska du skilja på kostnadens period och momsens redovisning. En faktura på 31 250 kr inklusive 25 % moms innehåller 6 250 kr i moms och 25 000 kr i kostnad, men periodiseringen ska ändå följa den period som förbrukningen avser.

Periodisering är inte samma sak som betalning

Betalar du 60 000 kr i januari för ett abonnemang som gäller hela året är det bara 5 000 kr per månad som hör hemma i resultatet. Resten ligger som förutbetald kostnad tills tiden faktiskt har förbrukats.

Så tänker du rätt vid bokslut

Förutbetalda kostnader och upplupna intäkter är det som oftast missas. En decemberfaktura på 12 000 kr för tjänster i januari ska inte pressas in i december bara för att den kom då; den ska periodiseras till rätt period.

Det som går fel är nästan alltid att hela fakturabeloppet bokförs direkt. Då blir resultatet för högt eller för lågt med samma belopp som fakturan, och på en årsfaktura på 120 000 kr kan det slå hårt mot både månadsrapport och skatteunderlag.

Ett vanligt misstag är också att använda fel periodlängd. Delar du 24 000 kr på 10 månader i stället för 12 blir kostnaden 2 400 kr per månad i stället för 2 000 kr, och felet växer till 4 800 kr på ett år.

Fel som kostar tid i efterhand

När periodiseringarna saknas tvingas du gå igenom gamla leverantörsfakturor manuellt vid bokslutet. Det kan lätt bli 2-3 timmar extra för ett litet bolag, och för ett företag med 40-50 återkommande fakturor blir letandet snabbt dyrare än mallen.

Fel som ger sämre kontroll på likviditeten

Om du blandar ihop betalning och kostnad kan du tro att du har sämre eller bättre likviditet än du faktiskt har. En kostnad på 48 000 kr som ska fördelas över 12 månader ser mycket större ut än den är om hela beloppet ligger kvar i samma månad.

Den sortens likviditetsmissar märks ofta först när en faktura förfaller sent, och då behövs en mall för dröjsmålsränta för att räkna ut tillägget korrekt.

Gör periodiseringen till en fast punkt i månadsrutinen, helst samtidigt som du stämmer av bank och leverantörsskulder. Då slipper du jaga gamla fakturor vid nästa bokslut och får en jämnare resultatuppföljning månad för månad.

Knyt den till en befintlig rutin

Bra tillfällen är efter lönekörningen, efter momsavstämningen eller sista arbetsdagen varje månad. Om du redan lägger 30 minuter på avstämning kan du lägga in periodiseringarna direkt i stället för att samla allt till årets slut.

Bygg vanan i Excel

• Kopiera föregående månads flik och uppdatera bara nya poster.
• Använd dataverifiering så att konto och period blir rätt från början.
• Låt villkorsstyrd formatering markera tomma eller avvikande belopp.

När du passerar ungefär 100-150 periodiseringsrader per år och samtidigt behöver attest, integrationer eller flera användare är det ofta dags att lämna kalkylbladet och gå över till ett bokföringsprogram.

När antalet poster växer och du ändå redan vill hålla ordning per månad blir nästa naturliga steg att komplettera med en plan för avskrivningar för de kostnader som ska fördelas över flera perioder.