Projektledning timmar Excel Mall

1. Fyll i varje tidsrad på fliken Tidrapportering med datum, projekt, kund, aktivitet, antal timmar och timpris.
2. Kontrollera att rätt momssats och markering för fakturerbar tid ligger på raden. Det är där underlaget för fakturan skapas.
3. Gå till Projektsammanfattning och jämför timmar, belopp och moms per projekt. Där ser du snabbt om ett uppdrag drar iväg.
4. Öppna Dashboard för att följa total tid, fördelning per projekt och hur stor del som är debiterbar.
5. Om du använder mallen varje vecka, kopiera föregående veckas rader och uppdatera bara nya tider. Då minskar du inmatningsfel.
6. Byt till ett lönesystem eller ett projektverktyg när du passerar ungefär 10 000 rader eller behöver flera användare samtidigt.

Den här typen av mall används ofta av projektledare, konsulter och små byråer som fakturerar per timme. En snickare med 4 anställda kan till exempel registrera 6 timmar planering, 14 timmar produktion och 3 timmar spilltid på samma projekt under en vecka.

Fliken Tidrapportering är byggd för löpande inmatning när arbetsveckan rullar på. Bild 1 visar hur kolumnerna för datum, vecka, anställd, roll, ort, projekt, kund, aktivitet, timmar och timpris ligger i en rak tabell, så att du kan läsa raden utan att hoppa mellan blad.

Vem har nytta av den här strukturen

Du har störst nytta av mallen om du leder flera uppdrag samtidigt och behöver se vad som faktiskt kan faktureras. En konsult som debiterar 850 kr i timmen och lägger 92 timmar på ett uppdrag får 78 200 kr exkl. moms; med 25 % moms blir fakturan 97 750 kr.

När du ska använda den

Den passar bäst vid veckovis uppföljning och i samband med månadsstängning. Då ser du direkt om ett projekt landar på 40 timmar eller 140 timmar, och om andelen fakturerbar tid är tillräckligt hög för att täcka lönekostnader och overhead.

Om du fakturerar timmar ska underlaget gå att spåra till en bestämd prestation. Fakturan ska innehålla säljarens och köparens namn, organisationsnummer, löpande fakturanummer, fakturadatum och specificerad moms. I praktiken betyder det att en rad på 8 timmar à 950 kr måste kunna kopplas till rätt projekt och kund.

Standardmomsen är 25 %, och den här mallen räknar därför med en vanlig tjänst. Om du har 100 fakturerbara timmar à 900 kr blir omsättningen 90 000 kr exkl. moms och 112 500 kr inkl. moms; då ska 22 500 kr redovisas som utgående moms till Skatteverket.

Vad du ska hålla koll på i små bolag

För ett aktiebolag med 25 000 kr i aktiekapital är det extra viktigt att hålla koll på timdebiteringen så att projektet verkligen bär sig. Har du en egen konsultfirma med F-skatt är samma upplägg ofta enklare än att försöka summera tiden i flera separata dokument.

Excel och svenska funktioner

I den nedladdade filen används internationella funktionsnamn, men på svensk Excel visas de svenska namnen automatiskt. Du känner igen logiken från SUMMA, OM och SUMMA.OM även om formeln i filen är skriven enligt standardformatet.

Det vanligaste felet är att tid läggs in utan timpris eller med fel projektkod. Om du tappar bort 12 timmar à 950 kr på ett uppdrag försvinner 11 400 kr direkt ur fakturaunderlaget, och med 25 % moms blir det 14 250 kr på fakturan som aldrig kommer med.

En annan klassiker är att all tid markeras som fakturerbar fast en del är intern administration. Då ser projektet bättre ut än det är, men du får ett falskt resultat i resultaträkningen och sämre beslutsunderlag inför nästa offert.

Fel som slår mot likviditeten

Om du fakturerar med 30 dagars betalningsvillkor i stället för 10 dagar, och varje månadsfaktura ligger på 120 000 kr inkl. moms, binder du i praktiken 80 000 kr extra i utestående fordringar under en månadsperiod. Det är rena likviditeten som tar smällen.

Vad som brukar bli dyrast i små projekt

Dubbelregistrerade timmar och glömda timmar kostar mest eftersom de är svåra att hitta i efterhand. Ett projekt med 160 debiterbara timmar och 20 felregistrerade timmar kan lätt ge ett avvikande resultat på 17 000-20 000 kr beroende på timpris.

För att undvika att samma tapp hamnar i flera perioder behöver uppföljningen ligga i ett rullande schema där förfall, timmar och fakturering flyttas fram vecka för vecka.

Den här typen av kalkylblad fungerar bara om du använder den vid samma tidpunkt varje vecka. Lägg in tiderna på fredagseftermiddagen eller direkt efter veckans sista kundmöte, annars blir det snabbt 3-4 dagar av eftersläpning och då faller detaljerna bort.

Bild 2 visar projektsammanställningen, där veckans timmar summeras per projekt och kund. Där kan du med ett ögonkast se om ett uppdrag ligger på 28 timmar eller 84 timmar och om du behöver justera bemanningen.

Tre vanor som gör störst skillnad

• Fyll i tider samma dag i stället för att vänta till månadens slut.
• Kopiera föregående vecka och ändra bara datum, timmar och kommentarer.
• Använd färgmarkering för tomma celler så att missade rader syns direkt.

När du har vuxit ur kalkylbladet

Om du har flera parallella projekt, många användare eller behöver koppling till fakturering och lön, är det ofta bättre att gå vidare till ett projektsystem eller bokföringsprogram. För ett team på 6 personer med 150 timmar i veckan blir ett manuellt kalkylblad snabbt för skört.

När kapaciteten närmar sig taket blir en beläggningsöversikt ett naturligt nästa steg för att se hur många timmar varje person faktiskt kan ta.