Helgschema Excel Mall

1. Öppna fliken Helgschema och börja på första lediga raden under rubrikerna. Använd en rad för varje arbetspass, inte en rad för varje anställd.
2. Fyll i Datum, Anställd och Ort. Kontrollera att datumet skrivs som ÅÅÅÅ-MM-DD, exempelvis 2026-07-04.
3. Välj Skift, till exempel Dag, Kväll eller Natt, och fyll i Starttid och Sluttid. Ett nattpass kan börja 22:00 och sluta 06:00 nästa dag.
4. Ange Timlön (kr) och OB-tillägg (%) enligt anställningsavtal eller kollektivavtal. Skriv 25 för 25 %, inte 0,25, om mallen använder procentfältet som visat.
5. Kontrollera Timmar och Total lön (kr). Ändra inte beräkningsceller om inte Instruktioner uttryckligen säger det.
6. Välj Status och skriv avvikelser i Kommentar, exempelvis Behöver bekräftas eller Sjukanmäld.
7. Gå till Sammanfattning före lönekörningen och kontrollera att inställda och väntande pass är hanterade. Spara därefter filen med periodens datum i filnamnet.

Bemanning på lördagar och söndagar

Ett helgschema behövs när ordinarie kontorstid inte räcker. Kontorsansvarig på ett hantverksföretag kan planera jour för fyra anställda, medan en butikschef använder samma upplägg för dag- och kvällspass på flera orter. En arbetsledare behöver dessutom kunna visa vem som faktiskt har bekräftat sitt pass.

I Helgschema (bild 1) ligger varje arbetstillfälle på en egen rad. Kolumnerna Datum, Veckodag, Anställd och Ort visar var bemanningen sker, medan Skift, Starttid och Sluttid beskriver själva arbetspasset. För en butik med två orter och sex helgpass blir det betydligt enklare att upptäcka en lucka när alla rader har samma struktur.

Från planering till lönekontroll

En snickare med fyra anställda kan exempelvis lägga in ett dagpass 08:00–16:00 på lördagen och ett kvällspass 16:00–22:00 på söndagen. Åtta timmar med 150 kr i timlön ger 1 200 kr i grundlön; med 25 % OB blir totalen 1 500 kr före arbetsgivaravgift och andra påslag.

Sammanfattning (bild 2) används när du vill kontrollera helgen utan att läsa varje kommentar. Det är särskilt värdefullt på fredagen före helgen, efter en sjukfrånvaro eller inför månadens lönekörning. Instruktioner (bild 3) fungerar som stöd när en ny arbetsledare tar över filen.

Privatpersoner har sällan nytta av den här mallen, men den passar mindre företag, föreningar med bemannade arrangemang och verksamheter som inte behöver ett fullständigt schemaläggningssystem. Mitt ställningstagande är tydligt: under cirka 20–30 helgpass per månad är Excel oftast snabbare än ett dyrt system, men vid fler anställda och många byten bör du gå vidare till ett system med personalens tillgänglighet.

Arbetstid och dygnsvila

Arbetstidslagen anger som huvudregel högst 40 timmars ordinarie arbetstid per vecka. Du ska också planera för minst 11 timmars sammanhängande dygnsvila under varje 24-timmarsperiod och minst 36 timmars sammanhängande veckovila under varje sjudagarsperiod. Ett nattpass 22:00–06:00 följt av ett nytt pass 12:00 samma dag ger bara sex timmars vila och bör därför stoppas i planeringen.

Lagen innehåller möjligheter till avvikelser genom kollektivavtal, men du ska inte lägga in sådana avvikelser på eget initiativ. Kontrollera i stället vilket avtal som gäller för verksamheten. Ett helgschema visar arbetstiden, men ersätter inte arbetsgivarens ansvar för vila, raster och säker bemanning.

OB-tillägg, lön och arbetsgivaravgift

OB-tillägg är normalt inte en lagstadgad procentsats. Belopp eller procent kommer i regel från kollektivavtal eller individuellt anställningsavtal, och därför ska du inte skriva in 25 % bara för att det är ett vanligt exempel. Om avtalet ger 25 % OB på 150 kr i timlön blir tillägget 37,50 kr per timme och ett åttatimmarspass kostar 1 500 kr i lön före skatt.

För en anställd som fyller 30 år under 2026 är den normala arbetsgivaravgiften 31,42 %. På 1 500 kr i lön blir avgiften cirka 471,30 kr, vilket ger minst 1 971,30 kr i lönekostnad före semesterlön, pension och försäkringar. Excel-kolumnen Total lön (kr) ska därför inte blandas ihop med den fullständiga personalkostnaden.

Helgpass ska rapporteras i arbetsgivarens löneunderlag och påverkar AGI, arbetsgivardeklaration på individnivå, som lämnas till Skatteverket varje månad. Semesterersättning är som huvudregel 12 % enligt semesterlagen när procentregeln används, medan 25 semesterdagar är lagens grundnivå. Kollektivavtal kan ge bättre villkor.

När lönekostnaden ska jämföras med faktisk insats blir en timmall för projekt ett naturligt sätt att följa varje helgpass, så att timmarna kan kopplas till rätt löneunderlag och kostnad.

Nattpasset som räknas som sex timmar

Det mest förrädiska felet är ett pass som passerar midnatt. Om starttiden är 22:00 och sluttiden 06:00 kan en enkel tidsskillnad ge ett negativt värde eller visa sex timmar i stället för åtta. Med 160 kr i timlön saknas då 320 kr i grundlön innan OB och arbetsgivaravgift ens har räknats med.

Kontrollera därför alltid ett nattpass mot verkligheten och läs kommentaren om någon arbetar över dygnsgränsen. Markera inte passet Bekräftad förrän nästa dags bemanning också är kontrollerad, eftersom ett nattpass kan påverka dygnsvilan inför nästa arbetspass.

Fel status och fel person på fel ort

En rad som står som Bekräftad trots att den anställde har sjukanmält sig ser korrekt ut i Sammanfattning men skapar en faktisk bemanningslucka. Om två personer dessutom läggs på samma ort och en tredje ort saknar personal kan felet upptäckas först när öppningen närmar sig.

Gå därför igenom Datum, Ort och Status tillsammans. En inställd rad ska inte raderas direkt; kommentaren Sjukanmäld eller Ersatt av Anna visar varför planen ändrades och gör uppföljningen möjlig.

OB som saknar avtalsstöd

Att skriva in 50 % OB på alla kvällar kan överstiga avtalet. På tio timmar med 150 kr i timlön blir skillnaden mellan 25 % och 50 % OB 375 kr per pass; på åtta sådana pass är det 3 000 kr i fel lön före arbetsgivaravgift.

Det omvända felet är att glömma OB helt. Då blir lönen 1 200 kr i stället för 1 500 kr för ett åttatimmarspass med 25 % tillägg. Spara alltid avtalsunderlaget tillsammans med schemat och låt inte Excel-filen vara enda kontrollen vid löneutbetalning.

Bestäm när filen ska uppdateras

Helgschemat fungerar bäst när det får en fast tidpunkt. Uppdatera nästa helgs pass på onsdag eftermiddag, lås bemanningen på fredag klockan 12:00 och gör en sista kontroll efter helgen. Då blir en sjukfrånvaro en dokumenterad ändring i stället för ett muntligt meddelande som försvinner.

Koppla rutinen till lönekörningen. När månaden stängs ska du kontrollera timmar, timlön, OB-tillägg och status mot tidrapport eller attest. Ett företag med 24 helgpass och i genomsnitt 6 timmar per pass har 144 timmar att stämma av; den siffran ska matcha löneunderlaget innan det skickas.

Minska risken för felinmatning

• Använd dataverifiering för Skift och Status så att bara godkända alternativ kan väljas.
• Färgmarkera Väntande och Inställd med villkorsstyrd formatering, så att arbetsledaren ser avvikelser utan att läsa alla kommentarer.
• Kopiera föregående periods struktur, men radera gamla namn, datum och löneuppgifter innan nya pass läggs in.
• Skydda formelcellerna för Timmar och Total lön (kr), men lämna gula inmatningsfält öppna.

Den nedladdade filen använder internationella Excel-formler med engelska funktionsnamn och komma som argumentavskiljare. På svensk Excel visas funktionerna automatiskt med svenska namn, exempelvis OM, SUMMA och OMFEL.

Vet när Excel inte räcker

Vid 30 pass i månaden är manuell kontroll ofta rimlig. När du har 15 anställda, flera avtal och återkommande byten bör du välja ett schemaläggnings- eller lönesystem med attest, tillgänglighet och spårbar historik; det är säkrare än att lägga fler speciallösningar i kalkylbladet.

När passen blir fler och bytena återkommer brukar nästa steg vara att lägga arbetstiden i en mall för rullande schema med tydlig historik och återkommande rotation.