Nattskift schema Excel Mall

1. Steg 1 — Öppna fliken Instruktioner och läs igenom arbetsordningen innan du ändrar några rubriker eller beräkningsfält.
2. Steg 2 — Gå till Schema och fyll i Datum, Anställd och Avdelning för varje nattpass. Använd det datum då passet börjar, exempelvis 2026-07-01 för ett pass som slutar 2026-07-02.
3. Steg 3 — Skriv in Skiftstart och Skiftslut som klockslag, till exempel 22:00 och 06:00. Registrera rast enligt företagets lönerutin i arbetstiden i stället för att låta den bli betald av misstag.
4. Steg 4 — Ange Timlön och OB-tillägg i procent enligt anställningsavtal eller kollektivavtal. OB-tillägget är inte en lagstadgad procentsats och ska därför inte gissas.
5. Steg 5 — Kontrollera Antal timmar, OB-ersättning, Grundlön och Total ersättning. Ett pass 22:00–06:00 ska normalt ge 8 timmar före eventuell rast.
6. Steg 6 — Välj Status, fyll i Godkänd av chef när passet är kontrollerat och använd Sammanställning för att följa kostnaden för perioden.

Från lager till säkerhet

Ett nattskiftsschema behövs när bemanningen fortsätter efter normal kontorstid. Lagerchefen planerar truckförare och plockpersonal, produktionsledaren täcker maskiner som inte får stå stilla och arbetsledaren på ett säkerhetsföretag fördelar bevakningspass mellan olika objekt.

En kontorsansvarig på ett hantverksföretag kan använda samma upplägg när servicepersonal arbetar natt i en butik eller industrilokal. Datumet i fliken Schema ska vara startdatumet för passet, inte datumet då passet avslutas. Det gör att ett pass från 2026-07-01 22:00 till 2026-07-02 06:00 fortfarande hittas på rätt natt.

Ett schema för bemanning och löneunderlag

Ta ett lager med fyra nattanställda som exempel. Om varje person arbetar 8 timmar under 20 nätter blir det 640 arbetstimmar i månaden. Vid en timlön på 145 kr är grundlönen 92 800 kr före OB, arbetsgivaravgift och eventuell semesterlön.

I Schema ser du vem som arbetar på Lager Stockholm, Produktion Göteborg, Lager Malmö eller Säkerhet Uppsala. Veckodag, tider och avdelning gör det möjligt att upptäcka luckor innan lönekörningen, medan Sammanställning ger arbetsledaren en snabb bild av omfattningen.

När du behöver kontrollen

Behovet är störst vid säsongsstart, semestrar och varje vecka när nästa periods bemanning ska låsas. Inför lönekörningen kontrollerar du att genomförda pass skiljer sig från avbokade pass och att chefens attest finns registrerad.

För en arbetsgivare med 12 nattpass per vecka är det betydligt säkrare att registrera passen direkt än att försöka återskapa dem från sms och muntliga besked vid månadens slut.

Arbetstid och dygnsvila

Arbetstidslagen innehåller huvudregler som påverkar nattpass. Du ska normalt planera för minst 11 timmars sammanhängande dygnsvila under varje period om 24 timmar och minst 36 timmars sammanhängande veckovila under varje period om sju dagar. Kollektivavtal kan innehålla avvikelser inom lagens ramar, så schemat ska stämmas mot avtalet på arbetsplatsen.

För nattarbetande gäller särskilda begränsningar. Nattperioden är normalt 22:00–06:00, och arbetstid för nattarbetande får som huvudregel inte överstiga 8 timmar i genomsnitt per 24-timmarsperiod under beräkningsperioden enligt arbetstidslagen. Ett återkommande schema med 10-timmarspass ska därför inte läggas in slentrianmässigt bara för att bemanningen är svår.

OB-tillägg och löneberäkning

OB-tillägg har ingen fast procentsats i lag. Beloppet följer normalt kollektivavtal eller anställningsavtal. I mallen skriver du därför in avtalets procentsats i OB-tillägg (%), i stället för att använda en generell schablon.

Om timlönen är 145 kr och OB-tillägget är 30 % blir OB-ersättningen för ett 8-timmarspass 145 × 8 × 0,30 = 348 kr. Grundlönen blir 1 160 kr och total ersättning 1 508 kr, före eventuella avdrag och andra lönekomponenter.

Löneadministration

Arbetsgivaren ska redovisa lön och skatteavdrag i AGI varje månad. På lön och skattepliktiga ersättningar tillkommer normalt arbetsgivaravgift på cirka 31,42 %, vilket gör att ett nattpass på 1 508 kr kostar ungefär 1 982 kr före tjänstepension och försäkringar.

Excel-mallen är ett planerings- och kontrollverktyg, inte ett lönesystem. Den nedladdade filen använder internationell standard med engelska funktionsnamn och komma som argumentavskiljare; Excel visar automatiskt svenska namn som OM, SUMMA och OMFEL på en svensk dator.

För att hålla koll på övertid, kompensationsledighet och andra ackumulerade timmar blir en tidbanksöversikt nästa naturliga steg i uppföljningen.

Midnatt blir fel datum

Det mest kostsamma felet är att behandla 22:00–06:00 som om skiftets slut inträffar före start på samma kalenderdag. Då kan kalkylen ge ett negativt timtal eller sex timmar för lite. Ett enda fel på 2 timmar för en anställd med 145 kr i timlön och 30 % OB motsvarar 377 kr i fel ersättning per pass; över 20 pass blir det 7 540 kr.

Registrera därför alltid startdatumet och kontrollera att nattpasset räknas över midnatt. Skriv inte in arbetstiden manuellt i Antal timmar om skiftstart och skiftslut redan är ifyllda, eftersom dubbel inmatning skapar två olika sanningar.

OB-satsen blandas ihop

En arbetsledare kan råka använda 30 % för alla pass trots att avtalet har olika nivåer för vardagsnatt, helgnatt och storhelg. På 100 pass med 8 timmar och 145 kr i timlön ger 10 procentenheters fel OB 11 600 kr i avvikelse, eftersom 100 × 8 × 145 × 0,10 = 11 600 kr.

Kontrollera även om avtalet anger kronor per timme i stället för procent. En procentsats i fel format kan se rimlig ut i tabellen men ge ett felaktigt löneunderlag.

Vila och attest glöms bort

Två nattpass kan vara ekonomiskt möjliga men ändå bryta mot viloreglerna. Om en person slutar 06:00 och börjar igen 12:00 finns bara 6 timmars vila, inte huvudregelns 11 timmar.

Ett annat praktiskt fel är att betala pass som aldrig genomfördes. Om fyra inställda pass à 1 508 kr ligger kvar som godkända blir lönekostnaden fel med 6 032 kr, utöver arbetet med rättelser i AGI och lönespecifikationer.

De inställda passen behöver därför rensas ur underlaget innan de påverkar fakturerbar tid och lönekostnaden.

Lås schemat vid en bestämd tid

Bestäm att nästa veckas nattpass ska vara färdigplanerade exempelvis varje torsdag klockan 15:00. Kopiera föregående veckas struktur som arbetskopia, men kontrollera varje datum, anställd och avdelning innan schemat skickas ut.

Vid 5 arbetsnätter och 4 personer kan en snabb kontroll av 20 rader ta tio minuter. Det är betydligt mindre än att reda ut 20 sms, två dubbelbokningar och ett saknat nattpass efter lönekörningen.

Koppla kontrollen till lönekörningen

Gör en andra avstämning sista arbetsdagen i månaden. Filtrera Status till genomförda pass, kontrollera att Godkänd av chef är ifyllt och jämför Total ersättning med lönesystemets underlag.

• Använd alltid samma format för klockslag, till exempel 22:00 och 06:00.
• Ändra inte rubrikerna i Schema eftersom de behövs för en konsekvent kontroll.
• Markera avvikelser direkt när en person byter pass eller arbetar övertid.
• Spara en kopia per månad med datum i filnamnet, exempelvis Nattskift_2026-07.xlsx.

Gå vidare när volymen växer

Excel fungerar bra för ett mindre team med kanske 20–80 pass per månad. När du har 300 orderrelaterade nattpass, många schemaändringar eller flera avtalsnivåer bör ett bemannings- eller lönesystem ta över beräkningen.

Min rekommendation är att behålla Excel som kontrollista även efter systembytet i en övergång på en eller två lönekörningar. Därefter ska ett system vara huvudkälla, eftersom parallella manuella register snabbt ger olika tider, ersättningar och atteststatus.