Beläggningsgrad Excel Mall

1. Öppna fliken Data och fyll i datum, medarbetare, roll, team, kund och projekt för varje registrering.
2. Registrera planerade tim, debiterbara tim, ej debiterbara tim och frånvaro tim på rätt rad.
3. Kontrollera att beläggning % räknas mot totalt arbetad tid och att avvikelse % visar skillnaden mot mål %.
4. Gå till Inställningar och ange ditt mål för beläggning, till exempel 75 % för konsulter eller 85 % för juniora roller.
5. Följ fliken Sammanfattning för att se utfall per person, team och period utan att summera själv.
6. Använd Instruktioner när du lämnar mallen vidare till kollegor så att alla matar in data på samma sätt.

Beläggningsgrad används av dig som säljer tid: konsult, byrå, redovisningsbyrå, byggledare eller annan tjänsteverksamhet där timmarna ska fyllas med rätt typ av arbete. En konsult som fakturerar 160 timmar i månaden och bara får ut 112 debiterbara timmar ligger på 70 % beläggning, och då syns glappet direkt i mallen.

Fliken Data samlar varje registrering på radnivå: datum, månad, medarbetare, roll, team, kund, projekt, planerade tim, debiterbara tim, ej debiterbara tim, frånvaro tim och kommentarer. Bild 1 visar hur du matar in uppgifterna löpande, medan den fasta rubrikraden gör att du kan filtrera på person, kund eller månad utan att tappa överblicken.

När mallen gör mest nytta

Den är som mest värdefull vid veckouppföljning, inför månadsstängning och när du ska se om ett team med 4 personer verkligen bär sig. En snickarstyrd projektorganisation med 4 anställda som tappar 20 timmar i veckan till ej debiterbart arbete förlorar 80 timmar i månaden, alltså nästan en halv heltid.

Vad du ska titta på först

Fokusera på beläggning %, mål % och avvikelse %. Det är den kombinationen som visar om du har för lite säljbar tid, för mycket frånvaro eller för stort internt arbete.

Beläggningsgrad är inte en skatteregel, men den påverkar hur du styr lönekostnad, faktureringsgrad och kapacitetsutnyttjande i företaget. För ett aktiebolag med 25 000 kr i aktiekapital och 4 konsulter som kostar 42 000 kr per månad var, blir varje procentenhet snabbt pengar: 1 procent av 168 000 kr i månadslön motsvarar 1 680 kr i ren personalkostnad innan arbetsgivaravgift.

Om du använder mallen som underlag för löne- eller projektstyrning ska den fungera ihop med din vanliga bokföring. Då är det klokt att ha samma ansvarsfördelning som i ett bokslutsarbete: en person registrerar timmar, en annan följer upp utfallet och allt sparas enligt bokföringslagen i 7 år.

Så ska du tänka kring mål

Ett mål på 75 % beläggning är ofta rimligt för en konsult med mycket intern tid, medan 85 % kan fungera bättre för en ren leveransorganisation. Högre mål än så ser bra ut på papperet, men om du räknar fel på planerad tid riskerar du att bränna folk och ändå få dålig leverans.

Så kopplar du mallen till faktisk styrning

Om debiterbara timmar faller under målet flera månader i rad ska du agera på bemanning eller pris, inte bara fortsätta samla siffror. Med 12 anställda och ett tapp på 8 debiterbara timmar per person och månad försvinner 96 timmar, vilket snabbt motsvarar en hel månads säljbart arbete för en mindre byrå.

När bortfallet börjar bli så stort behöver även kringkostnaderna följas upp separat, och då passar mall för utlandsersättning in som stöd för att hålla koll på ersättningsbara resor.

Det vanligaste felet är att blanda ihop planerade tim och debiterbara tim, så att beläggningen ser bättre ut än den faktiskt är. Om du planerar 160 timmar, men 24 timmar går till frånvaro och 18 timmar till interna möten, återstår bara 118 timmar att sälja; då är det lätt att tro att läget är 85 % när det i praktiken är lägre.

Ett annat klassiskt fel är att inte sätta ett mål per roll. En senior konsult med 70 % kundtid kan vara helt rätt, medan en junior med 70 % ofta betyder att du har för mycket utbildningstid eller för lite inflöde. Bild 2 i Sammanfattning visar därför varför avvikelse % är viktigare än enbart beläggning %.

Fel som kostar pengar

En webbyrå med 300 ordrar eller uppdrag per månad som tappar 10 minuter administrativ tid per order förlorar 50 timmar i månaden. Med ett timvärde på 850 kr är det 42 500 kr som försvinner utan att synas på fakturan.

Fel som kostar tid

Om du inte använder en fast struktur blir uppföljningen en manuell brandkårsutryckning inför varje möte. Då sitter du med 2 timmar export, 1 timme rensning och 1 timme diskussion i stället för att faktiskt styra verksamheten.

Den här typen av kalkylblad fungerar bara om du använder den på samma dag varje vecka eller månad. Koppla inmatningen till en redan etablerad rutin, till exempel fredagens avstämning eller månadens lönekörning, så slipper du jaga folk i efterhand.

Fliken Inställningar är tänkt att hålla ditt mål och andra grundvärden på ett ställe. Då kan du ändra från 80 % till 75 % utan att leta i hela arbetsboken, vilket sparar tid när beläggningsmålet justeras för säsong eller bemanning.

Tre rutiner som brukar fungera

• Avsluta varje vecka med att fylla i saknade timmar innan helgen.
• Gör en månadsavstämning där du jämför faktisk beläggning mot mål %.
• Kopiera föregående månads data så att struktur och formatering följer med.

När du vuxit ur kalkylbladet

Om du har många medarbetare, flera projekt per dag och behov av attest eller tidrapport på individnivå bör du gå vidare till ett tids- eller lönesystem. En enkel tumregel är att när man passerar cirka 10 000 registreringsrader börjar Excel bli mer av ett kontrollverktyg än ett operativt system.

Vid den nivån blir det också viktigt att särskilja beläggning från fakturerbar tid, så att uppföljningen speglar det som faktiskt kan debiteras.