Vad menas med fakturerbar tid i den här mallen?

Det är den tid du faktiskt kan ta betalt för mot kund. Mallen skiljer på registrerad tid, rast och fakturerad status så att du ser vad som går att debitera och vad som redan har blivit faktura.

Hur räknas beloppet ut i mallen?

Du fyller i fakturerbara timmar och timpris, sedan får du belopp exkl. moms, momsbelopp och belopp inkl. moms. Med 7,5 timmar och 1 000 kr per timme blir det 7 500 kr exkl. moms och 9 375 kr inkl. moms vid 25 % moms.

Kan jag använda mallen för flera medarbetare?

Ja, kolumnen Medarbetare är med för att du ska kunna registrera flera personer i samma fil. Det fungerar bra för små team, till exempel en snickare med 4 anställda eller en konsultbyrå med 3 personer som fakturerar i samma projekt.

Måste jag lägga in moms på varje rad?

Ja, om du vill att mallen ska ge rätt fakturabelopp direkt. För vanliga tjänster är 25 % standard, och då blir det enkelt att föra över rätt total till fakturan utan att räkna om manuellt.

När är det bättre att använda ett system i stället för Excel?

När du har många användare, många rader eller krav på behörigheter och spårbarhet. Om du passerar ungefär 300–500 registreringar per månad blir ett dedikerat system ofta effektivare än ett kalkylblad.

Hur undviker jag att timmar dubbelräknas?

Markera alltid Fakturerad? och fyll i Faktura-ID när raden går ut. Då kan du snabbt filtrera bort redan fakturerade timmar och slippa skicka samma arbete två gånger till kunden.

Tid & Schemaläggning

Fakturerbar tid Excel Mall

Registrera fakturerbar tid, timpris, moms och fakturastatus i tre flikar med tydlig sammanfattning.

2026-06-14

177 Downloads

4.8/5 Genomsnittligt betyg

Ladda ner mall

Skärmbild 1: fliken Tidregistrering - Excelmall fakturerbar tid excel mall

Den här mallen för fakturerbar tid i Excel hjälper dig att registrera timmar, räkna ut belopp exklusive och inklusive moms samt markera vad som redan är fakturerat. Den innehåller flikarna Tidregistrering, Sammanfattning och Instruktioner.

Du fyller i datum, medarbetare, kund, projekt, aktivitet, start och sluttid, rast, timpris och fakturastatus. Resultatet blir ett enkelt underlag för fakturering, uppföljning och kontroll av vad som faktiskt går att debitera.

För dig som fakturerar per timme är det här ofta skillnaden mellan ordning och tappade intäkter. En snickare med 4 anställda, en konsult med 20 uppdrag i månaden eller en liten byrå med 300 registrerade timmar slipper gissa vad som ska på faktura.

De största fördelarna med den här Excelmallen

Du ser direkt hur många timmar som är fakturerbara timmar och vad som är intern tid eller spilltid.
Du får automatiskt belopp exkl. moms, moms och belopp inkl. moms på varje rad.
Du kan skilja mellan fakturerat och ej fakturerat utan att behöva leta i gamla mejl.
Du minskar risken för missade timmar när du kör avstämning inför fakturering.
Du får en tydlig översikt per kund, projekt och medarbetare i sammanfattningen.
Du sparar tid vid månadsstängning, särskilt om du fakturerar 10, 30 eller 100 rader åt gången.
Du får ett bättre underlag om kunden ifrågasätter tid, pris eller debitering.

Steg-för-steg-guide

Öppna fliken Tidregistrering och fyll i varje arbetspass rad för rad. Skriv datum, kund, projekt, starttid, sluttid och rast i minuter.
Kontrollera timpris och moms % innan du börjar. För de flesta tjänster är 25 % standard, så mallen är byggd för att du snabbt ska se rätt belopp.
Markera om raden är fakturerad och lägg in faktura-ID när den går iväg. Då slipper du dubbeldebitering och kan följa upp öppna timmar.
Gå till fliken Sammanfattning och stäm av total tid, total debitering och vad som återstår att fakturera. Det är där du ser om 42 timmar har blivit 41,5 timmar eller om något saknas.
Använd fliken Instruktioner om du vill se hur du fyller i mallen och hur du tänker kring avdrag för rast, uppdelning per kund och fakturastatus.
Kopiera föregående dags eller föregående veckas rader när du jobbar i samma projekt. Det sparar tid och minskar fel som annars kostar 15–30 minuter per faktureringsomgång.

Skärmbild 2: fliken Sammanfattning - Excelmall fakturerbar tid excel mall — Figur 2: Kalkylblad "Sammanfattning"

Inkluderade funktioner

Tre flikar: Tidregistrering, Sammanfattning och Instruktioner.

Kolumner för datum, kund, projekt, aktivitetstyp, beskrivning och tider.

Beräkning av belopp exkl. moms, momsbelopp och belopp inkl. moms.

Fält för rast i minuter så att du kan räkna nettoarbete korrekt.

Markering för fakturerad status och faktura-ID per rad.

Sammanställning som gör det lätt att se total tid och total omsättning.

Anpassad för svensk Excel-miljö med svenska funktionsnamn som OM, SUMMA och OMFEL i gränssnittet.

Så använder du en Excel-mall för fakturerbar tid

Den här mallen är gjord för dig som säljer tid i stället för varor: konsult, hantverkare, byrå, frilans eller liten redovisningsbyrå. Du registrerar varje arbetspass i fliken Tidregistrering, och sedan ser du direkt vad som är debiterbart inför faktureringen.

I praktiken är det här mest användbart när du har många korta uppdrag. En konsult med 6 uppdrag på en vecka kan ha 18,5 registrerade timmar, och om 2 timmar saknas blir det snabbt 2 × 950 kr = 1 900 kr i tappad intäkt.

Bild 1 visar inmatningen

Fliken Tidregistrering innehåller kolumner för datum, medarbetare, kund, projekt, aktivitetstyp, beskrivning, starttid, sluttid, rast, fakturerbara timmar, timpris, belopp och fakturastatus. Det är just den här strukturen som gör att du kan följa en rad från arbetsinsats till faktura utan att hoppa mellan filer.

Debitering per rad ger bättre kontroll

Om du tar 1 250 kr per timme och registrerar 7,5 timmar blir beloppet 9 375 kr exkl. moms. Det är mycket lättare att kontrollera än ett löst antecknat totalbelopp på slutet av månaden, särskilt när kunden vill se underlaget rad för rad.

Bild 2 visar översikten

Fliken Sammanfattning samlar total tid, total debitering och status för det som redan är fakturerat. För en liten byrå med 300 timmar per månad är det ofta här man ser om 25 timmar fortfarande ligger öppna och ska på nästa faktura.

Skärmbild 3: fliken Instruktioner - Excelmall fakturerbar tid excel mall — Figur 3: Kalkylblad "Instruktioner"

Det här säger bokföringsreglerna om din tidrapport

En tidrapport är inte samma sak som en verifikation, men den blir ofta underlag till fakturan och därmed en viktig del av din bokföring. Enligt bokföringslagen ska verifikationer och underlag sparas i 7 år, så du ska kunna visa hur du kom fram till fakturerat belopp.

Om du arbetar i ett aktiebolag behöver du dessutom hålla isär lön, uttag och fakturering. Ett vanligt upplägg är att du låter tidrapporten visa vad som faktiskt har levererats, medan själva fakturan får löpnummer, organisationsnummer och specificerad moms enligt fakturakraven.

25 procent moms är standard för tjänster

För vanliga konsult- och tjänsteuppdrag är 25 % normalt. Om du registrerar 10 timmar à 900 kr blir beloppet 9 000 kr exkl. moms och 11 250 kr inkl. moms, vilket gör det lätt att föra över rätt belopp till fakturan.

Fakturastatus hjälper dig att följa upp

Kolumnen Fakturerad? och fältet Faktura-ID gör att du slipper dubbeldebitering. Det är bättre än att försöka hålla reda på allt i ett mejltrådssystem, särskilt när du har 40–50 rader öppna samtidigt och ska stämma av mot kundens beställning.

Välj enkel kontroll framför avancerad administration

För små företag är det smartare att ha en tydlig Excel-mall än att bygga något halvfärdigt som ingen använder. När du passerar hundratals rader per månad eller flera användare samtidigt är det dock bättre att gå över till ett tidrapporteringssystem med spårbarhet och behörigheter.

Då blir fakturerbar tid dyrt att hantera fel

Det vanligaste felet är att timmar aldrig blir registrerade. Om du missar bara 1,5 timme per vecka och tar 850 kr i timmen försvinner 1 275 kr varje vecka, alltså 66 300 kr på ett år.

Ett annat klassiskt fel är att rasten inte dras av korrekt. Har du 8 timmar på plats men 30 minuters rast ska den fakturerbara tiden ofta bli 7,5 timmar, och om du glömmer det blir kunden snabbt skeptisk när underlaget inte stämmer med verklig närvaro.

Dubbeldebitering skadar förtroendet

Om samma rad får två faktura-ID:n eller om du återanvänder en gammal rad i en ny faktura kan kunden betala för samma jobb två gånger. Det är inte bara pinsamt, utan kan också innebära kreditfaktura, extra administration och minst 30–60 minuter extra arbete för att reda ut felet.

Fel timpris slår direkt på likviditeten

Skillnaden mellan 875 kr och 950 kr per timme är 75 kr per timme. På 120 fakturerbara timmar i månaden blir det 9 000 kr, så ett litet prisfel i mallen kan snabbt påverka likviditet och resultat mer än du tror.

Försenad fakturering blir ett kassaflödesproblem

Om du väntar två veckor med att fakturera 20 timmar à 1 100 kr drar du ut på 22 000 kr i intäkt. För ett litet företag är det ofta mer kännbart än själva tidrapporteringen, och därför är statusfältet i mallen värt mer än det ser ut.

Så blir tidrapporten en fast rutin

Gör registreringen direkt efter arbetsdagen eller senast fredag eftermiddag. Väntar du till måndag har du redan börjat tappa detaljer, och en timmes glömd tid på ett år blir lätt flera tusen kronor i förlorad debitering.

Koppla rutinen till något du redan gör, till exempel lönekörning, veckoplanering eller momsavstämning. Då blir det lättare att hålla i gång när tempot är högt och du har kunder som ringer mitt i allt.

Bild 3 visar instruktionerna

Fliken Instruktioner är till för att du snabbt ska förstå hur kolumnerna ska användas och hur du läser sammanställningen. Det minskar risken att någon fyller i sluttid men glömmer rast, eller skriver in projekt på fel rad.

Små vanor sparar mest tid

Kopiera föregående veckas rader när du arbetar i samma kunduppdrag.
Använd dataverifiering i de kolumner där du vill undvika felstavningar.
Lägg in villkorsstyrd formatering som markerar rader utan timpris eller status.

När du har 200–300 rader i månaden och flera personer som registrerar samtidigt är Excel ofta för trubbigt. Då är det läge att gå över till ett bokförings- eller tidrapporteringssystem med bättre kontroll och färre manuella steg.

När det blir många registreringar och flera personer samtidigt i samma arbetsflöde behövs ofta också kontroll av tidsaldo för att se hur timmarna faktiskt landar.