Vad används en jourschema-mall i Excel till?

Du använder den för att planera jourpass, registrera timmar och räkna ut ersättning på ett ställe. Det är särskilt nyttigt när 2-10 personer delar på återkommande pass och du vill slippa räkna manuellt varje månad.

Vilka uppgifter ska jag fylla i i mallen?

Fyll i datum, vecka, veckodag, medarbetare, stad, roll, skiftstart, skiftslut, jourtyp, timmar, ersättning, OB-tillägg, kommentar och status. Då får du ett underlag som går att använda både för planering och lön.

Hur hjälper sammanställningen mig?

Sammanställningen gör att du snabbare ser total ersättning och kan följa upp jourkostnaden utan att summera manuellt. För ett team med 15 pass i månaden sparar det ofta flera minuter per avstämning, och mer när du ska rätta fel.

Kan jag använda mallen för kvällsjour och helgjour?

Ja, det är exakt sådana situationer den passar för. Du skiljer på jourtyperna i kolumnen Jourtyp och får sedan samma struktur oavsett om passet ligger på vardag, kväll eller helg.

Hur ofta bör jag uppdatera jourschemat?

Uppdatera det minst en gång i veckan, och helst direkt när ett pass ändras. Om du väntar till löneveckan ökar risken för missade timmar och fel ersättning, särskilt när du har 10-20 pass i rotation.

När räcker Excel inte längre för jourplaneringen?

När du får många ändringar, flera orter eller olika ersättningsnivåer blir manuella uppdateringar tidskrävande. Då är ett schema- eller lönesystem bättre, eftersom det minskar dubbelarbete och gör uppföljningen säkrare.

Tid & Schemaläggning

Jourschema Excel Mall

Fyll i jour, skift, timmar, OB och ersättning i en tydlig Excel-mall för jourschema med sammanställning och inställningar.

2026-06-25

241 Downloads

4.8/5 Genomsnittligt betyg

Ladda ner mall

Skärmbild 1: fliken Jourschema - Excelmall jourschema excel mall

Den här mallen är ett jourschema i Excel som hjälper dig att planera skift, registrera timmar, räkna ut ersättning och följa upp status på varje pass. Den innehåller flikarna Jourschema, Sammanställning, Inställningar och Instruktioner.

Du får ett praktiskt underlag för jourplanering i små företag, bemanning eller intern drift där flera personer delar på kvällsjour, helgjour eller beredskap. Mallen är byggd för att du snabbt ska kunna fylla i datum, medarbetare, skiftstart, skiftslut, OB-tillägg och total ersättning.

I fliken Jourschema ser du strukturen direkt i bild 1, där kolumnerna är upplagda för manuell inmatning och tydlig uppföljning. Bild 2 visar sammanställningen, bild 3 inställningarna och bild 4 instruktionerna.

De största fördelarna med den här Excelmallen

Du samlar jourpass, timmar och ersättning i en och samma fil i stället för i flera lösa listor.
Du ser direkt vilka pass som är registrerade, planerade eller klara via statusfältet.
Du minskar risken för fel i ersättningen när OB-tillägg och timbelopp läggs in konsekvent.
Du får en tydlig överblick över vem som haft jour, i vilken stad och under vilken vecka.
Du sparar tid vid lönekörning eftersom underlaget redan är sorterat och strukturerat.
Du kan följa upp jourkostnaden per medarbetare och jämföra olika veckor eller månader.
Du får en enklare rutin för jourplanering när samma format används varje gång.

Steg-för-steg-guide

Öppna fliken Jourschema och fyll i varje jourpass rad för rad. Ange datum, medarbetare, stad, roll, skiftstart och skiftslut.
Kontrollera att jourtyp och status stämmer. Det gör det enklare att skilja mellan dagjour, kvällsjour och andra pass.
Gå till fliken Inställningar och justera ersättning per timme eller OB-nivå om ni använder egna belopp.
Följ upp totalsumman i Sammanställning när du vill se ersättning per period, medarbetare eller passkategori.
Använd Instruktioner när någon annan ska fylla i filen. Då minskar du risken för felinmatning.
Spara filen efter varje löneperiod så att du har kvar underlaget för nästa avstämning.

Skärmbild 2: fliken Sammanställning - Excelmall jourschema excel mall — Figur 2: Kalkylblad "Sammanställning"

Inkluderade funktioner

Kolumner för datum, vecka, veckodag och medarbetare gör jourplaneringen lätt att läsa.

Skiftstart och skiftslut gör att du snabbt ser längden på varje pass.

Fält för jourtyp hjälper dig att skilja mellan olika typer av jour eller beredskap.

Egen kolumn för OB-tillägg % och OB-tillägg kr gör ersättningen tydlig.

Total ersättning samlar grundbelopp och tillägg i samma rad.

Status- och kommentarsfält ger snabb uppföljning av om passet är schemalagt, genomfört eller ändrat.

Sammanställningsfliken ger en översikt som är lätt att använda vid lön, fakturering eller intern uppföljning.

Så använder du ett jourschema i Excel i praktiken

Den här typen av kalkylblad används av arbetsledare, bemanningsansvariga och små företag som har återkommande jourpass. I en verksamhet med 4 tekniker och 18 jourpass i månaden räcker det att ett pass blir fel för att löneunderlaget ska bli dyrt att rätta i efterhand.

Fliken Jourschema är byggd för löpande registrering: datum, vecka, veckodag, medarbetare, stad, roll, skiftstart, skiftslut, jourtyp, timmar, ersättning och status. Bild 1 visar den tydliga tabellen där du kan fylla i varje pass utan att blanda ihop planering och utbetalning.

När du behöver överblicken direkt

Om du ansvarar för jour i ett litet bolag eller i en förening vill du se vem som haft kvällsjour, vem som haft helgjour och vad varje pass kostar. Med 12 pass à 4 timmar och 220 kr per timme landar bara grundersättningen på 10 560 kr, innan OB läggs på.

Varför sammanställningen sparar tid

Bild 2 visar sammanställningen där du slipper summera manuellt i flera blad. Det är rätt väg om du vill följa kostnad per person eller vecka, i stället för att sitta med lösa anteckningar när lönen ska köras.

Skärmbild 3: fliken Inställningar - Excelmall jourschema excel mall — Figur 3: Kalkylblad "Inställningar"

Det här säger svenska regler om jour, lön och underlag

Jour och beredskap måste hanteras som lön eller ersättning i löneunderlaget, och då behöver du ett spårbart underlag. För en arbetsgivare betyder det att timmar, ersättning och eventuella tillägg ska kunna följas tillbaka till varje pass, särskilt när underlaget används i AGI till Skatteverket.

Om jouren är kopplad till anställning gäller vanliga lönekrav: arbetsgivaren betalar arbetsgivaravgift på cirka 31,42 % och ska lämna arbetsgivardeklaration på individnivå varje månad. Har du en tekniker med 30 000 kr i månadslön och 6 000 kr i jourersättning blir arbetsgivarens kostnad tydligt högre än lönen på pappret.

Underlaget måste gå att kontrollera

Om du senare ska visa hur ersättningen räknats fram behöver du datum, skiftlängd och belopp samlat på samma ställe. Det är mycket bättre än att försöka återskapa 14 jourpass i efterhand när någon frågar varför en viss månad blev 8 400 kr dyrare än väntat.

När Excel räcker och när du bör gå vidare

För ett mindre team med kanske 1-2 schemavarianter per månad räcker Excel långt. När du börjar få många ändringar, flera orter och många olika ersättningsnivåer är ett bemannings- eller lönesystem bättre än att fortsätta manuellt.

De jourfelen som snabbt blir dyra

Det vanligaste felet är att skiftstart och skiftslut blir fel, så att timmarna räknas för lågt eller för högt. Ett pass som egentligen var 8 timmar men registreras som 6 timmar ger direkt 440 kr för lite vid 220 kr per timme, och då har du inte ens räknat OB.

Ett annat klassiskt fel är att status inte uppdateras. Då ser schemat färdigt ut trots att passet aldrig blev genomfört, och du riskerar dubbel utbetalning eller fel i lönefilen.

Fel i tillägg blir snabbt pengar

Om OB-tillägget ska vara 30 % men du råkar lägga in 20 % på 20 jourpass à 5 timmar förlorar du 1 100 kr direkt vid ett timbelopp på 220 kr. Det låter litet, men i ett år med 240 pass blir samma misstag 13 200 kr.

För mycket fri text skapar merarbete

Kommentarer är bra, men om du låter all information ligga i fritext blir det svårt att följa upp. Det är bättre att använda fasta kolumner för timmar, ersättning och status än att försöka tolka anteckningar när någon är sjuk och ersättaren ska in med kort varsel.

För att slippa tolka fritext när någon är sjuk blir nästa steg att ha ett tydligt saldo för tidbank som visar innestående timmar och ersättningar.

Skärmbild 4: fliken Instruktioner - Excelmall jourschema excel mall — Figur 4: Kalkylblad "Instruktioner"

Så får du jourschemat att bli en fast rutin

Koppla mallen till en återkommande punkt, till exempel veckoplaneringen på måndag morgon eller löneavstämningen den sista vardagen i månaden. Om du gör det direkt efter schemaläggningen tar det ofta mindre än 10 minuter att uppdatera ett mindre jourteam.

Bild 3 visar fliken Inställningar, där du kan hålla ersättning och valda nivåer samlade. Det är bättre än att ändra siffror i varje rad, särskilt om du arbetar med flera medarbetare eller olika jourtyper.

Tre vanor som gör störst skillnad

Kopiera föregående period i stället för att börja om från noll.
Håll samma struktur för datum, namn och passkategori varje gång.
Avsluta varje vecka med en snabb kontroll av status och kommentarer.

När du har vuxit ur kalkylbladet

Om du får många passändringar, flera lönearter eller flera avdelningar blir Excel snabbt tungt att underhålla. Då är det dags att gå över till ett bemanningssystem eller ett lönesystem som kan hantera jour, OB och attest mer automatiskt.

När jour, OB och attest börjar blandas med flera avdelningar blir nästa praktiska steg att följa beläggningsgrad för att se hur mycket kapacitet som faktiskt är uppbokad.