Köksrenovering Excel Mall - Gratis

1. Öppna fliken Instruktioner och läs kategorierna i tabellen H4:I10. Där anges 25 % moms för mallens renoveringskategorier.
2. Gå till fliken Budget och fyll i en rad per kostnadspost. De förberedda raderna 2–101 innehåller plats för planerade och faktiska belopp.
3. Ange planerat datum som ÅÅÅÅ-MM-DD, välj kategori och skriv exempelvis Rivning av gammalt kök, nya eluttag eller montering av stommar.
4. Fyll i leverantör eller hantverkare, välj status och ange budget exklusive moms. Kategorin, momsen och budget inklusive moms räknas fram automatiskt.
5. När fakturan eller kvittot kommer skriver du faktisk kostnad exklusive moms. Kontrollera därefter faktisk kostnad inklusive moms och avvikelsen.
6. Uppdatera Betalstatus till Ej betald, Delbetald eller Betald och skriv exempelvis Kvitto sparat i kommentarskolumnen.
7. Öppna Sammanfattning inför varje betalning eller större beställning. Kontrollera projektstatus, återstående budget och kategoriernas diagram.

En privatperson använder mallen före beställning av köksstommar och vitvaror, medan en familj ofta behöver den när flera hantverkare fakturerar vid olika tidpunkter. Den passar särskilt bra när renoveringen pågår över flera veckor och kostnaderna kommer från både byggfirma, elektriker, VVS-företag och köksleverantör.

Fliken Budget är byggd för en kostnad per rad. En rivning på 18 000 kr exklusive moms, elarbeten på 14 000 kr och VVS på 22 000 kr blir tillsammans 54 000 kr exklusive moms, eller 67 500 kr inklusive 25 % moms. När den faktiska elräkningen blir 15 200 kr ser du direkt att posten ligger 1 500 kr över plan.

Följ inköpen när projektet byter fas

Vid rivningsstart registrerar du rivning och förarbete. När stommar och bänkskiva beställs lägger du material och snickeri som separata poster, även om samma leverantör används. Det gör det möjligt att se om det är arbetstid, material eller vitvaror som driver kostnaden.

Bild 1 visar att Instruktioner innehåller fasta kategorier som används i budgetbladet. Bild 2 visar kolumnerna för leverantör, status, betalstatus och kommentar, vilket gör dokumentet användbart även när tre eller fyra företag arbetar parallellt.

Vad sammanfattningen ger dig

På Sammanfattning ser du total budget inklusive moms, faktisk kostnad inklusive moms, återstående budget, genomsnitt per post, antal klara poster och andel betalda poster. Bild 3 visar dessutom kategorisammanställningen och diagrammen över budgeterade och faktiska belopp.

Min rekommendation är att registrera varje offertdel separat. En enda rad för hela köket döljer om exempelvis vitvarorna kostar 8 000 kr mer än planerat.

Material och de flesta byggtjänster har 25 % moms i Sverige. I mallen ligger 25 % för rivning och förarbete, snickeri och montering, el, VVS, material, vitvaror samt transport och övrigt. En budget på 80 000 kr exklusive moms blir därför 100 000 kr inklusive moms.

Du matar in belopp exklusive moms i kolumn G och J. Formeln för inklusive moms använder beloppet multiplicerat med 1 plus momssatsen; 20 000 kr blir 25 000 kr. Ändra inte de beräknade kolumnerna H, I, K, L och M.

ROT ska inte blandas ihop med moms

ROT-avdrag hanteras inte automatiskt i arbetsboken. Instruktionen anger uttryckligen att ROT ska hanteras separat och kontrolleras mot Skatteverkets aktuella regler innan du räknar in avdraget. Lägg därför inte ett preliminärt ROT-belopp som om det vore en säker minskning av fakturan.

ROT gäller arbetskostnad, inte köksinredning, vitvaror eller material. Om arbetskostnaden är 40 000 kr och ett godkänt avdrag är 30 %, motsvarar det 12 000 kr, men du måste kontrollera villkoren, utrymmet och vem som äger bostaden innan kalkylen används som betalningsplan.

Kontrollera hantverkaren innan beställning

Instruktionen påminner dig om att kontrollera F-skatt, organisationsnummer och försäkring. Be också om en offert där arbete, material, betalningsvillkor och garantier framgår. Spara offert, faktura och kvitto som underlag.

Excel-filen använder engelska funktionsnamn och komma som argumentavskiljare. På en svensk dator visar Excel automatiskt motsvarande svenska namn, exempelvis LETARAD för VLOOKUP, SUMMA för SUM och OMFEL för IFERROR.

Det dyraste felet är ofta att en offert jämförs exklusive moms medan privatbudgeten tänks inklusive moms. En hantverksoffert på 60 000 kr exklusive moms blir 75 000 kr att betala. Utan kolumnen Budget inkl. moms ser du ett underskott på 15 000 kr först när fakturan kommer.

En totalsumma döljer dyra delposter

En köksrenovering kan se ut att ligga inom en ram på 150 000 kr, trots att el, VVS och vitvaror var för sig överskrider planen. Om budgeten är 14 000 kr för el men fakturan blir 15 200 kr är avvikelsen 1 200 kr inklusive moms. Upprepa samma miss på tio poster och 12 000 kr försvinner.

Ett annat vanligt problem är att material och arbete skrivs på samma rad. Då vet du inte om dyrare luckor, extra rördragning eller fler arbetstimmar orsakar avvikelsen. Mallen har separata kategorier, så använd dem i stället för att skriva Kök totalt.

Betalda fakturor som inte syns i likviditeten

En budgetpost kan vara klar utan att den är betald. Om fyra fakturor på 18 750 kr vardera är godkända men obetalda har du 75 000 kr i kommande utbetalningar. Markera därför betalstatus direkt när fakturan registreras.

Glöm inte underlagen. Ett kvitto utan tydlig leverantör eller en faktura där momsbeloppet saknas kan skapa problem vid kontroll, även om kalkylen är korrekt. Skriv Kvitto sparat eller Slutfaktura mottagen i kommentaren och spara originalet separat.

Försenad betalning kan dessutom ge påminnelseavgift på 60 kr och inkassoavgift på 180 kr. Det är små belopp var för sig, men fyra missade fakturor kan kosta 960 kr innan dröjsmålsränta.

Bestäm en fast tid varje söndag kväll eller direkt efter varje faktura. Lägg in nya offerter samma dag som du accepterar dem och uppdatera faktisk kostnad när kvittot finns, inte när renoveringen redan är avslutad.

Arbeta i samma ordning varje gång

• Registrera kostnadsposten och planerat datum.
• Välj kategori och leverantör eller hantverkare.
• Fyll i budget exklusive moms och status.
• Lägg till faktisk kostnad och betalstatus efter fakturering.
• Skriv en kort kommentar om offert, kvitto eller garanti.

Det tar normalt mindre än fem minuter att registrera en faktura på 8 000 kr. Väntar du tills 30 fakturor ligger i mejlen kan efterarbetet ta två timmar och flera belopp riskerar att hamna på fel kategori.

Kopiera inte de beräknade kolumnerna över inmatningen. Budgetbladet har formler i 100 rader, tabellområdet A1:O101, listval för kategori, status och betalstatus samt frysta rubriker vid A2. Lägg nya uppgifter i avsedda inmatningskolumner.

När kalkylbladet inte längre räcker

Vid 100 kostnadsposter, flera projekt eller löpande byggverksamhet bör du gå vidare till ett bokföringsprogram med leverantörsreskontra och digital kvittohantering. För en privat renovering med exempelvis 30–60 poster ger denna mall däremot tillräcklig kontroll utan att du behöver ett projektsystem.

Gå igenom Sammanfattning före varje större beställning. Om faktisk kostnad närmar sig total budget eller om flera kategorier visar överdrag, stoppa nya inköp tills du har uppdaterat kalkylen.