Renoveringsbudget Excel Mall - Gratis

1. Öppna fliken Renoveringsbudget. Bild 1 visar kolumnerna från ID och rum/område till ROT/RUT-avdrag, nettokostnad och kommentar.
2. Fyll i de gula inmatningsfälten för varje offert, inköp eller faktura. Börja med rum/område, kostnadskategori och leverantör/entreprenör.
3. Ange planerat datum, förfallodatum och budget exklusive moms i kronor. Skriv datum enligt formatet ÅÅÅÅ-MM-DD.
4. Välj 25 %, 12 % eller 6 % i kolumnen Moms %. Mallen räknar då fram budget inklusive moms automatiskt.
5. Registrera faktiskt belopp inklusive moms när fakturan kommer och välj betalstatus: Ej betald, Delbetald eller Betald.
6. Skriv uppskattat ROT/RUT-avdrag i kolumn O och lägg en kort förklaring i Kommentar. Avdraget är en beräkning, inte ett myndighetsbesked.
7. Gå till Översikt. Bild 2 visar nyckeltal, kostnader per kategori, postuppslag med ID samt två diagram som hämtar data från budgetbladet.

En renoveringsbudget används när kostnaderna kommer från flera håll: byggmaterial, hantverkare, transporter, tillstånd och kompletterande inköp. En privatperson använder den före säsongsstarten, medan en fastighetsägare eller redovisningsansvarig följer posterna varje vecka när projektet pågår.

På bild 1 syns fliken Renoveringsbudget med en rad per kostnad. Kolumn B anger rum/område, exempelvis Kök, Vardagsrum eller Badrum. Kolumn C delar upp kostnaden i Material eller Arbete, och kolumn D sparar leverantörens namn. Det gör att du kan se om ökningen kommer från snickeri, VVS eller inköp.

Så följer du ett projekt från offert till betalning

Ta en badrumsrenovering på 120 000 kr exklusive moms som exempel. Med 25 % moms blir budgeten 150 000 kr inklusive moms. Om fakturan senare blir 158 000 kr visar kolumn L en avvikelse på 8 000 kr och kolumn M cirka 5,33 %.

Fältet Förfallodatum är särskilt användbart för en kontorsansvarig på ett hantverksföretag eller en privatperson med flera delbetalningar. En snickare med fyra anställda kan registrera material från en bygghandel, arbetskostnad från underentreprenör och transport i separata rader i stället för att blanda ihop allt i en totalsumma.

Vad översikten faktiskt visar

Bild 2 visar fliken Översikt. Där summeras total budget inklusive moms, faktisk kostnad, total avvikelse, nettokostnad efter avdrag, genomsnittlig budgetpost, antal betalda poster och andel betalda poster.

Kategoridelen jämför Material, Arbete, Transport, Tillstånd och Övrigt. De två diagrammen bygger på data i kolumnerna R:T och A:C. Fliken Instruktioner, som visas i bild 3, förklarar inmatning, dokumentation och kontroll av avdrag.

Huvudregeln är att svensk moms är 25 %. Momsen är 12 % för bland annat livsmedel och restaurangtjänster och 6 % för bland annat böcker, persontransport och kultur. I en vanlig renovering är byggarbete och byggmaterial normalt 25 %, men du ska använda momssatsen på det faktiska underlaget.

Mallen låter dig välja 25 %, 12 % eller 6 % i kolumn I. Om du skriver 80 000 kr exklusive moms och väljer 25 % räknas kolumn J till 100 000 kr. Den nedladdade filen använder engelska Excel-funktioner och komma som argumentavskiljare; på svensk dator visar Excel automatiskt motsvarande svenska namn, exempelvis OM, SUMMA, MEDEL och OMFEL.

ROT-avdraget ska inte blandas ihop med momsen

ROT/RUT-avdraget i kolumn O minskar nettokostnaden efter faktura, men ändrar inte budgeten inklusive moms. Ett faktiskt belopp på 50 000 kr och ett uppskattat avdrag på 10 000 kr ger 40 000 kr i nettokostnad i kolumn P. Beloppet måste kontrolleras mot Skatteverkets aktuella villkor innan du räknar med det i finansieringen.

ROT gäller i huvudsak arbetskostnad, inte material eller resor. Be därför om en faktura där arbetskostnad, material, moms och avdrag framgår separat. Kontrollera också att entreprenören har F-skatt när det krävs och att betalningen kan kopplas till rätt kund och bostad.

Dokumentera varje kostnad

En faktura ska normalt innehålla säljarens och köparens namn och adress, organisationsnummer, löpande fakturanummer, fakturadatum, momssats och momsbelopp. För företag ska underlaget kunna kopplas till bokföringen och BAS-kontoplanen, medan en privatperson främst behöver kunna visa vad som betalats och vilket arbete som utförts.

Spara offerter, fakturor och betalningsbevis. Företagets bokföringsmaterial ska enligt bokföringslagen normalt arkiveras i sju år. Mallen är ett planerings- och uppföljningsverktyg, inte ett ersättningssystem för fullständig bokföring eller en ansökan om ROT.

Det första kostnadsproblemet är ofta att budgeten skrivs exklusive moms medan fakturorna jämförs inklusive moms. En offert på 40 000 kr exklusive moms blir 50 000 kr inklusive 25 % moms. Jämför du beloppen direkt ser det ut som en avvikelse på 10 000 kr trots att fakturan kan vara helt korrekt.

Små fel som snabbt blir dyra

Ett glömt transportpåslag på 2 500 kr per leverans blir 10 000 kr efter fyra leveranser. Om materialet dessutom ökar från 60 000 kr till 72 000 kr har projektet redan fått 22 000 kr högre faktisk kostnad än den ursprungliga budgeten.

En annan fälla är att lägga ROT-avdrag på hela fakturan. På en faktura på 80 000 kr kan bara arbetsdelen vara avdragsgrundande. Om arbetskostnaden är 32 000 kr och du felaktigt räknar avdrag på 80 000 kr blir finansieringsplanen missvisande med tiotusentals kronor.

Betalstatus får inte ersätta bankkontrollen

Markera inte en post som Betald bara för att fakturan är godkänd. En delbetalning på 30 000 kr av en faktura på 75 000 kr ska stå som Delbetald tills resterande 45 000 kr är betalt. Annars visar översikten för många betalda poster och likviditetsplaneringen blir fel.

Kontrollera också dubbla fakturor från samma leverantör. Två betalningar på 18 000 kr för samma målning ger en direkt kostnad på 18 000 kr och kräver återbetalning eller kreditering. Använd ID, leverantör, fakturanummer i kommentaren och förfallodatum som kontrollpunkter.

Avvikelseprocenten kräver en riktig grund

En budget på 0 kr eller en tom budget ska inte användas som jämförelse. Mallen lämnar avvikelsen tom när underlaget saknas och använder OMFEL i beräkningen av procent. Det är rättare än att visa 0 % och få en falsk bild av projektets kontroll.

Om en sen betalning leder till dröjsmålsränta beror beloppet på avtalet och räntelagen. Förfallodatumet i kolumn G hjälper dig att upptäcka risken innan kostnaden uppstår, men ersätter inte kontroll mot leverantörens villkor.

En renoveringsbudget fungerar bäst när du uppdaterar den vid samma tidpunkt som du ändå hanterar projektet. Sätt en fast genomgång varje fredag och en extra kontroll före varje större betalning. Tio nya poster à 3 000 kr ska in som tio separata rader, inte som en ospecificerad totalsumma på 30 000 kr.

Koppla uppdateringen till fakturahanteringen

När en offert godkänns fyller du i planerat datum och budget exklusive moms. När fakturan kommer registrerar du faktiskt belopp inklusive moms, förfallodatum, betalstatus och eventuell avdragsuppskattning. På så sätt blir skillnaden mellan planering och utfall synlig innan nästa delbetalning.

• Använd datumen i kolumnerna F och G som underlag för veckans betalningslista.
• Använd vallistan i kolumn I så att 25 %, 12 % och 6 % skrivs konsekvent.
• Skriv leverantörens namn på samma sätt varje gång för att förenkla uppföljningen.
• Beskriv ROT/RUT-bedömningen i Kommentar i stället för att bara skriva ett belopp.

Gör översikten till projektets kontrollpunkt

Öppna Översikt vid varje veckomöte och jämför total budget med faktisk kostnad. Om budgeten är 300 000 kr och faktisk kostnad redan är 285 000 kr innan hälften av arbetet är klart, behöver du stoppa nya beställningar och kontrollera återstående offerter.

Postuppslaget på bild 2 använder ett ID för att hämta rum/område, budget inklusive moms, faktisk kostnad och betalstatus. Det är användbart när du snabbt vill kontrollera en viss faktura utan att läsa igenom alla 110 rader.

När Excel inte längre räcker

En fil med 110 rader fungerar bra för ett avgränsat projekt. När flera personer redigerar samtidigt, fler än 110 poster behövs eller fakturor ska matchas automatiskt mot bokföringen bör du gå vidare till ett bokföringsprogram eller projektsystem.

Excel är rätt val när du behöver en tydlig budget och manuell kontroll. Det är fel val som enda system när du behöver attestflöden, ändringshistorik, integration mot bank eller säker hantering av många leverantörer.