Kontraktsregister Excel Mall

1. Öppna fliken Kontrakt och lägg in varje avtal på en egen rad. Fyll i kontrakts-ID, avtalsnamn, avtaletyp och vem avtalet gäller.
2. Registrera startdatum, slutdatum, förnyelsetyp och uppsägningstid. Då ser du direkt vilka avtal som kräver åtgärd inom 30, 60 eller 180 dagar.
3. Fyll i värde per år, moms och ansvarig. Då får du ett register som både ekonomi och verksamhet kan använda.
4. Gå till Sammanfattning och följ översikten. Där ser du snabbt hur många avtal som är aktiva, nära slutdatum eller riskklassade.
5. Använd Instruktioner när du lägger till nya avtal eller byter ägare på en flik. Håll samma struktur så att registret inte spårar ur efter några månader.
6. Uppdatera registret i samband med månadsavstämning eller inför årsbokslut. Det räcker ofta med 10 minuter om du håller det löpande uppdaterat.

Den här typen av mall används oftast av dig som sitter med inköp, administration eller ekonomi i ett litet företag. Det kan vara en kontorsansvarig på ett hantverksföretag med 4 anställda, en redovisningsansvarig i ett aktiebolag eller en egenföretagare som vill veta vilka avtal som löper ut före nästa fakturering.

Fliken Kontrakt i mallen speglar det som faktiskt behöver följas upp: kontrakts-ID, avtalsnamn, avtaletyp, leverantör eller kund, organisationsnummer, kontaktperson, e-post, startdatum, slutdatum och förnyelsetyp. När du dessutom fyller i värde per år på till exempel 120 000 kr eller 540 000 kr ser du direkt vilka avtal som påverkar likviditet och budget mest.

Bild 1 visar huvudregistret med 20 kolumner och tydliga rubriker i en rad. Det är rätt uppbyggt för den som hanterar 15 avtal, men även för den som har 100+ poster och behöver sortera fram allt som ska sägas upp inom 90 dagar.

Vem använder registret och när

Du använder det här inför månadsavstämning, inför leverantörsgenomgång och inför årsbokslut. Har du ett IT-avtal på 12 000 kr i månaden och ett hyresavtal på 45 000 kr i månaden räcker det med att missa ett slutdatum med 30 dagar för att du ska sitta fast i ännu ett kvartal eller ett helt år.

Vad Sammanfattning-fliken gör

Bild 2 visar översikten där du snabbt får kontroll utan att läsa varje rad. Det är den flik du ska öppna när du vill se läget på hela avtalsportföljen på under 1 minut.

Vad Instruktioner-fliken används till

Bild 3 är din korta arbetsrutin. Den är till för att du ska kunna lägga till nya avtal på samma sätt varje gång, i stället för att skapa egna varianter för varje medarbetare.

Ett kontraktsregister är inte bokföring, men det ska stödja bokföringen. Har du avtal som påverkar kostnaderna med 25 % moms, fasta månadsavgifter eller licenser på 96 000 kr per år, behöver du kunna matcha dem mot verifikationer, periodiseringar och leverantörsfakturor.

Om du driver aktiebolag är det ofta smart att använda registret som underlag inför bokslut och för att bedöma om ett avtal ska sägas upp eller omförhandlas. Ett avtal med 180 dagars uppsägningstid kräver att du agerar långt före slutdatum; väntar du till sista månaden kan du låsa dig till ytterligare 6 eller 12 månader helt i onödan.

I registret finns också organisationsnummer, kontaktperson och avdelning. Det är praktiskt eftersom samma leverantör ibland har flera avtal, och du annars lätt blandar ihop ett supportavtal på 24 000 kr med ett licensavtal på 84 000 kr.

Avtal som påverkar kostnader över tid

För återkommande kostnader är det bättre att hålla register i Excel än att förlita sig på minnet. Ett snitt på 7 avtal som förlängs automatiskt för 15 000 kr styck ger 105 000 kr per år, och då är det dyrt att missa en enda uppsägning.

Varför struktur slår fria anteckningar

Fasta kolumner för slutdatum, förnyelsetyp och status gör att du kan filtrera fram avtal som kräver åtgärd. Det är mycket bättre än en anteckningslista där du måste läsa varje rad manuellt.

När registret räcker och när du bör gå vidare

Har du 20 till 80 avtal fungerar Excel ofta bra. När du passerar 150 avtal, flera ansvariga och många olika förnyelseregler börjar ett ärendehanteringssystem eller ett avtalssystem ofta vara bättre än kalkylblad.

Det vanligaste felet är att slutdatum och uppsägningstid inte uppdateras. Om du har ett avtal på 36 000 kr per kvartal och missar 90 dagars uppsägningstid kan du lätt fastna för ytterligare 108 000 kr utan att egentligen vilja fortsätta.

Ett annat dyrt fel är att blanda ihop leverantörens namn med faktureringsuppgifter och organisationsnummer. Då blir det lätt fel när du ska matcha avtalet mot fakturan, särskilt om du har flera bolag eller flera avdelningar som köper samma typ av tjänst.

Bild 1 gör det tydligt varför tomma fält är farliga: utan status, risknivå och ansvarig ser du inte vad som kräver åtgärd. I små bolag blir det ofta en människa som tror att någon annan har koll, och då går förlängningen igenom med 12 månaders bindningstid.

Fel som leder till onödiga kostnader

En missad uppsägning på ett abonnemang för 8 000 kr i månaden kostar 96 000 kr på ett år. Har du dessutom 25 % moms på fakturan blir det 120 000 kr som lämnar företaget, och det är pengar du kunde ha frigjort till löner eller inköp.

Fel som gör registret oanvändbart

Om du inte använder samma format för datum, till exempel ÅÅÅÅ-MM-DD, blir sorteringen fel och du ser inte vilka avtal som går ut först. Då fungerar inte registret som styrverktyg, bara som en lista.

Det dyraste misstaget är att inte äga rutinen

Det är inte själva Excel-filen som gör skillnad, utan att någon faktiskt uppdaterar den. En kvart i månaden kan spara flera tiotusentals kronor per år om du fångar upp ett enda avtal i tid.

Lägg kontrollen till en befintlig rutin, helst samma dag som du ändå gör månadsavstämning eller går igenom leverantörsfakturor. Då slipper du skapa en extra arbetsuppgift som alltid blir bortglömd när det blir stressigt.

Det bästa är att uppdatera registret 1 gång i månaden och alltid börja med avtal som har 90 dagar eller kortare till slutdatum. Har du 40 avtal tar det ofta bara 10-15 minuter om uppgifterna redan ligger i rätt kolumner.

Bild 3 visar att Instruktioner-fliken ska vara enkel och kort. Det är den du följer när någon ny i företaget ska ta över registret, så att ni inte bygger olika arbetssätt beroende på vem som fyller i filen.

Tre vanor som gör att mallen lever

• Uppdatera registret samma dag som du hanterar fakturor eller attest.
• Sortera på slutdatum varje månad och börja med de 10 översta raderna.
• Markera avtal med hög risk eller kort uppsägningstid med röd status så att de syns direkt.

När du har vuxit ur Excel

Om du har många avtal med olika ägare, många bilagor och krav på påminnelser flera gånger per vecka är ett avtals- eller dokumenthanteringssystem ofta bättre. Men för ett mindre företag med 20-100 avtal är Excel ofta snabbare, billigare och fullt tillräckligt.

När påminnelserna blir fler än avtalen är nästa steg ofta att samla obetalda poster i en påminnelsefaktura-mall för att hålla koll på vad som ska följas upp.