Kreditfaktura Excel Mall

1. Öppna fliken Kreditfakturor och lägg in en rad per kredit. Fyll i kreditfaktura-ID, originalfaktura-ID, kund och belopp.
2. Kontrollera att datumformatet är ÅÅÅÅ-MM-DD. Då blir det enklare att sortera och följa upp betalningstider.
3. Fyll i momssats och låt momsbeloppet stämmas av mot rätt underlag. Vid 25 % moms på 12 500,00 kr exkl. moms blir momsbeloppet 3 125,00 kr.
4. Använd fliken Sammanställning för att se totalsummor och status. Där får du en snabb överblick över hela listan.
5. Läs fliken Instruktioner innan du börjar om du vill få samma arbetsflöde varje månad. Det sparar tid när flera kreditfakturor kommer samtidigt.
6. Håll fliken Kodlista uppdaterad om du vill använda fasta statusar eller orsaker. Då blir inmatningen mer konsekvent.

Fliken Kreditfakturor är själva arbetsytan i mallen. Där finns kolumner för Kreditfaktura-ID, Kreditfaktura-datum, Originalfaktura-ID, Kundnamn, Organisationsnummer, Beskrivning, Belopp exkl. moms, Momssats, Momsbelopp, Belopp inkl. moms, Orsak till kredit, Status, Förfallodatum, Betaldatum och Kommentar.

Bild 1 visar hur första fliken är uppbyggd med 19 kolumner och tydliga rubriker i en mörk toppremsa. Det här är praktiskt när du hanterar till exempel 20 returer i månaden eller när en webbutik med 300 ordrar behöver kreditera felplock snabbt.

Vem använder den här typen av lista

Det här är typiskt för en redovisningsansvarig i ett litet aktiebolag, en konsult som återbetalar en feldebitering eller en butik som krediterar returnerade varor. En snickare med 4 anställda kan till exempel kreditera 3 fakturor samma vecka efter en reklamation, och då är originalfaktura-ID och orsak till kredit det som räddar dig från misstag.

Varför datum och moms ska ligga på egen rad

Med separata fält för kreditdatum, förfallodatum och betaldatum ser du direkt om en kredit är hanterad eller bara skapad. När du lägger in 25 % moms på 12 500,00 kr exkl. moms blir det 15 625,00 kr inkl. moms, och då märks fel snabbt om totalsumman inte stämmer.

En kreditfaktura ska kunna kopplas till rätt originalfaktura och bokföras med tydlig verifikation. I praktiken betyder det att du behöver fakturanummer, datum, belopp och moms uppställda så att underlaget håller vid en kontroll från Skatteverket.

För bokföring gäller bokföringslagen med arkiveringsskyldighet i 7 år. Om du arbetar i ett aktiebolag behöver du dessutom ha ordning på organisationsnummer, löpande numrering och rätt momssats, eftersom moms normalt är 25 % men också kan vara 12 % eller 6 % beroende på vad som krediteras.

Vad som måste gå att följa upp

En kredit på 2 000,00 kr exkl. moms med 25 % moms ger 500,00 kr i moms och totalt 2 500,00 kr. Den siffran ska gå att följa i bokföringen, annars blir avstämningen mot resultaträkning och konto i BAS-kontoplanen onödigt tidskrävande.

När du ska vara extra noggrann

Om du driver enskild firma och hanterar många kundreturer nära momsdagen är det bättre att registrera kreditfakturor löpande än att vänta till månadens slut. En försening i underlaget kostar dig inte bara tid utan ökar risken för fel i momsdeklarationen, och en sen deklaration kan ge 500 kr eller 1 000 kr i förseningsavgift.

När kundreturerna ändå registreras löpande blir nästa steg att samla flera poster i samma underlag, och då passar en mall för samlingsfakturor bra för att hålla moms och avstämning samlad.

Det vanligaste felet är att kreditfakturan saknar koppling till originalfakturan. Då blir det svårt att visa varför du har krediterat, och du riskerar dubbel återbetalning, fel moms och onödigt letande i efterhand.

Ett annat fel är att blanda ihop belopp exkl. moms och belopp inkl. moms. Om du krediterar 10 fakturor à 1 250,00 kr exkl. moms med 25 % moms är det 12 500,00 kr i grundbelopp och 15 625,00 kr totalt, och en enda felsummering kan göra att avstämningen diffar med flera tusen kronor.

Typiska misstag i små företag

I ett litet bolag händer det ofta att kreditfakturor läggs i e-post, i ett bokföringsprogram och i en Excel-fil samtidigt. Det slutar med att samma kredit bokförs två gånger, vilket kan flytta resultatet med 2 500,00 kr per felrad och skapa merarbete när momsrapporten ska rättas.

Vad du vinner på att hålla statusfältet uppdaterat

Med statusfältet ser du om kreditfakturan är ny, skickad eller betald. Det är enklare än att leta i inkorgen, och när du har 40 kreditposter i månaden sparar du snabbt 1-2 timmar jämfört med manuell kontroll.

När statusen visar att en kreditfaktura blivit betald är nästa steg ofta att stämma av förfallna poster, och då passar en mall för påminnelser bra i samma rutin.

Lägg in kreditfakturorna samma dag som returen, prisjusteringen eller reklamationen sker. Då blir filen en del av din veckorutin i stället för en lista du försöker fylla i i efterhand.

Bild 2 visar sammanställningsfliken, där du snabbt kan läsa av totalsummor och status. Om du redan gör månadsavstämning eller momsdeklaration på fredagar är det smart att koppla in kreditlistan i samma arbetsmoment.

Så får du in vanan

• Kör listan direkt efter att en kredit uppstått, inte när månaden redan är stängd.
• Kopiera föregående rad eller föregående månad om du har liknande kunder och återkommande belopp.
• Använd fasta statusar så att du slipper fria texter som varierar från gång till gång.
• Kontrollera betaldatum en gång i veckan om du vill hålla koll på likviditet.

När kalkylbladet inte räcker längre

Har du många kreditfakturor, flera användare eller behov av attest ska du gå vidare till ett bokföringsprogram. För ett företag som passerar 100 kreditposter i månaden blir Excel ofta för trubbigt, särskilt om flera personer ska ändra samma underlag samtidigt.