Samlingsfaktura Excel Mall

1. Fyll i varje fakturarad på fliken Samlingsfaktura med kundnamn, organisationsnummer, ordernr och artikel/varubeskrivning.
2. Kontrollera att fakturadatum och förfallodatum är rätt satta. I mallen visas datum i formatet ÅÅÅÅ-MM-DD.
3. Ange antal, à-pris exkl. moms, rabatt % och moms %. Då räknas beloppen ut rad för rad.
4. Uppdatera betalstatus och betaldatum när kunden har betalat. Då ser du direkt vilka rader som fortfarande är öppna.
5. Gå till fliken Sammanfattning för att följa totaler för belopp exkl. moms, momsbelopp och belopp inkl. moms.
6. Kontrollera fliken Kunder & moms om du vill se kundernas uppgifter och hur momsen fördelar sig.
7. Läs Instruktioner om du vill anpassa raderna eller förstå hur mallen ska användas i praktiken.

Fliken Samlingsfaktura är byggd för dig som fakturerar flera leveranser eller orderrader till samma kund. En webbyrå med 12 projekt i månaden kan samla allt på en faktura i stället för att skicka 12 separata, och en snickare med 4 småjobb i veckan slipper dubbelregistrering.

Bild 1 visar kolumnerna från fakturanr till kommentar. Du fyller i kundnamn, organisationsnummer, ort och ordernr, sedan lägger du in artikelrader med antal, à-pris exkl. moms och rabatt %. Det gör att du kan hålla ordning på både belopp exkl. moms och belopp inkl. moms utan att räkna manuellt.

Så läser du uppställningen

De viktigaste fälten ligger längst till vänster, medan beräkningarna kommer längre åt höger. Det är en bra ordning om du vill kunna sortera på kund, betalstatus eller datum utan att bryta formelnivåerna.

När samlingsfaktura är rätt val

Den här typen av fakturering passar bäst när du har återkommande leveranser till samma kund under en månad. Har du 15 mindre leveranser à 800 kr exkl. moms blir en samlingsfaktura på 12 000 kr enklare att följa upp än 15 småfakturor.

En faktura ska innehålla säljarens och köparens namn, adress, organisationsnummer, fakturanummer, fakturadatum och momsbelopp specificerat. Det är grundnivån enligt Skatteverket, och i praktiken är det just de uppgifterna som brukar saknas när små företag får frågor i efterhand.

Standardmomsen är 25 %, men 12 % gäller bland annat livsmedel och restaurangtjänster och 6 % gäller till exempel böcker, tidningar, persontransport och kultur. Om du fakturerar 20 000 kr exkl. moms med 25 % moms blir momsen 5 000 kr och totalen 25 000 kr.

Så tänker du kring deklarationen

momsdeklaration lämnas till Skatteverket månadsvis, kvartalsvis eller helårsvis beroende på omsättning och redovisningsperiod. Har du 300 000 kr i momspliktig försäljning på en kvartal kan det snabbt bli 75 000 kr i utgående moms om allt ligger på 25 %.

När du ska vara extra noggrann

Det blir lätt fel när du blandar olika momssatser eller glömmer att beloppet ska anges både exkl. och inkl. moms. En felaktig samlingsfaktura kan bli en onödig rättelse mot Skatteverket, och då försvinner både tid och likviditet.

Det vanligaste felet är att kundens organisationsnummer eller fakturanummer blir fel, och då får du problem både i bokföringen och vid uppföljning. Ett annat klassiskt missöde är att en leverans hamnar på fel kund, vilket kan ge en kreditfaktura, omarbete och flera dagars extra handpåläggning.

Om du missar betalstatus på 10 fakturor à 4 000 kr exkl. moms har du plötsligt 40 000 kr i osäker likviditet. Det är pengar som borde ligga i kassan, inte i ett kalkylblad som ingen följer upp.

Vad sena betalningar kostar

En försenad momsdeklaration kan ge förseningsavgift på 500 kr, eller 1 000 kr om den lämnas riktigt sent. Lägg därtill dröjsmålsränta och extra tid för rättelser, så blir en slarvig fakturamiljö snabbt dyrare än att göra rätt från början.

Varför manuella listor blir fel snabbast

När du har 40-50 rader i en enkel lista är det lätt att tappa bort en betaldatumkolumn eller glömma en rabatt. Med samlingsfaktura i Excel kan du åtminstone se rad för rad vad som är öppet, men bara om du faktiskt uppdaterar status direkt när betalningen kommer in.

En sådan status blir tydligare när underlaget först stäms mot proformafaktura, så att öppna poster och redan fakturerade belopp inte blandas ihop.

Lägg arbetet direkt efter din vanliga månadskontroll, till exempel efter löneutbetalningen eller när du gör momsavstämningen. Om du gör det samma dag varje månad tar det ofta 15-20 minuter i stället för att bli en halvtimmes jakt på gamla mejl och underlag.

Bild 2 visar sammanställningen, där du snabbt kan läsa av totaler och betalningsläge. Bild 3 visar kund- och momsöversikten, som är bra när du vill se hur mycket som gått på 25 %, 12 % eller 6 %.

Tre enkla vanor som håller mallen levande

• Kopiera föregående månad som utgångspunkt om du har återkommande kunder.
• Använd datavalidering för datum och betalstatus så att inmatningen inte spårar ur.
• Färgmärk obetalda rader direkt, så att du ser dem utan att sortera om hela bladet.

När du har vuxit ur Excel

Har du hundratals fakturarader varje månad eller flera användare samtidigt är det läge att gå vidare till ett bokförings- eller faktureringssystem. För 20-50 rader i månaden räcker Excel ofta långt, men när volymen dubblas blir manuell hantering dyr i tid.

När volymen dubblas blir nästa praktiska steg ofta att skilja faktureringen från utlandsersättningar om resorna ska hanteras separat.