Löneunderlag Excel Mall

1. Öppna fliken Löneunderlag och fyll i varje anställd på en egen rad. Skriv period, namn, personnummer, roll och ort först så att underlaget blir spårbart.
2. Fyll i ordinarie bruttolön, övertid, frånvaro och eventuella tillägg. För en anställd med 38 000 kr i lön och 8 timmars övertid blir underlaget direkt tydligt i samma rad.
3. Kontrollera att semesterersättning och skatt anges korrekt. I mallen används procent och kronor så att du ser både beräkningsunderlaget och beloppet som ska vidare till lönekörningen.
4. Gå till fliken Sammanfattning för att se totaler per period. Där får du en snabb kontroll av lönekostnad, nettolön och arbetsgivaravgift innan utbetalning.
5. Läs fliken Instruktioner om du vill säkerställa att alla kolumner fylls rätt. Det sparar tid när du gör nästa månads löneunderlag.
6. Använd samma struktur varje månad och kopiera fliken för nästa period. Då håller du ordning från januarilön till årsbokslut utan att börja om från noll.

Ett löneunderlag är det arbetsdokument du fyller i innan du kör lön. Här samlar du ordinarie lön, övertid, frånvaro, semesterersättning och skatt för varje anställd, så att löneutbetalningen blir korrekt och spårbar.

I den här mallen är fliken Löneunderlag navet. Bild 1 visar kolumnerna för period, anställd, personnummer, roll, ort och alla löneposter som påverkar nettolönen. För en snickare med 4 anställda och 38 000 kr i månadslön vardera blir det snabbt tydligt vad som ska utbetalas och vad som ska rapporteras vidare.

Fliken som minskar handpåläggningen

Du slipper hoppa mellan anteckningar, mejl och lönesystem. Med en rad per person och period kan du lägga in 8 timmar övertid, 500 kr i semesterersättning eller 2 500 kr i ob-tillägg utan att tappa helheten.

Sammanfattningen som ger kontroll

Bild 2 visar översikten där du kan läsa av totalsiffror per period. Det är här du ser om lönekostnaden sticker iväg, till exempel när 6 anställda med 32 000 kr i lön plötsligt får 15 000 kr i extra ersättningar samma månad.

För löner handlar det inte bara om att betala ut rätt belopp. Du ska också ha underlag som går att följa, eftersom arbetsgivaren ska kunna visa hur lönen har räknats fram när AGI lämnas till Skatteverket varje månad.

I praktiken betyder det att du behöver skilja på bruttolön, skattepliktiga ersättningar och avdrag. Arbetsgivaravgiften ligger normalt på cirka 31,42 %, och semesterersättning används ofta med 12 % när ersättningen betalas ut i stället för ledighet.

Vad som måste vara tydligt i underlaget

Med ett underlag på 5 anställda och 40 000 kr i snittlön blir lönekostnaden snabbt över 200 000 kr före avgifter. Då är det värt att ha en mall som visar vad som är lön, vad som är tillägg och vad som ska till preliminär skatt.

Varför små företag tjänar mest på struktur

I ett aktiebolag med 25 000 kr i aktiekapital finns inget utrymme för slarv bara för att teamet är litet. Har du en enskild firma eller ett mindre bolag är huvudregeln enkel: den som ansvarar för lönerna ska kunna följa varje rad utan att behöva gissa.

När varje rad ska gå att följa utan gissningar blir nästa steg ofta att skilja ersättningar från förmåner, särskilt med en mall för tjänstebil som visar hur bilförmån ska hanteras i löneunderlaget.

Det vanligaste felet är att blanda ihop skattepliktiga ersättningar med rena utlägg eller att räkna fel på frånvaro. En missad övertidsrad på 1 800 kr eller en felaktig semesterersättning på 500 kr verkar liten, men den följer med hela vägen till nettolön, skatt och arbetsgivaravgift.

En försenad eller felaktig månadsrapport kan också bli en ren tidsförlust. Lämnas AGI för sent kan förseningsavgiften bli 500 kr, och om det drar ut riktigt långt kan den bli 1 000 kr.

Fel som ofta syns i små företag

Ett vanligt scenario är ett bolag med 3 personer där den ena har 8 timmar frånvaro och den andra 3 timmar övertid. Om du inte har ett strukturerat underlag kan du lätt missa 900 kr här och 1 200 kr där, vilket ger fel nettolön och fel arbetsgivaravgift på hela perioden.

Varför ett kalkylblad slår lösa anteckningar

Med en tydlig flik för inmatning och en sammanfattning för kontroll ser du avvikelser direkt. Det är mycket billigare att upptäcka ett fel i Excel än att rätta i efterhand när lönen redan är utbetald och rapporterad.

En sådan kontroll blir också en naturlig grund för att räkna fram underlaget för avgifter innan lönen rapporteras.

Lägg löneunderlaget på samma dag varje månad, gärna i anslutning till lönekörningen eller månadsavstämningen. Om du alltid fyller i uppgifterna den 20:e slipper du jaga siffror den 28:e när allt ändå ska ut.

Bild 3 visar instruktionsfliken där du kan följa samma steg varje gång. Det är enklare att kopiera föregående månads rad än att bygga om hela bladet, särskilt när du har 4 till 10 anställda och bara behöver uppdatera nya timmar och nya belopp.

Små genvägar som sparar tid

• Kopiera föregående månads flik och justera bara perioden.
• Använd dataverifiering så att period, belopp och procent skrivs i rätt format.
• Markera avvikelser med villkorsstyrd formatering när nettolön eller skatt blir ovanlig.

När du bör gå vidare till ett lönesystem

Har du många anställda, flera anställningsformer eller återkommande frånvaro blir Excel snart trångt. När du passerar ungefär 10-15 löner per månad är ett riktigt lönesystem ofta bättre än att fortsätta manuellt.