Lönerevision Excel Mall

1. Öppna fliken Lönerevision och fyll i medarbetarnas namn, avdelning, roll och nuvarande månadslön.
2. Välj eller kontrollera lönebudget per avdelning. I mallen finns en referenstabell för avdelningar och budgetprocent som stödjer uppslag.
3. Ange föreslagen höjning i procent och bedöm prestationsnivå. Det gör det lättare att motivera löneförslaget för varje person.
4. Granska kolumnerna för ny månadslön, löneökning i kr och budgetavvikelse. Där ser du direkt om förslaget håller sig inom ramen.
5. Öppna sammanställningen och kontrollera total ökning, snitt per medarbetare och hur stor del av budgeten som redan är använd.
6. Justera siffrorna innan lönebesked och lönekörning. En avvikelse på 2 000 kr per person blir snabbt 20 000 kr om du har 10 anställda.
7. Dokumentera beslutet i kommentarsfältet så att du kan följa upp nästa revision utan att börja om från noll.

Fliken Lönerevision är byggd för små företag som ska justera löner en gång om året, ofta i samband med budgeten eller inför ett nytt räkenskapsår. Den passar särskilt bra för en redovisningsansvarig i ett aktiebolag med 4-20 anställda, där varje höjning på 500 kr eller 1 000 kr per person märks direkt i kostnadsläget.

I mallen fyller du i nuvarande månadslön, föreslagen höjning i procent och en bedömning av prestation. Har du 8 anställda med en snittlön på 34 000 kr och höjer alla med 3,0 % blir kostnadsökningen 8 160 kr per månad, alltså 97 920 kr per år innan arbetsgivaravgift.

För vem den här fliken är gjord

Det här är rätt verktyg för dig som vill ha en enkel löneöversyn i Excel i stället för att sprida underlaget i mejl och anteckningar. En kontorsansvarig på ett hantverksföretag med 6 montörer kan snabbt se om ett förslag på 1 500 kr i höjning per person ryms inom budgeten.

Vad du ser i tabellen

Kolumnerna visar medarbetar-ID, namn, avdelning, roll, chef, ort, anställningsdatum, månadslön före revision, lönebudget %, föreslagen höjning %, ny månadslön, löneökning i kr, budgetavvikelse, prestationsnivå, marknadsjustering krävs? och kommentar. Det gör att du kan gå från löneförslag till beslutsunderlag utan att räkna om allt för hand.

Lönerevisionen i sig styrs inte av någon särskild mallregel, men löneuppgifterna du använder hänger ihop med svensk lönehantering. När du höjer lön påverkas AGI (arbetsgivardeklaration på individnivå) och arbetsgivaravgift, som normalt ligger på cirka 31,42 % för vanliga anställningar.

Om du höjer en lön från 30 000 kr till 31 500 kr blir ökningen 1 500 kr. Den verkliga kostnaden för arbetsgivaren blir då cirka 1 971 kr när arbetsgivaravgiften räknas med, vilket gör att en ”liten” höjning snabbt blir större än många tror.

Vad du behöver ha koll på i praktiken

Löneunderlag, beslut och kommentarer bör sparas tillsammans med övrig bokföring i 7 år enligt bokföringslagen. För ett aktiebolag är det extra viktigt att kunna visa varför en viss person fick 4,0 % och en annan 2,5 %, särskilt om du senare ska förklara kostnadsnivån i en årsredovisning eller vid en intern kontroll.

Om du arbetar i en enskild firma utan anställda behöver du inte tänka på AGI, men så fort du betalar lön till någon annan blir löneunderlaget skarpt. Då är det bättre att ha en tydlig Excel-rutin än att försöka minnas i efterhand vem som fick vad och varför.

För anställda som i stället väljer ledighet framför pengar kan samma struktur kompletteras med en mall för semesterväxling så att löneunderlaget fortfarande blir spårbart.

Det vanligaste felet är att höjningen räknas i kronor men budgeten följs i procent, eller tvärtom. En skillnad på bara 0,5 procentenheter på 12 anställda med 33 000 kr i snittlön blir cirka 1 980 kr per månad, alltså 23 760 kr på ett år.

Ett annat klassiskt fel är att en budgetavvikelse inte upptäcks förrän efter lönekörningen. Om 5 personer får 2 000 kr för mycket vardera har du tappat 10 000 kr direkt, och med arbetsgivaravgift blir det ungefär 13 142 kr i faktisk kostnad.

Typiska misstag i små företag

Många missar också att prestationsnivå och marknadsjustering måste gå att motivera internt. Om du inte dokumenterar varför en säljare får 4,0 % och en annan 2,0 % blir nästa revision bara en gissningslek, och den brukar sluta med fler fel än sparad tid.

Med mallen ser du snabbt om en höjning är rimlig i förhållande till avdelningens budget. Det är bättre att stoppa ett fel på 8 000 kr innan lönekörningen än att rätta det i efterhand, särskilt om du redan hunnit rapportera underlaget vidare.

Gör lönerevisionen till en fast punkt i kalendern, helst samtidigt som budgetarbete eller årsbokslut. Om du alltid arbetar igenom fliken samma vecka som löneöversynen ska beslutas minskar risken att någon glöms bort eller att gamla siffror används.

Det smartaste är att kopiera föregående års flik och bara uppdatera löner, budgetprocent och kommentarer. Då slipper du bygga om allt från början, och en revision för 10 anställda tar ofta 30-45 minuter i stället för flera timmar.

Så håller du filen användbar längre

• Använd dataverifiering för avdelning och prestationsnivå så att inmatningen blir konsekvent.
• Lägg in villkorsstyrd formatering som markerar avvikelser över budget i rött.
• Uppdatera referenstabellen när din organisation ändras, till exempel när IT eller Försäljning får ny budgetnivå.
• Flytta vidare till ett lönesystem när du har många anställda, flera lönetyper eller behov av automatiska lönebesked.

För ett bolag med 3-15 anställda räcker Excel långt, men när du börjar hantera kollektivavtal, frånvaro och avancerad semesterhantering blir ett riktigt lönesystem oftast bättre än ett kalkylblad.