Karensavdrag Excel Mall

1. Öppna fliken Inmatning och lägg in varje sjukfrånvarotillfälle på en egen rad. Fyll i datum, medarbetare, lön och frånvaroperiod.
2. Kontrollera att personnummer, avdelning och anställningsform är rätt. Det gör det lättare att hitta rätt rad när du ska följa upp lön och frånvaro.
3. Fyll i karensgrund och övriga belopp enligt din löneberäkning. Mallen är uppbyggd för att du ska kunna jämföra grund, beräknat karensavdrag och utbetald sjuklön.
4. Gå till Sammanfattning och kontrollera att totalsummor och avdrag ser rimliga ut. Där ser du snabbt om en månad sticker ut.
5. Följ Instruktioner om du är osäker på hur raderna ska tolkas. Det sparar tid när du återkommer nästa månad.
6. Uppdatera mallen varje lönekörning och spara en kopia per månad. Då får du ett historiskt underlag om någon frågar i efterhand.

Den här mallen är för dig som sköter lön i ett litet aktiebolag, i en enskild firma med anställda eller som löneansvarig i en förening. När någon är sjuk måste du få fram rätt karensavdrag, och samtidigt hålla koll på sjuklön dag 1-14. Ett fel på 1 200 kr per månad blir snabbt 14 400 kr på ett år om du gör samma misstag varje lönekörning.

Fliken Inmatning är byggd för vardaglig lönehantering

I fliken Inmatning (bild 1) fyller du i datum för frånvaro, medarbetare, personnummer, avdelning, ort, anställningsform, månadslön eller timlön, arbetstid per dag, frånvaro start och slut samt orsak. Det gör att du kan följa ett ärende från första sjukdagen till utbetalningen utan att leta i gamla lönelistor. För ett team med 8 anställda och 2 sjukfall i månaden blir det 24 rader per kvartal, alltså precis den mängd som fortfarande fungerar i Excel utan att bli rörig.

Sammanfattningen hjälper dig att hitta avvikelser snabbt

Bild 2 visar översikten där du ser hur beloppen hänger ihop. Det är bättre än att räkna manuellt i huvudräkning eller i ett separat anteckningsblock, särskilt om du har olika arbetstider, till exempel 6 timmar per dag för en deltidsanställd och 8 timmar för en heltidsanställd. Om du jämför 3 sjukdagar med 12 sjukdagar i samma vy ser du snabbt om något avvikande belopp har smugit sig in.

När du ser hur 3 sjukdagar skiljer sig från 12 blir nästa steg att samla uppgifterna i ett sjuklöneunderlag som visar beloppen tydligt för varje avvikelse.

Karensavdrag infördes för att ersätta den gamla karensdagen. Avdraget ska motsvara 20 % av den sjuklön som den anställda normalt skulle ha fått under en genomsnittlig arbetsvecka. För dig som räknar lön betyder det att underlaget måste vara konsekvent, annars blir både avdrag och utbetalning fel från början.

Räkna på rätt underlag från start

Om en medarbetare har 34 000 kr i månadslön och 8 timmars arbetsdag ska du inte gissa dig fram. Med cirka 31,42 % i arbetsgivaravgift och sjuklön dag 1-14 blir varje fel i grundvärdet dyrt, både i tid och i rättelsearbete. Ett avdrag som blir 300 kr för lågt varje månad ger 3 600 kr per år och kan dessutom skapa missnöje i lönespecifikationen.

Spara underlaget enligt bokföringskraven

Även om karensavdraget i sig hör till lön ska underlagen sparas ordentligt. Löneunderlag, verifikationer och rapporter ska kunna följas i minst 7 år enligt bokföringslagen. Det är därför smart att använda ett kalkylblad där varje rad har datum, orsak och kommentar, så att du kan visa vad som låg bakom beloppet om någon frågar i efterhand.

För att få en komplett lönebild behöver även underlaget för arbetsgivaravgift sparas tillsammans med dessa rapporter.

Det vanligaste felet är att karensavdraget räknas på fel lön eller fel arbetstid. Om du blandar ihop månadslön på 31 000 kr med en deltidsanställds 6 timmar per dag kan avdraget bli för högt eller för lågt direkt. Ett sådant fel märks ofta först när medarbetaren säger till, och då har du redan gjort om lönekörningen.

Fel i sjuklön märks snabbt på kontot

Om sjuklön dag 1-14 blir fel med 800 kr för en person och du har 5 liknande fel under ett år landar du på 4 000 kr i rena avvikelser. Det är inte bara pengar, utan också tid: en rättelse i lön kan ta 20-30 minuter per person när du ska justera underlag, kontrollera AGI och stämma av mot lönespecifikationen. För ett litet företag med 4 anställda blir det lätt en halv arbetsdag som försvinner i onödan.

Undvik manuella genvägar utan kontroll

Det är sällan värt att skriva karensavdrag i ett fritt textfält eller i en separat notering. Du vill ha samma struktur varje gång, annars missar du lätt en frånvarodag, ett datum eller en kommentar om feber, ryggskott eller VAB-liknande frånvaro som egentligen ska hanteras annorlunda. En fast mall ger färre fel och bättre spårbarhet än lösningar som bygger på minnet hos den som råkar sitta med lönekörningen.

Den här typen av mall fungerar bäst när den kopplas till en återkommande rutin. Kör du lön den 25:e varje månad ska du också uppdatera karensavdrag samma dag, innan filen lämnas vidare eller sparas i arkivet. Om du väntar tills någon frågar i efterhand tar det ofta dubbelt så lång tid att hitta rätt uppgift.

Bygg in mallen i lönearbetet

Gör det till en vana att kopiera föregående månads flik och bara uppdatera nya sjukfall. För ett företag med 12 anställda och i snitt 3 frånvarotillfällen per månad sparar du lätt 30-45 minuter varje lönekörning jämfört med att börja om från noll. Lägg gärna in dataverifiering så att namn, avdelning och anställningsform blir konsekventa.

När du har vuxit ur Excel

Om du börjar hantera många deltider, olika schema och återkommande sjukfall blir ett löneprogram ofta bättre än ett kalkylblad. Men så länge du har begränsat antal anställda och vill hålla nere kostnaden är en bra Excel-mall fullt tillräcklig. Då får du kontroll utan att betala för ett system som du ändå bara använder till en liten del.