Anställningsavtal Excel Mall

1. Fyll i fliken Avtal med namn, personnummer, befattning, anställningsform och startdatum. Lägg in slutdatum bara om anställningen är tidsbegränsad.
2. Fyll i lön, sysselsättningsgrad, semesterersättning och tjänstepension. Om du betalar 30 000 kr i månadslön och 4,5 % pension blir pensionskostnaden 1 350 kr per månad.
3. Markera om F-skatt har kontrollerats och skriv noteringar om kollektivavtal, provanställning och uppsägningstid.
4. Gå till fliken Lönevillkor_och_kostnader och kontrollera att de sammanräknade kostnaderna stämmer mot ditt löneunderlag.
5. Använd fliken Sammanfattning för att se hur många avtal som är aktiva, hur många som ligger i provanställning och hur stor den totala lönekostnaden är.
6. Öppna Instruktioner när du vill uppdatera nya anställningar, byta status eller följa samma rutin varje månad.
7. Spara filen efter varje lönekörning så att du alltid har en aktuell version inför nästa kontroll mot Bolagsverket, löneadministrationen eller intern genomgång.

Fliken Avtal är själva registret. Där fyller du i Avtal_ID, personnummer, befattning, avdelning, ort, anställningsform, startdatum och slutdatum. Bild 1 visar hur kolumnerna ligger på rad 2 och hur du matar in en person per rad, vilket gör att du kan hålla ordning på 10, 50 eller 200 avtal utan att tappa överblicken.

Det här är typiskt för ett litet aktiebolag med 4 anställda, där en snickare kan ha 32 000 kr i månadslön, 12 % semesterersättning på timanställda och 4,5 % tjänstepension på vissa roller. Har du 8 personer och bara en som går på provanställning sparar du tid direkt när du ska se vem som har 6 månaders provanställning och 3 månaders uppsägningstid.

Vad som ska in i varje rad

Du behöver inte skriva långa texter. Skriv det som faktiskt styr avtalet: om anställningen är tillsvidare eller tidsbegränsad, om sysselsättningsgraden är 75 % eller 100 %, och om F-skatt har kontrollerats för konsult eller uppdragstagare. På en svensk dator visas svenska funktionsnamn som SUMMA och OM automatiskt, men filen använder den internationella standarden i bakgrunden.

När du behöver den här typen av register

Den här mallen passar när du anställer någon mitt i månaden, när du förlänger en provanställning eller när du ska stämma av avtalsvillkor inför lönekörningen. Om du bara har 1-3 anställda är Excel ofta snabbare än ett tungt personalsystem, men när du börjar få många samtidiga ändringar blir ett riktigt lönesystem bättre.

Ett anställningsavtal ska i praktiken innehålla vem som är arbetsgivare, vem som är arbetstagare, befattning, lön, anställningsform, arbetstid och hur länge anställningen gäller. För löneadministration behöver du dessutom ha koll på arbetsgivaravgift på cirka 31,42 %, AGI varje månad och att semesterlagen ger 25 semesterdagar samt semesterersättning på 12 % för många timanställningar.

Om du har 30 000 kr i månadslön blir arbetsgivaravgiften cirka 9 426 kr, alltså en verklig månadskostnad på ungefär 39 426 kr innan eventuell tjänstepension. Lägg du till 4,5 % tjänstepension blir det ytterligare 1 350 kr, så samma anställda kostar runt 40 776 kr per månad innan frånvaro, försäkringar och andra tillägg.

Regler som du måste hålla ordning på

Företaget ska kunna visa upp löneunderlag, anställningsvillkor och underlag för skatt och avgifter. För faktura- och löneflöden är det också viktigt att ha organisationsnummer, korrekta löneuppgifter och tydliga perioder, särskilt om du hanterar både timlön och månadslön i samma verksamhet.

När aktiebolag och enskild firma tänker olika

I enskild firma bär du det personliga ansvaret, medan ett aktiebolag har 25 000 kr i aktiekapital och ett begränsat ansvar. För dig som har personal i ett litet bolag är det nästan alltid smartare att hålla anställningsavtal, lönekostnader och status samlat från start, annars blir det dyrt att reda ut fel när lönen redan är körd.

Det vanligaste felet är att du skriver avtal, men glömmer att fylla i uppsägningstid, provanställning eller slutdatum. Det ser oskyldigt ut tills du står där med en uppsägning som skulle ha varit 1 månad men som i praktiken blivit 3 månader, och då kan lönekostnaden springa iväg med 30 000 kr per månad för en person du inte längre behöver.

Ett annat klassiskt misstag är att inte skilja på timlön och månadslön. Har du 120 timmar på en timanställd till 180 kr i timmen blir det 21 600 kr, och lägger du till 12 % semesterersättning blir kostnaden 24 192 kr innan arbetsgivaravgift; med avgifterna inräknade hamnar du över 31 000 kr.

Det som brukar gå snett i praktiken

Fel AGI-underlag kan ge onödigt strul mot Skatteverket, särskilt om du blandar utlägg, lön och ersättningar i samma rad. Missar du dessutom att markera avtalsstatus kan en tidigare anställd ligga kvar som aktiv, vilket gör att du tror att du har en person mer i organisationen än du faktiskt har.

Vad det kostar när det blir fel

En sen eller felaktig löneuppgift leder ofta till extra timmar för rättelser, och rättelser kostar nästan alltid mer än att göra rätt från början. Om du lägger 2 timmar på att rätta ett fel med intern tid à 700 kr per timme är du redan uppe i 1 400 kr, och då har du inte räknat med stressen eller risken för följdfel i nästa lönekörning.

När felräkningen redan har blivit dyr är nästa känsliga post ofta en mall för förmånsbil, eftersom förmånsvärdet också måste landa rätt i löneunderlaget.

Bästa rutinen är att uppdatera mallen samma dag som någon anställs, ändras i tjänst eller får ny lön. Lägg det som en fast punkt i samband med lönekörningen, så att du exempelvis varje den 25:e i månaden går igenom nya avtal, ändrade uppgifter och avslutade anställningar.

Har du 6 anställda och lägger 5 minuter per avtal blir uppdateringen bara 30 minuter. Väntar du i stället en månad kan det bli en timme eller mer, eftersom du då måste leta i gamla mejl, kontrollera datum och dubbelkolla vad som faktiskt gällde.

Två enkla vanor som håller filen i bruk

• Kopiera föregående rad när du lägger in en ny anställd, så att samma struktur följer med och du slipper skriva om allt från början.
• Använd datavalidering och tydliga statusvärden, till exempel Aktiv, Pausad och Avslutad, så att du inte blandar ihop gamla och nya avtal.
• Färgmärk avtalsstatus så att provanställningar och slutdatum syns direkt när du öppnar filen.

När du ska gå vidare till ett system

När du börjar närma dig 20-30 anställda, flera lönearter och många frånvarotyper är Excel ofta för tunt. Då är det bättre att gå över till ett lönesystem, men tills dess är den här mallen ett bra sätt att hålla ordning utan att betala för mer än du behöver.

När löneunderlaget växer är nästa naturliga steg också att räkna rätt på arbetsgivaravgifter, eftersom de snabbt blir en del av den totala kostnaden per anställd.