Materiallista bygg Excel Mall

1. Öppna fliken Materiallista och byt projektnamnet i rubriken från Villa Ekbacken till ditt eget projekt.
2. Registrera varje materialrad med ett löpande nummer, kategori, artikel, leverantör och rätt enhet, exempelvis m3, st, m2 eller rulle.
3. Fyll i antal och pris per enhet i kronor. Ange rabatt i procent som ett tal, till exempel 5 för 5 %.
4. Välj eller skriv aktuell status, till exempel ej beställd, beställd, levererad eller restnoterad, och ange beställnings- och leveransdatum i formatet ÅÅÅÅ-MM-DD.
5. Skriv särskilda villkor i Anteckning, exempelvis leverans med pump, impregnerat virke eller tegelröd kulör.
6. Kontrollera fliken Sammanfattning före beställning och jämför totalsumman med projektets budget.
7. Följ fliken Instruktioner när du kopierar mallen till ett nytt projekt eller behöver ändra en befintlig materialrad.

En materiallista är mest användbar innan första beställningen, men den ska leva vidare under hela produktionen. En egenföretagare med enskild firma kan använda den när offerten blir en inköpsplan, medan en redovisningsansvarig i ett aktiebolag kan stämma av beställningarna mot leverantörsfakturorna inför månadsbokslutet.

Från kalkyl till beställning

En snickare med fyra anställda kan exempelvis lägga in 220 reglar, 140 konstruktionsvirken och 950 takpannor som separata rader. Om 220 reglar kostar 42 kr styck blir inköpsvärdet 9 240 kr före rabatt; med 0 % rabatt ska samma belopp kunna matchas mot orderbekräftelsen.

Kontorsansvarig på ett hantverksföretag kan sortera listan efter kategori och leveransdatum inför veckans arbetsplanering. Material som ska levereras på måndag måste vara bekräftat före fredagens beställningsgenomgång, särskilt när bygglaget står stilla om en saknad pall kostar 8 000 kr i arbetskostnad per dag.

När behovet är störst

Vid säsongsstarten på våren fylls listan ofta på för flera projekt samtidigt. Under löpande arbete används den vid veckomötet, och inför momsdeklarationen kan du jämföra materialinköpen med leverantörernas fakturor och bokföringen.

En privatperson som renoverar ett badrum kan använda samma upplägg för tätskikt, kakel, fix, fog och rördelar. En kostnad på 35 000 kr för material blir enklare att kontrollera när varje mängd och enhetspris finns på en egen rad i stället för i en offert som bara visar en klumpsumma.

Materiallistan är ett planeringsverktyg, inte en bokföringsverifikation. När en leverantörsfaktura kommer ska den bokföras löpande enligt bokföringslagen och normalt konteras med BAS-kontoplanen; kalkylbladet ersätter inte fakturan, orderbekräftelsen eller annat underlag.

Moms och byggtjänster

Standarden för moms är 25 %. Livsmedel och restaurang- eller cateringtjänster har 12 %, medan böcker, persontransport och kultur normalt har 6 %, men byggmaterial ligger normalt på 25 %. Ett inköp på 40 000 kr exklusive moms ger 10 000 kr ingående moms och 50 000 kr att betala inklusive moms.

Vid omvänd skattskyldighet inom bygg kan det vara byggtjänsten, inte materialförsäljningen, som styr fakturans momshantering. Kontrollera därför att fakturan anger rätt köpare, säljarens och köparens namn och adress, organisationsnummer, löpande fakturanummer, fakturadatum, momssats och momsbelopp när moms ska tas ut.

Dokumentation och företagsform

Enskild firma kräver inget aktiekapital men du har personligt ansvar. Ett aktiebolag kräver 25 000 kr i aktiekapital och har normalt begränsat ansvar; valet ändrar inte kravet på att spara bokföringsmaterial i sju år enligt bokföringslagen.

Momsdeklarationen lämnas till Skatteverket månadsvis, kvartalsvis eller årsvis enligt företagets registrerade redovisningsperiod. För materiallistan betyder det att du bör låsa och spara projektets inköpsunderlag efter varje beställningsperiod, inte skriva över gamla priser när en ny leverans kommer.

När inköpsunderlagen väl är sparade blir nästa steg att samla uppgifterna på en faktura för rotavdrag så att arbetet kan stämmas av mot momsen i samma projekt.

Det dyraste felet är ofta inte ett felstavat artikelnamn utan att enheten blir fel. Registrerar du 18 m3 betong som 18 st eller blandar meter och styck kan inköpssumman bli helt missvisande. För 18 m3 à 1 850 kr är korrekt grundkostnad 33 300 kr; en extra nolla i antal gör felprognosen 333 000 kr.

Rabatter som inte går att följa

En rabatt ska kopplas till rätt prisrad och anges konsekvent som procent. Om 12 rullar underlagspapp kostar 650 kr och rabatten är 5 % blir nettot 7 410 kr, inte 7 800 kr; skillnaden 390 kr är liten på en rad men stor när 40 materialposter behandlas på samma sätt.

Jag har sett byggföretag lägga leverantörens nettopris i kolumnen Pris/enhet och dessutom fylla i rabatt. Då dras rabatten två gånger. Välj ett arbetssätt: ange bruttopris och rabatt i mallen, eller ange nettopris och sätt rabatt till 0 %.

Beställning utan leveranskontroll

En beställning utan datum blir snabbt en produktionsrisk. Om takpannor för 17 100 kr är markerade som beställda men saknar beräknad leverans upptäcks restnoteringen först när montörerna står på taket.

Glöm inte heller att stämma av fakturan mot levererad mängd. En faktura på 320 m2 mineralull när bara 300 m2 levererats kan ge 1 900 kr för hög betalning vid ett pris på 95 kr per m2. Markera avvikelsen i Anteckning och rätta underlaget innan fakturan attesteras.

Försenad momsdeklaration kan dessutom ge 500 kr i förseningsavgift, eller 1 000 kr om den lämnas riktigt sent. Materiallistan stoppar inte avgiften, men en fast avstämning mot bokföringen minskar risken att kostnadsunderlag saknas när deklarationen ska lämnas.

En dagrapport för bygg samlar då dagens leveranser, avvikelser och kostnadsunderlag så att både fakturan och momsredovisningen går att stämma av i efterhand.

En mall sparar bara tid om den öppnas vid samma tillfälle varje vecka. Lägg 20 minuter på fredagen före beställning och gå igenom status, saknade priser, kommande leveranser och rader där anteckningen kräver åtgärd.

Koppla listan till befintliga arbetsmoment

På ett litet byggföretag fungerar det bäst att uppdatera materiallistan direkt efter arbetsledarens veckomöte. På månadens sista arbetsdag kan du sedan stämma av beställda material mot leverantörsfakturor innan redovisningen och momsdeklarationen sammanställs.

• Kopiera föregående månads flik till ett nytt projekt eller en ny etapp och radera bara inaktuella rader.
• Använd dataverifiering för status så att du inte blandar Levererad, levererad och Klart.
• Lägg villkorsstyrd formatering på beräknad leverans så att passerade datum får en tydlig varningsfärg.
• Lås rubrikraden och använd filter när listan passerar 50 materialrader.

Excel eller inköpssystem?

För ett projekt med 30–100 materialrader är Excel ofta snabbare än ett tungt system. När tre arbetsledare uppdaterar samma lista, när lagersaldon ska synkas eller när du hanterar 300 orderrader per månad bör du gå vidare till ett inköps- eller affärssystem med behörigheter och historik.

Den nedladdade filen använder engelska standardnamn på Excel-funktioner och komma som argumentavskiljare. På svensk Excel visas funktionerna automatiskt med svenska namn, exempelvis OM, SUMMA, SUMMA.OM och OMFEL; decimaler skrivs med komma och tusental med mellanslag.