Proformafaktura Excel Mall

1. Öppna fliken Proformafaktura och fyll i kundens namn, datum och referens. Börja med de fasta uppgifterna så att underlaget blir spårbart.
2. Lägg in artikelrader, antal och á-pris. Kontrollera att varje rad har rätt momsunderlag och rätt belopp.
3. Kontrollera summeringen på fliken Sammanfattning. Där ser du snabbt totalsumma, eventuell moms och slutbelopp.
4. Läs fliken Instruktioner innan du skickar filen vidare. Den förklarar hur mallen är tänkt att användas i praktiken.
5. Spara en kopia per order eller kund. Då slipper du skriva om samma grunddata när du gör nästa proformafaktura.
6. Skriv ut eller exportera PDF när allt stämmer. Använd samma version som arbetskopia och som underlag i din administration.

Proformafakturan används när du vill visa vad en leverans eller order kommer att kosta innan du skickar en riktig faktura. För många småföretag är den vanligast vid export, förskottsbetalning eller när kunden vill ha ett tydligt prisunderlag före beställning.

Om du säljer en maskin för 48 000 kr exkl. moms och kunden vill godkänna köpet innan leverans, är proformafakturan rätt dokument. Den visar pris, moms och villkor utan att bokföras som en vanlig försäljning, vilket gör den praktisk i säljflödet.

Fliken Proformafaktura innehåller själva underlaget

I fliken Proformafaktura fyller du i uppgifterna som ska stå i dokumentet. Det är där du samlar kundnamn, datum, radposter och totalsumma så att allt blir samlat på en sida i stället för utspritt i flera filer.

Bild 1 visar hur arbetet är uppställt

Bild 1 visar en tydlig arbetsyta med kolumner, rubriker och tomma rader för ifyllnad. Den typen av upplägg sparar tid när du ska hantera 10, 20 eller 50 order samma månad, eftersom du slipper bygga om formatet varje gång.

Sammanfattningen gör kontrollen snabb

Fliken Sammanfattning är till för att du snabbt ska se att belopp, antal och eventuell moms hänger ihop. En snickare med 4 anställda som gör underlag till två större jobb i veckan tjänar på att kunna kontrollera allt på 30 sekunder i stället för att leta i flera dokument.

En proformafaktura är inte samma sak som en vanlig faktura enligt moms-reglerna. Den används som ett förhandsdokument och ska inte blandas ihop med fakturor som faktiskt bokförs och ligger till grund för redovisning till Skatteverket.

För vanliga fakturor krävs bland annat säljarens och köparens namn, organisationsnummer, löpande fakturanummer, fakturadatum samt momsbelopp specificerat. Om du i stället skickar ett proformaunderlag är huvudregeln att det ska framgå tydligt att det är just en proforma och inte en skarp faktura.

Skillnaden mot en riktig faktura är viktig

En vanlig faktura skapar bokföringsunderlag och påverkar din resultaträkning, medan proformafakturan främst används för information och godkännande. Det gör stor skillnad om du arbetar med export eller förskott, där kunden behöver ett underlag men ännu inte ska betala mot en slutlig faktura.

Momssatsen följer den vara eller tjänst du säljer

I Sverige är standardmomsen 25 %, men vissa varor och tjänster har 12 % eller 6 %. Om du till exempel säljer en tjänst för 10 000 kr exkl. moms blir momsen 2 500 kr vid 25 %, och totalsumman 12 500 kr; samma struktur går att läsa av tydligt i mallen innan du skickar något vidare.

För enskild firma och aktiebolag gäller samma ordning i dokumentet

Oavsett om du driver enskild firma eller aktiebolag är det klokt att hålla underlaget rent och spårbart. En proformafaktura som är tydligt märkt minskar risken för att du råkar bokföra ett preliminärt besked som en verklig försäljning.

När underlaget också ska omfatta resa och uppehälle vid arbete utomlands blir en mall för traktamente utomlands ett naturligt komplement till den tydliga uppdelningen.

Det vanligaste felet är att proformafakturan ser ut som en vanlig faktura och därför hamnar fel internt hos kund eller i din egen administration. Då kan en order på 24 000 kr fastna i väntan på betalning trots att den bara skulle vara ett underlag inför köpbeslut.

Ett annat typiskt misstag är att belopp eller moms räknas fel. Om du missar 25 % moms på en affär med 40 000 kr i varuvärde blir diffen 10 000 kr, och det är inte småpengar när kunden redan har fattat beslut utifrån siffrorna.

Otydliga rader leder till onödiga frågor

När artikelrader saknar antal, enhetspris eller tydlig beskrivning blir det lätt returfrågor. En webbutik med 300 ordrar i månaden kan tappa mycket tid om bara 5 % av underlagen behöver rättas, eftersom 15 extra ärenden snabbt äter upp en halv arbetsdag.

Fel underlag kan störa både bokföring och betalningsflöde

Om en proformafaktura blandas ihop med en riktig faktura kan den hamna fel i bokföringen eller skickas vidare till kundens betalningsrutin för tidigt. Då får du mer mejl, fler rättelser och i värsta fall ett kassaflöde som ser bättre ut på papper än i verkligheten.

Små fel blir dyra när du gör många underlag

Om du gör 40 proformafakturor i månaden och varje rättning tar 6 minuter, försvinner 4 timmar per månad. Det är exakt den typen av tidstapp som en bra mall ska ta bort, inte skapa.

När många underlag ska hållas isär blir en samlad faktureringsmall ett naturligt nästa steg för att minska risken för sammanblandning och rättelser.

Koppla användningen till en återkommande punkt i veckan, till exempel när du går igenom nya order eller förbereder leveranser. Då blir mallen en del av din vanliga arbetsgång i stället för ännu en fil som ligger och skräpar på skrivbordet.

Det smartaste är att alltid utgå från samma kopia och bara byta kund, datum och radposter. Om du gör 15 underlag per månad sparar du snabbt 1-2 minuter per dokument jämfört med att bygga varje proformafaktura från noll.

Bygg en enkel rutin kring dina order

För småföretag fungerar det bäst att fylla i mallen direkt när offerten blir accepterad eller när förskott ska begäras. Då slipper du jaga gamla mejl senare och riskera att belopp eller villkor inte stämmer.

Använd samma mall tills behovet växer

När du börjar hantera väldigt många order, flera säljare eller avancerade flöden med e-faktura och integrationer kan ett bokföringsprogram eller affärssystem vara bättre. För 20-50 underlag i månaden räcker ett välbyggt kalkylblad långt, men när administrationen börjar styra arbetsdagen är det dags att gå vidare.

Håll koll på versionen

Spara en arbetskopia per kund eller projekt och lämna originalmallen orörd. Då slipper du att gamla priser, rabatter eller leveransvillkor råkar följa med in i nästa dokument.