Ackordssedel Excel Mall

1. Fyll i varje arbetspass på fliken Ackorddata. Ange datum, projekt, medarbetare, arbetsmoment, antal enheter och normtid per enhet.
2. Kontrollera att ackordstid, timlön grund, ackordsfaktor och tillägg stämmer mot ert avtal eller era interna villkor.
3. Lägg in övertidstillägg och OB-tillägg när det finns sådana ersättningar. Då blir summan före skatt mer korrekt direkt i listan.
4. Gå till fliken Sammanfattning och stäm av totalsummorna innan du använder uppgifterna i lön eller intern uppföljning.
5. Använd fliken Instruktioner om du vill se hur kolumnerna ska fyllas i och vad varje fält betyder.
6. Spara filen per månad eller per projekt så att du kan jämföra mot tidigare perioder utan att blanda ihop rader.

En ackordssedel används när du vill redovisa hur många enheter som har gjorts, vilken normtid som gäller och vilken ersättning som ska betalas ut. I praktiken är det vanligt i bygg, el och installation, där en snickare med 4 anställda kan behöva följa flera moment samma vecka, till exempel montering, kabeldragning och listning.

På fliken Ackorddata lägger du in en rad per arbetsmoment. Bild 1 visar att mallen har kolumner för datum, arbetsplats/projekt, ort, medarbetare, personnummer, arbetsmoment, enhetstyp, antal enheter, normtid per enhet, totalt normtid, ackordstid, timlön grund, ackordsfaktor, ackordslön, övertidstillägg, OB-tillägg, summa före skatt och kommentar.

Det här är rätt nivå av detalj

Om du har 25 enheter med normtid 0,5 timme per enhet blir totalt normtid 12,5 timmar. Med timlön grund 185 kr och ackordsfaktor 15 % hamnar du snabbt på ett underlag som går att kontrollera mot lönen utan att räkna allt för hand.

När mallen sparar mest tid

Den här typen av kalkylblad gör mest nytta när du har återkommande jobb varje vecka och behöver en rak väg från utfört arbete till ett kontrollerbart löneunderlag. För små företag är det bättre med en enkel radstruktur än med ett tungt system som ingen orkar mata in i efter arbetsdagen.

Ackord i sig styrs av avtal och lönepraxis, men underlaget måste fortfarande vara spårbart. Som arbetsgivare behöver du kunna visa vad som ligger bakom lönen, och det är här en tydlig ackordssedel hjälper vid kontroll mot lön, bokföring och eventuella frågor från Skatteverket.

Om du betalar ut lön ska den normalt redovisas i AGI, arbetsgivardeklaration på individnivå, varje månad. Där hamnar både kontant lön och skattepliktiga tillägg, så en felräknad ackordssumma på 3 000 kr kan ge fel skatt, fel arbetsgivaravgift och onödigt merjobb när du rättar nästa period.

Stöd för lönehanteringen

För en liten byggfirma är det bättre att samla allt per medarbetare och datum än att lägga ackordet i löneprogrammet utan underlag. Då kan du stämma av mot lönekörningen och se att ersättningen följer ert avtal innan du skickar in AGI.

Vad du ska spara

Underlaget bör sparas tillsammans med lönehistoriken så att du senare kan visa hur beloppen har räknats fram. Det är samma tänk som i bokföring: raderna ska gå att följa, inte bara totalsumman.

När du bör vara extra noggrann

Vid OB, övertid och flera projekt samma dag är det lätt att blanda ihop ersättningarna. Då är en mall med separata kolumner mycket bättre än fri text i en anteckningsapp.

Det vanligaste felet är att man hoppar över normtiden eller lägger in fel antal enheter. Om 120 meter kabel skulle ha 0,1 timme per meter men du råkar skriva 0,01 timme blir löneunderlaget fel med 10 timmar direkt, och det är inte småpengar när timlönen är 185 kr.

Ett annat typiskt misstag är att blanda ihop ackordslön och tillägg. Om du har 500 kr i övertidstillägg och 300 kr i OB-tillägg men summerar fel blir den felaktiga differensen 800 kr per rad, vilket snabbt blir dyrt när flera personer jobbar samma vecka.

Fel som kostar tid

En felaktig rad kan ta 15-20 minuter att reda ut om du måste ringa arbetsledaren, leta efter arbetsmomentet och stämma av mot tiderna i efterhand. På en månad med 40-50 rader blir det lätt flera timmars extra administration.

Fel som kostar pengar

Om ackordssumman blir för låg riskerar medarbetaren att få för lite lön, och om den blir för hög får du rätta i efterhand och justera nästa utbetalning. Båda fallen skapar missnöje, och i små företag märks det direkt i likviditeten när lönerna slår fel med några tusenlappar.

Varför en mall är bättre än fria anteckningar

En tydlig tabell med fasta fält gör att du ser avvikelser direkt. Det är betydligt bättre än att försöka tolka en handskriven lapp där projekt, enhetstyp och antal enheter kan ha blandats ihop.

För samma kontroll behövs ofta en mängdförteckning där projekt, enhetstyp och antal enheter ligger samlade i en överskådlig tabell.

Lägg in raderna samma dag som jobbet avslutas, inte två veckor senare. Om du väntar till månadsslutet på 30 dagar blir det snabbt 20-30 rader att minnas i efterhand, och då ökar risken att något moment glöms bort.

Det smartaste är att koppla mallen till lönekörningen eller månadens projektavstämning. På så sätt blir fliken Sammanfattning ett naturligt stopp innan du godkänner lön eller skickar vidare underlaget till ekonomi.

Tre enkla vanor

• Kopiera föregående månads flik så att projekt, namn och struktur redan finns kvar.
• Använd fasta rutiner för kontroll av antal enheter, normtid och tillägg innan filen sparas.
• Håll varje projekt i en egen fil om du passerar många rader, annars blir översikten tung.

När du har vuxit ur Excel

Om du har många team, återkommande övertid och flera lönearter samtidigt är det ofta bättre att gå vidare till ett lönesystem eller ett mer komplett affärssystem. Excel är bäst när du vill ha kontroll, men inte när varje vecka kräver avancerad rättning och flera personer matar in samma underlag.

När flera personer matar in samma underlag behövs också ett tydligt garantiåtagande för att samla ansvar och villkor i ett separat dokument.