Materialåtgång Excel Mall

1. Öppna fliken Materialregister och fyll i datum, projektnummer, kund och materialbenämning för varje post.
2. Registrera planerad åtgång och faktisk åtgång i samma rad så att avvikelsen blir lätt att läsa av.
3. Lägg in enhetskostnad i kronor per styck, meter eller annan enhet för att få fram total kostnad.
4. Följ kolumnerna för avvikelseflagga och procentavvikelse för att se vilka rader som sticker ut.
5. Samla resultaten i fliken Sammanställning för att se total materialkostnad per projekt eller period.
6. Använd fliken Instruktioner när du vill förstå hur kolumnerna ska fyllas i och hur du håller strukturen ren.

Den här mallen är gjord för dig som behöver hålla koll på material i ett bygg-, installations- eller serviceprojekt. En arbetsledare med 4 montörer kan till exempel lägga in 80 rader på en vecka och se direkt om ett projekt drar 12 % mer material än planen.

Fliken Materialregister är huvudytan. Där fyller du i datum, projektnummer, projektnamn, kund, arbetsplats, materialnummer, materialbenämning, kategori, enhet, planerad åtgång och faktisk åtgång. Bild 1 visar att varje rad är uppbyggd för att du snabbt ska kunna jämföra det som var tänkt mot det som faktiskt gick åt.

Fliken Materialregister styr vardagsarbetet

Det här är rätt upplägg när du vill jobba löpande, till exempel vid en kontorsrenovering i Stockholm där 50 planerade eluttag blev 58. Då ser du direkt att avvikelsen är +8 st och kan förklara varför inköpet blev dyrare än kalkylen.

Fliken Sammanställning visar läget utan att du räknar själv

Bild 2 visar översikten där materialkostnader och avvikelser samlas. För en VVS-installation med 120 meter planerat rör och 115 meter faktiskt utfall blir det lätt att se var du sparat material och var du behöver justera nästa offert.

Fliken Instruktioner sparar tid för nästa person

Om du lämnar mallen till en kollega eller ersättare slipper du förklara allt från början. Det räcker att följa instruktionerna och fylla i raderna konsekvent, annars blir jämförelsen mellan projekt snabbt missvisande.

För ett företag är materialåtgång inte bara en teknisk fråga, utan också en fråga om rätt underlag i bokföringen. Bokföringslagen kräver löpande bokföring och arkivering av verifikationer i 7 år, så dina materialrader måste gå att härleda till faktura, följesedel eller inköp.

Om du använder mallen för att stämma av material mot fakturor är det klokt att tänka i samma struktur som i BAS-kontoplanen. Då blir det enklare att skilja på förbrukningsmaterial, projektkostnader och lagerförda inköp, särskilt när du hanterar flera projekt samtidigt.

Det praktiska bokslutsläget

En webbutik med 300 ordrar i månaden kan ha små materialkostnader per leverans, men summan blir stor över tid. Om varje order belastas med 18,50 kr i emballage och etiketter handlar det om 5 550 kr per månad som annars lätt försvinner i stökiga listor.

Momsen ska gå att spåra

När inköp innehåller moms behöver du kunna visa vad som köpts, från vem och när. För vanliga inköp är momsen 25 %, och i mallen blir det enklare att se total kostnad per rad så att underlaget blir korrekt när du bokför vidare till Skatteverket.

Rätt upplägg slår fria textanteckningar

Jag rekommenderar att du använder fasta materialnummer och enhet, till exempel st, m eller paket, i stället för att skriva olika varianter av samma sak. Då slipper du att samma kopparrör hamnar på tre olika sätt i listan och förstör jämförelsen i bokslutet.

Det vanligaste felet är att planerad åtgång ligger kvar på papper medan den faktiska åtgången skrivs in för sent. Då märker du först vid faktureringen att ett projekt drog iväg med 15 %, och på ett jobb för 200 000 kr i material kan det betyda 30 000 kr i tappad marginal.

En annan klassiker är att enhetskostnaden lämnas tom eller skrivs med fel decimal. Om ett eluttag skulle kosta 125,00 kr men råkar registreras som 12,50 kr blir totalen helt fel, och du får en snygg lista som säger fel saker med stor säkerhet.

Fel avvikelse ger fel beslut

Om du inte följer upp avvikelseflaggan ser du inte när en rad sticker ut. Ett projekt med 58 st i utfall mot 50 planerade kanske är okej en gång, men om samma sak händer på 10 rader i rad tappar du snabbt kontroll över bruttovinsten.

Stökiga benämningar kostar mer än du tror

Om samma material skrivs som Eluttag 230V, uttag el och 230 volt uttag går det inte att summera snyggt. Då får du fler rader än du behöver, och en sammanställning som borde ta 10 minuter drar lätt ut till en timme.

Utan rutin blir mallen bara ännu en fil

Jag ser ofta att små företag öppnar ett kalkylblad i januari och slutar använda det i februari. När materialåtgången inte registreras samma dag som inköpet eller uttaget sker, blir mallen efterhand mer ett arkiv för dåliga minnen än ett arbetsverktyg.

När materialåtgången inte registreras samma dag som inköpet eller uttaget sker, blir det också svårt att få ihop ackordsunderlag utan att börja gissa i efterhand.

Den här typen av mall fungerar bäst när du kopplar den till en fast rutin, till exempel varje fredag efter leveransavstämningen eller direkt efter månadens sista inköp. Om du väntar tills bokslutet är du redan för sent ute.

För ett företag med 25 materialrader i veckan räcker det ofta att lägga 5 minuter per dag på inmatning. Det är betydligt billigare än att sitta 2 timmar på fredagseftermiddagen och försöka tolka kvitton, följesedlar och gamla sms från leverantören.

Tre vanor som gör störst skillnad

• Lägg in material samma dag som inköpet eller uttaget sker.
• Gå igenom avvikelseflaggan en gång i veckan.
• Stäm av total kostnad mot projektets budget varje månad.

När kalkylbladet inte längre räcker

Om du har många projekt, flera lagerplatser eller behöver automatisk artikelhantering är det läge att gå vidare till ett bokföringsprogram eller affärssystem. En enkel mall räcker långt för 10-20 projekt, men inte när du ska styra 300 ordrar i månaden och samtidigt hålla lager, inköp och fakturering synkade.

Håll filen enkel att lämna över

Instruktionerna i mallen gör att en ny kollega kan förstå strukturen utan att gissa. Det är värt mycket när någon ska täcka upp under semester eller sjukfrånvaro, särskilt om jobbet kräver att siffrorna sitter innan nästa leverans kommer in.